Многозадачность и её ограничения: как бороться с разделением внимания и сосредотачиваться на одном деле

Так компьютер может быстро переключаться между задачами и справляться с ними быстрее.

Так как многозадачность делает эффективнее компьютер, то почему бы не применить это и к человеку? Ведь мы — ходячие машины. Но на самом деле наш мозг устроен совсем не так, как компьютер. Поэтому многозадачность может лишь навредить вашей эффективности. Расскажем, почему так происходит и как повысить свою эффективность на самом деле.

Эти переключения могут пагубно отразиться на вашей продуктивности и даже на вашем здоровье. Расскажем подробнее, почему так происходит.

Работа в режиме машины с частыми переключениями внимания может дорого обойтись для вашей продуктивности. Ведь за каждое переключение приходится платить. Платить своим временем.

А время зачастую и служит показателем эффективности: как много задач вы смогли сделать за одно и то же время. И как качественно вы можете их сделать за это время.

Исследования показывают, что одно переключение в среднем может занимать 10-15 минут. Представьте, что во время выполнения задачи вас отвлекли 5 раз. Так вы могли потратить целый час только на переключения. А ведь этого времени могло хватить на завершение задачи, если бы вас никто не отвлекал в процессе.

Помимо затрат времени частые переключения снижают качество выполненной работы. Отвлечения влекут за собой повышение риска совершить ошибку. Вам кажется этого недостаточно? Тогда бонусным последствием многозадачности вам предлагается повышение уровня стресса и усталости, которые могут привести к выгоранию. Необходимость сделать много задач сразу отнимает у нас очень много сил, заставляет держаться в постоянном напряжении.

Под многозадачностью подразумевается одновременное выполнение нескольких важных задач, каждая из которых требует вашего внимания и умственных усилий. Фоновая задачность допустима, если вы можете выделить только одну задачу, требующую ваших усилий. А остальные оставить в фоне.

К сожалению, фоновая задачность обычно не применима к рабочим задачам. Обычно одна из выполняемых задач не важна и является фоном. Например, прослушивание музыки во время пробежки или просмотр видеороликов за обедом.

Прослушивание музыки может стать фоном для задач, который поможет сосредоточиться на работе. Музыка может защитить вас от внешнего шума и лишних отвлечений. Но как только вы начнёте переключать своё внимание на мелодию, слова и музыку, вы тем самым станете отбирать продуктивность от выполнения самой задачи. Так ваша фоновая задачность превратится в вредную многозадачность. Чтобы этого не допустить, выбирайте подходящую музыку, которая не станет забирать ваше внимание.

В рабочей практике некоторые сотрудники могут воспользоваться фоновой задачностью во время встреч, где их участие не является важным и ключевым. Но таких ситуаций лучше не допускать: либо такого человека не стоит звать на встречу, либо донести до каждого важность их участия во встрече.

К каким последствиям может привести многозадачность, мы уже разобрали. Теперь рассмотрим их на примерах из реальной жизни.

Во время работы в офисе вы можете писать сообщение или электронное письмо, параллельно разговаривая по телефону. Это может привести к опечаткам в письме. Или к тому, что вы неправильно поймёте собеседника. Такие ошибки могут быть безобидными, а могут привести к довольно серьёзным последствиям.

Представьте, что у вас на работе постоянно звонит телефон, мессенджеры разрываются от новых уведомлений, почта светит огромным количеством непрочитанных сообщений. А вы в это время пытаетесь планировать встречи и выполнять задачи для проектов с горящими сроками.

Ваши мысли рассредоточены. Вы отвлекаетесь и постоянно чувствуете давление, напряжение и усталость. Старайтесь не доводить себя до такого состояния, заботьтесь о своём состоянии и здоровье.

Вы начинаете день с выполнения важной задачи. Но сначала вы отвлекаетесь на сообщение от друга или коллеги. Затем возвращаясь к задаче, пытаетесь вспомнить, на чём остановились. Пока вы вспомните и попытаетесь вернуться к выполнению, уже наступит время для рабочей встречи. Ещё одна попытка — на этот раз вас отвлёк начальник с просьбой пошевелиться с задачей.

Чем больше этих отвлечений, тем больше времени вы потратите впустую. Старайтесь избавляться от отвлекающих факторов и уделять достаточно времени выполнению задачи.

Складывая все факторы, описанные выше, качество работы может ухудшиться. Ошибки, стресс и эмоциональное напряжение, отвлечения и сокращение времени на выполнение задачи. Недостаточная концентрация может отнять эффективность и снизить качество вашей работы в целом.

Разберём каждый из пунктов подробнее и поделимся с вами практическими советами по использованию каждого из них.

Расстановка приоритетов — это определение, какие из задач наиболее важные и срочные. Самый простой способ: расставить задачи в порядке убывания приоритета. То есть самые важные и срочные задачи поставить в начале списка. А наименее важные — в конце списка.

В процессе приоритизации некоторые задачи могут оказаться не только менее важными, но и даже не нужными. А принятие решения не выполнять лишнего как раз поможет вам избавиться от режима многозадачности. Ведь может оказаться, что задачи, которые вы выполняете параллельно, на самом деле не важны или даже не нужны.

Присмотритесь к своим задачам внимательнее. Выполните несколько шагов, которые помогут вам избавиться от неважных задач и сосредоточиться на важных.

Цели — это ориентиры на вашем пути. Вне зависимости от отрасли деятельности важно понимать, ради чего вы этим занимаетесь. Каких результатов вы хотите достичь. А понять это помогают цели.

Если цели уже у вас есть, изучите их. А если их нет — поставьте. Это могут быть цели для продвижения по карьере, изучения новых навыков, получение материальных или нематериальных результатов.

Обратите внимание, что достижение ваших карьерных целей может быть связано с целями компании, в которой вы работаете. Также и с целями, в достижении которых участвуете не только вы лично. Оцените, соответствуют ли ваши цели целям других заинтересованных лиц.

Изучите свой список задач. Если вы боретесь с многозадачностью на работе, то включите в список рабочие задачи. Также среди задач могут оказаться ваши регулярные обязанности, личные и семейные дела, которые требуют вашего внимания и участия.

Первый шаг, который поможет вам избавиться от лишних задач — распределить задачи по целям, которых они помогают достичь. Если задачу не удалось отнести ни к одной из ваших целей, значит она не так важна для вас. Либо вы забыли о какой-то цели, важной для вас. Тогда вернитесь к началу и уточните свои цели.

Если же задача не нашла места ни для одной из целей, она может оказаться не нужной. Примите решение, как вы сможете от неё избавиться: просто вычеркнуть её из своих задач, поручить её выполнение кому-то другому или автоматизировать её выполнение.

Выделите самые важные задачи, которые должны быть выполнены в первую очередь, и определите те, которые могут подождать. Для каждой цели распределите свои приоритеты в задачах. Таким образом вы поймёте, какие задачи в первую очередь нужно выполнить для достижения каждой из целей.

Самые важные задачи запланируйте для выполнения самостоятельно. Вы можете установить сроки выполнения, чтобы не откладывать их на потом и двигаться к достижению поставленных целей.

Менее важные задачи вы можете делегировать или отложить на потом. Обратите внимание на задачи, которые оказались в конце вашего списка по приоритетам. Можете ли вы отказаться от этих задач, чтобы цели не пострадали и всё-таки были достигнуты? Если да, то просто откажитесь от них.

Теперь вы знаете, какие задачи для вас важны и должны быть выполнены сначала. Начните с выполнения задач по порядку приоритетов. Следите за своими последовательными шагами, чтобы достичь своих целей.

Способность сосредоточиться — это умение отключиться от внешнего мира и полностью погрузиться в некоторую деятельность. Сосредоточенность на задаче — это умение делать в один момент одну задачу и только её. Сосредоточенность на встрече — это полное погружение в суть обсуждения и уделение внимание общему поиску решения проблемы.

Сконцентрироваться и сохранить фокус на конкретном деле даёт вам множество преимуществ:

Сосредоточенность на деле не означает, что вы забиваете на всё остальное и на всех остальных. Сосредоточиться — значит установить рамки, которые помогут вам быть наиболее продуктивным именно в этом деле, именно в этот момент.

Сосредоточиться важно не только для работы, но и для личных отношений. Общение с родными и близкими должно занимать ваше внимание полностью, без отвлечений на гаджеты и входящие уведомления. Ведь ваши близкие заслуживают этого.

Чтобы сосредоточиться на текущей задаче, нужно избавиться от отвлекающих факторов. Так вы сможете не тратить своё внимание на мелочи, а полностью уделить его задаче. Подскажем несколько советов, которые помогут освободить ваши мысли и направить их в нужное русло.

Найдите для себя место, где вам удобнее всего работать. Наведите порядок на рабочем месте. Проветрите помещение, подготовьте для себя стакан воды. Оставьте только нужные для работы вкладки браузера. Всё это поможет вам не отвлекаться и настроиться на работу.

Основные наши отвлечения обычно связаны с другими людьми. Нужно кому-то помочь, ответить на звонок или сообщение. Коммуникация, конечно, важна для нас. Но она может помешать выполнению вашей задачи. Чтобы такого не произошло выделите для задачи определённое время и попросите коллег и окружающих не беспокоить вас в это время.

Каждое новое уведомление, которое поступило к вам — это лишнее переключение. Чаще всего, эти уведомления не так важны. А вот переключение внимания на них может отнять время и частичку вашей эффективности.

Чтобы уведомления с почты, мессенджеров и реклама разных приложений вас не отвлекали, установите режим «Не беспокоить». Вы можете сделать это только на время выполнения важного дела. Или настройте в телефоне режим работы и определите уведомления, которые вы хотите получать в это время. Для некоторых приложений или чатов вы можете, например, только отключить звук уведомлений. Так вы узнаете о важном только тогда, когда вам это не будет мешать.

Больше советов для концентрации и сохранения фокуса вы сможете узнать из нашей статьи Как сосредоточиться на задаче и не отвлекаться во время работы.

Расписание помогает вам понимать свою занятость. Каждый день нас ожидают встречи, задачи, отчёты, созвоны и прочее. И некоторые из них сложно совмещать. Поэтому составление расписания поможет вам распределить своё время и энергию наиболее эффективно.

Помимо этого, планирование времени поможет вам в следующем:

Как организовать свои дела и управлять своим временем, чтобы лучше концентрироваться и фокусироваться на важных задачах? Рассмотрим несколько советов, которые вы сможете применить на практике.

Изучите себя и свой жизненный ритм. В какое время вы просыпаетесь и ложитесь спать? Когда обедаете? Когда вы чувствуете себя полными сил и энергии? А в какое время ваша энергия идёт на спад? Ответьте на эти вопросы и разделите свой день на промежутки: наиболее продуктивное время и время, когда вам сложнее напрягаться.

Например, обычно нам трудно концентрировать внимание и выполнять сложные задачи до приёма пищи. А после перекуса мы чувствуем прилив сил и способны на подвиги. Этот феномен исследовали израильские учёные на примере работы суда. Они изучили, как зависит обеденный перерыв влияет на принятие решения.

Не пытайтесь копировать чужое расписание. Все мы разные, поэтому подход к планированию времени должен быть индивидуален. Сделайте свой план максимально комфортным и удобным для себя.

Уделяйте своё самое продуктивное время наиболее важным задачам, в которых требуется ваша концентрация. Так вы сможете максимизировать отдачу от выполнения задачи и кратно повысить свою результативность.

Менее продуктивное время вы можете уделять простым рутинным задачам. Например, в это время вы можете проверить входящие, ответить на вопросы коллег, запланировать встречи.

Не допускайте, чтобы в вашем расписании всё время было забито задачами, встречами и планами. Зачем вам нужна такая нагрузка? Чтобы не уставать и не перенапрягаться, учитывайте в своём расписании перерывы и время для отдыха.

Важно не только оставить время для обеда, но и делать регулярные перерывы в течение рабочего дня. Вы можете оставить свободные временные промежутки между задачами на день. Или если чувствуете напряжение во время выполнения задачи, обратите внимание на него. Отвлекитесь, чтобы набраться сил и энергии для концентрации внимания.

Если вам кажется, что на выполнение задач совсем нет времени, попробуйте использовать фоновую задачность. Определите дела, когда ваш мозг не занят чем-то важным. И попробуйте параллельно с ними выполнять некоторые задачи.

Например, вы можете использовать время в дороге, когда вам не нужно следить за дорогой: такси, метро, общественный транспорт. По дороге на работу в метро вы можете решить простые рабочие задачи, не требующие специальных инструментов и доступа в интернет. Или уделите это время чтению, саморазвитию.

Сложно строить все планы в голове и держать там всю информацию одновременно. Чтобы не перегружать мозг лишней информацией, старайтесь её переносить на другой носитель. Например, планируйте время с помощью ежедневника. А если хотите, чтобы расписание всегда было под рукой, воспользуйтесь электронным календарём.

Старайтесь обращаться к своему расписанию каждый раз, когда планируете новую активность. Проверяйте, не возникает ли пересечений с другими встречами или важными задачами. Так вы сможете защитить периоды, когда вам важно оставаться сосредоточенным.

Многозадачный подход к задачам нарушает вашу эффективность и результативность. Вместо разбиения внимания на кусочки и попыток успеть всё и сразу, старайтесь тренировать свои навыки концентрации внимания. Фокусируйтесь на единственной, самой важной на данный момент задаче.

Фокус на единственной задаче поможет вам лучше управлять своим временем и добиваться поставленных целей. А сохранять фокус на важном вам поможет Аванплан.