Эффективное делегирование: как правильно делегировать задачи, чтобы быть спокойным за результат

В семейной жизни тоже может иметь место делегирование. В этом случае дела и задачи передаются от старшего к младшему. Обычно от родителей к детям. Это может помочь родителям выполнять свои обязанности и получать выгоду от помощи детей: экономить своё время и при этом учить их справляться с бытовыми делами самостоятельно.

Если вы руководитель, то ваша цель — получить максимальную выгоду от имеющихся ресурсов. А значит ваша задача — получать больший результат от специалистов в вашем подчинении. Ваш ресурс как руководителя при этом тоже важен.

Как же эффективнее использовать ресурс руководителя? В этом как раз может помочь делегирование. Оно позволяет руководителю избавиться от рутинных задач и сосредоточиться на более важных вещах. Например, на задачах, с которыми кроме него никто не справится.

Умение грамотно делегировать — это умение эффективно управлять ресурсами команды. Использовать их сильные и слабые стороны и максимально полезно использовать время каждого.

Грамотный руководитель способен организовать работу так, что его присутствие может и не требоваться. Его подчинённые способны выполнять работу самостоятельно и решать любые задачи в разных условиях.

Чем больше самостоятельности и ответственности возложено на команду, тем эффективнее она работает и справляется с трудностями. Члены такой команды способны решать разные задачи, учиться новому и развиваться. Руководитель в таком случае способен уделять время важному: грамотно распределять ресурсы, планировать и следить за стратегией.

Часто руководители оправдывают своё нежелание делегировать отсутствием времени. «Пока я буду объяснять и контролировать — уж лучше сам всё сделаю». Так считают многие руководители. Но на самом деле это миф.

Делегирование способно экономить, а не тратить ваше время. Правда, чаще всего это происходит в перспективе. Ведь сначала вам нужно объяснить и научить делать, как это умеете вы. Но эти вложения стоят того.

Если вы заложите зерно и начнёте погружать своих сотрудников уже сейчас, вы взрастите плоды эффективности. Вы сможете грамотно распределять ресурсы и освободите своё время для более важных задач и развития.

«Кроме меня никто с этим не справится». Это суждение может быть связано с недоверием. Руководитель считает, что он единственный может справиться с задачей. Конечно, на деле это не так.

Уверенность в компетентности и способностях своей команды — это ключевой момент в делегировании. Сотрудники могут обладать уникальными знаниями, опытом и навыками, которые могут принести большую пользу проекту или задаче. Если вы не будете делегировать, то вы потратите эти умения впустую. Делегируя, вы сможете узнать о талантах и сильных сторонах каждого из сотрудников. И использовать их на пользу себе и бизнесу.

«Только я знаю, как это сделать хорошо. Другие сделают это плохо, придётся всё исправлять и переделывать». Привычка всё контролировать и излишний перфекционизм тоже могут мешать передать свои дела другому. Мнение, что ваши сотрудники обязательно сделают всё плохо — это ещё один миф.

Такой подход ограничивает не только производительность команды, но и возможности для развития, инноваций и креативности. Поддержите сотрудников на первых этапах. Научите их, как нужно делать. Тем самым сотрудники будут чувствовать вашу поддержку и свою важность. А команда в целом будет расти и развиваться.

«Если я поручу это другим, то все подумают, что я сам в этом не разбираюсь». Страх потерять уважение и признание в глазах подчинённых тоже может встать на пути к делегированию. Руководитель боится, что его посчитают некомпетентным — это ещё один миф, который засел в наших головах.

На самом деле делегирование свидетельствует о доверии и уважении, а не о непрофессионализме руководителя. Вы можете оказать поддержку, научить и дать возможность развиваться своей команде. Так вы не только сохраните свой авторитет, но и повысите уровень профессионализма и мотивации в команде.

«Я должен быть авторитетом и показывать, что я специалист». Выполнять задачу и уметь её выполнять, быть специалистом — не одно и то же. Если вы будете заняты и управлением, и выполнением задач, то можете столкнуться с перегрузкой и нехваткой времени и другими негативными последствиями многозадачности.

Помните, что управление — это самая важная ваша задача как руководителя. И вам важно уделять ей достаточно внимания, чтобы все остальные задачи для вашей команды были понятнее и проще.

При делегировании вы переходите на следующую ступень: вместо того, чтобы выполнять задачу, вы учите другого её выполнять. Вполне возможно, что у кого-то это будет получаться лучше, чем даже у вас. И это будет не вашим упущением, а вашим преимуществом. Делегирование способствует росту, развитию и повышению эффективности вашей команды.

Один из основных ресурсов компании — это сотрудники. А точнее — их потраченное время. И расходовать время нужно правильно, чтобы получать больше выгоды. Для этого необходимо, чтобы каждый специалист делал то, что он умеет лучше всего. И что приносит больше результата.

Делегирование помогает снизить нагрузку на руководителя и распределить задачи так, чтобы использовать время сотрудников эффективно.

Делегирование задач позволяет развивать навыки и компетенции сотрудников, предоставляя им возможность повышать свой уровень и получать новый опыт. Это способствует их профессиональному росту. А профессионалы своего дела выполняют работу быстрее и качественнее.

Помимо эффективности, делегирование помогает снизить кадровые риски и подготовить резерв специалистов. Отсутствие кого-либо из сотрудников или даже руководителя не остановит работу. Сотрудники уже будут уметь выполнять разные задачи и легко с ними справятся в любой ситуации.

Если руководитель доверяет задачи подчинённым, у них повышается ответственность за результаты своей работы. Они чувствуют важность своего вклада в общее дело и выполняют задачи с большей отдачей. Они становятся более самостоятельными и вовлечёнными. Это повышает их мотивацию и качество производимых результатов.

Делегировать задачу нужно вовремя. До того, как у вас как у руководителя случился нервный срыв от переизбытка задач. При этом не слишком поздно, чтобы задача действительно могла быть выполнена в срок.

Для того, чтобы понять, нужно ли делегировать задачу, ответьте на несколько вопросов:

1. Может ли сотрудник получить сведения по задаче? Нет ли в ней чего-то закрытого, секретного?
2. Есть ли в вашем окружении сотрудник, обладающий временем и знаниями для выполнения задачи?
3. Справится ли кто-либо из сотрудников с задачей без больших потерь и рисков?
4. Текущая задача способна развить навыки и умения сотрудника?
5. Такая или похожая задача может снова появиться в будущем?
6. Может ли сотрудник выполнить задачу хотя бы на 70% так же успешно, как вы?

Если вы ответили «да» на большинство вопросов, такая задача может быть делегирована.

Выбирая, какие из задач вы можете делегировать, учитывайте их сроки, риски и простоту выполнения для конкретного специалиста. Если вы поручаете задачу профессионалу, то вопроса «делегировать или нет» у вас не должно возникнуть. Но если для сотрудника такая задача является новой, вам важно учесть необходимость помощи сотруднику и дополнительного времени на выполнение.

Практически в любой ситуации стоит делегировать следующие виды задач:

• Рутина. Например, оформление документов, организация встреч
• Задачи, в которых вам не хватает знаний и навыков. Например, дизайн, анализ данных, бухгалтерия

Когда вы отбросите эти задачи, оцените возможности делегирования других ваших задач. Среди них найдите и выберите те, которые вы можете делегировать. Например:

• Задачи, которым легко можно обучить другого. Например, формирование отчётности
• Коммуникации. Например, собрания и переговоры, где не требуется ваше присутствие
• Исследования и разработка новых идей. Например, анализ конкурентов, формирование идей для развития

Обратите внимание, что ваши прямые обязанности делегировать не стоит. Среди них могут быть следующие:

• Управление персоналом
• Личные и конфиденциальные дела и задачи
• Стратегическое планирование

Также уделяйте внимание задачам с высокой степенью риска. Вы можете делегировать такие, только если доверяете исполнителю и его знаниям, навыкам. Если вам кажется, что для избежания негативных последствий лучше этой задачей заняться самостоятельно, то так и сделайте. Если невыполнение задачи стоит вашей компании миллиона долларов, не поручайте её новичку — так вы лишь повысите стресс и вероятность больших потерь.

При делегировании задачи учитывайте сложность работы и способности сотрудника, которому вы её доверяете. Не стоит давать невыполнимые задачи. Работа не должна оказаться настолько сложной, чтобы у сотрудника не осталось шансов успешно с ней справиться.

Однако, вы можете делегировать задачи, которые немного сложнее. Это поможет сотрудникам расти и развиваться.

Если же сотрудник совсем не справляется с простой задачей, окажите ему помощь и поддержку. Или перепоручите задачу другому исполнителю.

Когда вы делегируете задачи, постепенно увеличивайте степень ответственности сотрудника и давайте ему возможность развиваться. Сначала вы можете поручить ему небольшие и несложные задачи. Так он будет набираться уверенности в своих способностях. Затем поэтапно переходите к более крупным и серьёзным задачам. Сотрудник сможет демонстрировать свой рост и способность справляться с возрастающей сложностью.

Когда вы делегируете задачу, дайте сотруднику возможность взять на себя всю ответственность за неё. Наличие у сотрудника ощущения полной ответственности за выполнение задачи от начала до конца стимулирует его чувство уверенности, компетентности и самоуважения.

Если вы разделите ответственность за выполнение задачи, сотрудник так и будет продолжать рассчитывать на вашу поддержку и защиту. Он не будет справляться с задачей самостоятельно, зная, что в любой момент кто-то придёт и подскажет. Самостоятельность исполнителя — основа эффективного делегирования.

Когда вы делегируете задачу, важно иметь ясное представление об ожидаемых результатах. Дайте сотруднику понять, чего вы ждёте от него в результате выполнения задачи.

Неясные ожидаемые результаты могут сказаться негативно не только на результатах сотрудника, но и на ваших отношениях. Определение ясных результатов поможет сотруднику быть более сосредоточенным и осознанным в работе. К тому же задачу с чётким и понятным результатом не придётся переделывать несколько раз. Сделать задачу и больше к ней не приступать гораздо приятнее.

При делегировании поощряйте активное участие сотрудников в обсуждении. Когда у сотрудников есть возможность напрямую общаться с начальником, у них повышается стремление выполнить работу хорошо, ощущение личной ответственности за качественный результат.

Сотрудники должны понимать свой уровень ответственности по делегированной задаче. Дайте им понимание сроков и условий выполнения. Уточните, какие ресурсы они могут задействовать в процессе её выполнения и к кому могут обратиться за информацией и помощью.

Это важное правило эффективного делегирования: делегировав задачу, оставьте исполнителя в покое. После того, как вы обозначили срок и поручили всю ответственность на сотрудника, перестаньте беспокоиться сами. Обозначьте для него точки, где сможете уточнить статус выполнения задачи. Но не дёргайте по мелочам. Дайте сотруднику возможность сфокусироваться и сделать свою работу.

Теперь, зная, как сделать делегирование эффективным, составим конечный процесс. Вы можете воспользоваться этой инструкцией для делегирования своих дел и задач. Попробуйте прямо сейчас: пересмотрите свой список задач и определите, какие из них и кому вы сможете делегировать.

На этом шаге проверьте, соответствует ли задача критериям для делегирования. Возможно, вы решите выполнить её самостоятельно.

Не забывайте о том, что перегрузка сотрудника задачами может негативно сказаться на его результатах работы. Поэтому оцените, хватит ли у него времени на новую задачу. И как скажется её выполнение на задачах, которыми он уже занимается.

Рассмотрите несколько сотрудников, которым вы могли бы поручить задачу. Сравните, кто из них более свободен или кто справится лучше. Кому эту задачу стоит делегировать с учётом срочности и важности задачи.

Может оказаться так, что текущим сотрудникам передать эту задачу будет неправильно. Например, все заняты или слишком неопытны. В таком случае вы можете прибегнуть к аутсорсу и поручить задачу более опытному специалисту. Если позволяют условия и в задаче нет конфиденциальной информации.

Убедитесь, что сотрудник ясно понимает, что именно нужно выполнить. Предоставьте ему доступ к необходимым ресурсам, инструментам и информации. И если требуется, освободите его от текущих менее важных задач.

Если задача довольно масштабная, то совместно обозначьте промежуточные результаты и сроки их готовности. Это поможет вам быть в курсе статуса задачи без давления и чувства тотального контроля у сотрудника.

Оцените результаты делегирования: что получилось, а что можно было бы сделать лучше. Узнайте у сотрудника, насколько ему комфортно выполнять подобного рода задачи и как можно оптимизировать процесс их выполнения. Двусторонняя обратная связь поможет вам улучшать процесс делегирования и более эффективно использовать ресурсы в будущем.

В процессе делегирования вы как руководитель получаете несомненные преимущества: снятие с себя лишней нагрузки, передача обязанностей и полномочий, экономия времени. Но чтобы ваше делегирование было эффективным и для сотрудников, помогите им чувствовать себя победителями. Для этого следуйте нескольким нашим советам.

Пусть делегирование станет частью вашей работы и сделает её эффективнее. Делегировать и выполнять любые задачи проще вам поможет Аванплан.