Как распределить рабочие задачи между сотрудниками

«Огласите весь список, пожалуйста» — такой вопрос непременно возникнет у вас или у ваших сотрудников. Составьте чёткий список всех предстоящих задач на ближайшее время. Воспользуйтесь задачами из бэклога, полного списка задач, или сформируйте новый список работ на ближайший день, неделю или месяц.

Каждая задача в перечне должна содержать точную постановку. Это поможет исполнителям понимать, какой результат от них ожидается, насколько важна та или иная задача.

Кто может заняться выполнением задач? Кому вы можете их поручить? Определите список доступных исполнителей. Кто не находится в отпуске или на больничном, кому вы имеете право поручить те или иные задачи.

Следующий шаг: для каждой задачи определить исполнителя, передать ему задачи. Выбор исполнителя — один из решающих факторов, от которого зависит результат. Расскажем далее, как это можно сделать и что учитывать при выборе.

После завершения работы проанализируйте, насколько эффективно были выполнены поставленные задачи. Вы можете сделать это лично или обсудить с командой. Цель такой оценки — выявить успехи и определить области, требующие улучшения. Такой анализ поможет в будущем распределять задачи более оптимально: и для общего результата, и для интересов каждого участника команда.

Как можно распределить задачи? Для этого существует несколько методов. Выбор метода зависит от ситуации, культуры компании и целей команды. Умелое сочетание этих подходов может стать залогом успешного выполнения проектов и общей продуктивности. Разберём, какие методы бывают и как их применять.

Такой подход можно назвать применением авторитарного стиля руководства. Метод прямого распределения эффективен, когда необходимо чётко следовать инструкциям, указаниям или когда задача должна быть выполнена максимально быстро.

Делегирование не только снижает нагрузку на руководителя, но и способствует развитию команды. Оно позволяет сотрудникам проявлять инициативу и отвечать за результаты своей работы. Этот метод может значительно повысить мотивацию и заинтересованность в работе. Однако без достаточной поддержки, доверия и самостоятельности он может привести к снижению эффективности выполнения задач.

Совместная работа способствует обмену знаниями и повышению командного духа, что часто приводит к более креативным решениям и лучшим результатам. Однако для успешного использования этого метода важно наличие доверительных отношений, чтобы избежать конфликтов при работе.

Для более эффективного распределения задач важно учитывать некоторые факторы. Они касаются как исполнителя, так и задачи или других обстоятельств. Рассмотрим основные пункты, которые могут повлиять на распределение и работу в целом.

Для выполнения задачи может требоваться определённый уровень знаний, навыков, опыта и квалификации. Оценивайте, что умеют ваши сотрудники, их сильные и слабые стороны. Кто справится с задачей? И насколько вас устроит полученный результат?

Более опытные сотрудники могут справиться с задачей быстрее, качественнее. Поэтому имеет смысл поручать им более сложные и важные задания. Однако не забывайте и о новичках. Вы также можете поручить им задание, с которым те раньше не работали, чтобы развивать их навыки и обучать новому.

Учитывайте, какие темы и задачи интересуют сотрудников. Пообщайтесь с каждым сотрудником и составьте личный план развития. Он может включать в себя навыки, развитие которых пригодится для работы. При распределении задач подобные планы помогут вам понимать, чего хотят сотрудники и что будет их мотивировать в работе.

Распределение задач — это не только исполнение работы, но и инвестиции в рост сотрудников. Давайте сотрудникам возможности для обучения и улучшения навыков с помощью новых, незнакомых задач. Это поможет вам создать сильную, самостоятельную и конкурентоспособную команду.

При распределении задач учитывайте ограничения задач. Как много работы предстоит выполнить? В какой срок необходимо уложиться? Сколько вы готовы потратить на выполнение? И какого качества хотите добиться? Принимайте решение, опираясь на ответы на эти вопросы.

Например, сложную и объёмную задачу можно поручить одному сотруднику и занять его ей на всю неделю. А можно попробовать её разделить на части, и каждую часть поручить нескольким сотрудникам — если качество от этого не пострадает, а срок будет соблюдён.

Передать задачи можно на словах. Но надёжнее это сделать с помощью таск-менеджера — инструмента для управления задачами. Рассмотрим, как это сделать на примере приложения Аванплан.