5 приложений для совместной работы, которые нужны каждой команде
Какая она — современная успешная команда? Кроме профессионалов и налаженного процесса у них есть ещё одна особенность — приложения, которыми они пользуются. Мы, Moroz Team, расскажем о приложениях, которые должны быть в арсенале каждой успешной команды.
1. Мессенджер для общения и коммуникации
Без общения в команде не обойтись. Какой бы команда ни была. Рабочая, идейная, семейная — любые группы людей нуждаются в удобном инструменте для коммуникации. Конечно, личное общение не заменит ни один инструмент. Но с многими задачами именно мессенджер поможет справляться лучше.
Telegram — один из простых и доступных мессенджеров для работы и жизни. Он позволяет оставаться на связи с разных устройств: с компьютера для работы или со смартфона для мобильности. Создавайте чаты, группы, делитесь файлами, ищите и закрепляйте нужную информацию.
Чем полезен мессенджер для команды
- Помогает всегда быть на связиНаходясь в разных помещениях, городах и даже странах, вы можете оставаться на связи с командой. Таким образом мессенджер позволяет обсудить или сообщить что-то важное в любое время, в любом месте.
- Сохраняет информацию и историю обсужденийЛичное общение порой может забыться или исказить факты в нашей памяти. А обсуждения в мессенджере остаются. Их можно легко найти, перечитать, сохранить в нужном месте. Нужная информация остаётся всегда под рукой.
- Расширяет возможности коммуникацииСоздание разных чатов позволяет наладить порядок в общении: оставаться в одной теме и подключать только нужных людей к обсуждению. Обмен файлами, создание опросов и другие инструменты мессенджеров позволяют ускорить и оптимизировать рабочие процессы.
2. Таск-менеджер для управления работой
В простых диалогах с командой можно забыть о том, что именно нужно сделать. Поэтому для управления работой подойдёт отдельный инструмент — таск-менеджер. Он поможет управлять задачами: назначать их исполнителям, устанавливать сроки и следить за общим прогрессом работы. Таск-менеджер позволяет понимать, что сделано, а что ещё предстоит выполнить.
Пример таск-менеджера для команды — Аванплан. Начать работать с ним довольно просто. А для совместной работы он ещё и выгоден: по единой цене вы можете добавить сколько угодно участников в свою команду. Просто подключайте команду, используйте списки и доски задач и составляйте планы на каждый день.
Простое приложение для ваших дел и задач
Задачи для работы, для команды и для жизни с Аванпланом
Работайте с задачами удобно и просто с любого устройства: в веб-версии или в мобильном приложении в App Store и Google Play
Как таск-менеджер помогает управлять работой команды
- Организует рабочий процессЧто именно нужно сделать? Чтобы понять это, вы можете разбить весь объём работы на простые и понятные задачи. Процесс работы становится прозрачным и понятным для каждого участника.
- Помогает распределять ресурсыКак движется работа? Кто над чем работает? Кто загружен? Когда закончим всю работу? Распределение задач и установка сроков помогают распределять силы команды грамотно.
- Даёт возможность каждому участвовать в общем делеКаждый участник работает со своими задачами. Он всегда понимает, чем ему предстоит заниматься. А выполняя свои задачи, он вносит вклад в общее дело и движет команду вперёд.
3. Календарь для встреч и событий
Ещё один важный ресурс любой команды — это время. Управлять совместным временем поможет календарь. В него вы можете добавлять важные события и встречи, подключать к ним нужных участников. Так вы сможете держать всех в курсе и управлять общим расписанием команды.
Например, вы можете добавить общий Google Календарь для своих коллег. Добавляйте события, приглашайте участников и настраивайте напоминания о предстоящих встречах.
Какие преимущества приносит использование календаря в команде
- Организует время командыКалендарь помогает всем видеть важные даты и встречи. Это помогает не перегружать команду и избегать конфликтов в расписании.
- Напоминает о важных встречах и событияхДобавляйте напоминания, чтобы не забыть о важном событии, подготовиться и вовремя подключиться к нему.
4. База знаний для внутренней информации
Каждой команде важно хранить информацию и делиться ей. С этой целью справится база знаний. Она соберёт все нужные описания, инструкции, полезные ссылки и документы в одном месте. С её помощью любой участник может найти любую информацию, которая может пригодиться ему в работе.
Инструмент для работы с базой знаний — Notion. Он позволяет в свободной форме добавлять тесты, таблицы с той структурой, которая будет удобна вам. В этой полной свободе заключается и сложность, и удобство этого инструмента. Однако если вам удобнее старая-добрая структура с папками и файлами, вы можете использовать Google Документы.
Какую пользу получит команда от базы знаний
- Обеспечивает простой доступВся важная информация собрана в одном месте. Вы легко найдёте нужные материалы, что сэкономит время и силы.
- Сохраняет важную информациюВы не всегда можете задать вопрос человеку. Ведь сотрудники уходят в отпуск, могут заболеть или уволиться. А вот база знаний остаётся с вами и доступна круглосуточно. Внесение информации в неё помогает избежать потери важного опыта и знаний команды.
- Погружает новых сотрудниковНовые участники команды могут быстро ознакомиться с вашими процессами и стандартами. Важная информация в одном месте помогает быстрее вливаться в рабочий процесс.
5. Хранилище для обмена файлами и документами
В разных командах в зависимости от специфики работы появляется необходимость хранить файлы и обмениваться ими. Для фотографов это фото и видео, для бухгалтеров таблицы и отчёты. Для хранения файлов помогает такой инструмент как хранилище. Он позволяет хранить файлы и безопасно делиться ими с командой.
Например, Google Диск. Это облачное хранилище, где команда может сохранять файлы и совместно редактировать документы. Все участники могут легко вносить изменения и комментировать, что делает работу быстрее и эффективнее.
Какие выгоды приносит использование хранилища для команды
- Централизованно хранит все ваши файлыВсе файлы находятся в одном месте, что облегчает доступ и поиск нужной информации.
- Предоставляет доступ из любой точкиС хранилищем не нужно таскать носитель с файлами вроде флешки или жёсткого диска с собой. Вы сможете получить доступ к файлам из любой точки, где есть интернет.
- Обеспечивает безопасность данныхСовременные хранилища обеспечивают защиту информации от несанкционированного доступа и потери данных.
Как связать все инструменты через таск-менеджер
5 инструментов — может показаться слишком много для небольшой команды. А как обеспечить доступ к ним всем, чтобы каждый был с ними знаком? Один из способов связать все инструменты — объединить их с помощью таск-менеджера. Вот как это можно сделать с Аванпланом.
1. Создать проект и пригласить команду
Конечно, для начала нужно создать пространство для совместной работы. Создайте проект и пригласите всех участников команды.
Создание проекта и приглашение участников в Аванплане
2. Добавить способы связи для участников команды
Чтобы удобнее связаться с каждым из участников, каждый может добавить свои способы связи в профиле. Это может быть Telegram, номер телефона, почта и прочее. Все эти каналы для связи будут доступны другим участникам команды.
Добавление способов связи в Аванплане
3. Подключить календарь
Чтобы следить не только за своими задачами, но и за предстоящими событиями, подключите Google Календарь. Это может сделать каждый участник для своей учётной записи в мобильном приложении.
После подключения все события будут попадать в личный план для каждого.
После подключения все события будут попадать в личный план для каждого.
4. Добавить важные материалы для базы знаний
Чтобы не искать каждый раз важные материалы, добавьте ссылки на них в описании проекта. А в скором будущем в Аванплане появится и своя база знаний для ведения важных записей.
Сохранение важных ссылок проекта в Аванплане
5. Прикреплять файлы к задачам для общего доступа
Работу с оперативными файлами также можно организовать прямо в Аванплане. Для этого вы можете добавлять вложения к задачам. Так без лишних ссылок и хранилищ вы сможете доносить информацию в полной мере.
Прикрепление файла к задаче в Аванплане
Роль правильных инструментов для успеха команды
Приложения для вашей команды — это дополнительные руки, сэкономленное время, налаженная коммуникация и удобство для всех. Именно поэтому к их выбору стоит подойти серьёзно. Используйте технологии себе во благо. Пользуйтесь только лучшими сервисами. И пусть Аванплан станет одним из них.
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team
10 февраля 2025 г.
Узнайте больше о работе в команде
Делимся советами и лайфхаками в нашем блоге
Подпишитесь на нас и узнавайте что-то новое каждую неделю
© 2023 Moroz Team
Проекты