Планирование и дедлайны: как определение реалистичного срока помогает избежать стресса

Частью плана служит срок, иначе называемый дедлайном. Срок помогает определить, что план не бесконечен, потому нужно его реализовать. И не просто когда-то, а к конкретной дате. Дедлайны делают нас более сосредоточенными и организованными. Нет дедлайна — как будто и делать-то ничего не нужно. А есть дедлайн — нужно делать, чтобы всё успеть.

Но мало просто поставить какой-то срок. «Хочу полететь на Луну завтра». Такая цель кажется абсурдной, потому и достигать-то её не сильно захочется. Либо вызовет ненужный стресс: «Я ещё не готов, нужно спешить, ещё столько всего нужно до завтра сделать».

Чтобы постановка срока не была бесполезной или вызывающей стресс, срок должен быть реалистичным, достижимым. Тогда он будет способен действительно правильно замотивировать вас.

Время — один из самых ценных ресурсов. Составление плана, ограниченного сроком, помогает нам лучше понимать, сколько времени у нас есть и как мы можем им распоряжаться. На что время стоит тратить, а на что — нет. В какой момент стоит остановиться, чтобы не делать лишнего и сэкономить время.

Т.к. время ограничено, мы не можем его растрачивать на задачи, которые в итоге не помогут достичь результата. Реалистичный срок помогает оставить в плане только важные задачи и сосредоточиться на их выполнении. Особенно этому способствует расстановка сроков для каждой задачи, ежедневное планирование.

Ограничение во времени даёт нам «пинок», который придаёт нам сил. Срок заставляет нас думать, что задача должна быть выполнена, а для этого нужно действительно работать.

Неадекватный срок может заставить нас понервничать. И чем ближе срок, тем больше нервов с ним связано. Приближение дедлайна при нереализованном плане грозит наказанием. Потому неадекватные сроки часто связаны со стрессом, давлением. Задачи выполняются в спешке, а значит и результат у таких задач может быть неудовлетворительным.

Реалистичный срок позволяет нам не спешить и работать в своём комфортном ритме. Без давления мы работаем лучше и приносим полезные результаты. С помощью адекватных сроков мы можем избежать лишнего стресса и улучшить своё самочувствие и в целом результаты работы.

Чтобы не двигаться в неизвестность, определите, чего вы хотите достичь от планов. Какой результат должен получиться в итоге реализации ваших планов? Для чего вы делаете эти задачи?

Конкретный ожидаемый результат поможет вам точнее наметить свой путь. А значит вы сможете точнее определить задачи, которые нужны для этого результата. Так вы сможете не раздуть объём работы и установить более точный срок.

Если ваш план большой, разделите его на этапы. А каждый этап разделите на задачи. Сделайте это настолько детально, насколько можете. Более мелкие задачи помогут вам более точно понимать объём работы. А значит и оценить его вы сможете гораздо точнее.

Если вам сложно определить сразу все задачи, попробуйте начать с ближайшего этапа. Воспользуйтесь методом Scrum, который предусматривает планирование только на ближайшую перспективу, а остальные «хотелки» откладывает в «ящик» — бэклог.

Вы можете потратить на задачу 5 минут, а можете — несколько дней. Это зависит от сложности задачи и от того, кто будет её выполнять. Оцените сложность каждой задачи на основе своего опыта. А затем общую сложность работы сравните с тем, сколько обычно такой работы делаете вы или ваша команда.

Мы советуем оценивать именно сложность задач, а не время. Оценка в часах не всегда будет точной и может сильно колебаться. Ведь мастер выполнит задачу быстрее, чем новичок. А задача при этом одна и та же. Сложность не меняется и не зависит от исполнителя.

Для оценки сложности и расчёта срока на её основе вам понадобится собрать накопившийся опыт в выполнении подобных задач. И чем больше такого опыта, тем точнее будет ваша оценка, а вместе с ней и точнее поставленный срок. Сколько времени у вас или у вашей команды заняло выполнение 10 простых задач? А 2 сложных? Посчитайте на основе средней продуктивности достижимый срок.

Если вы не робот, то не сможете предусмотреть всё и сразу. Хотя и роботы способны ошибаться. Поэтому учтите, что в вашем плане может что-то пойти не так.

Какие-то задачи задержат вас дольше, чем вы думали. Кто-то заболеет, сорвутся договорённости. Даже просто пробки на дорогах могут сорвать ваши планы. Поэтому будьте предусмотрительны. Добавьте некоторый резерв своему плану, который вы сможете потратить в случае непредвиденных ситуаций.

Это кажется очевидным. Но часто при составлении планов мы упускаем этот факт. Мы делаем план, в котором календарь забит полностью. Нет ни часа свободного времени. Мы считаем, что должны быть продуктивны каждую минуту.

Но в реальности оказывается, что мы не справляемся с таким режимом. Можем, конечно, справиться: зарядиться кофе, не спать, не отдыхать и только работать. Но в таком режиме наш организм не может находиться долго. Придётся расплачиваться за такие жертвы усталостью, здоровьем и другим. Мы вам такого не советуем: всего должно быть в меру, а забота о себе очень важна.

Это касается не только личных планов. Когда мы составляем планы на работе, то также считаем, что наши сотрудники вкалывают каждый день по 8 часов. Как бы это ни было грустно для руководителей и компаний, это далеко не так. Психологи доказали, что в среднем офисный сотрудник работает 3-4 часа в день. Причём 4 часа — это уже хороший показатель. И это не так уж плохо, ведь важнее достигнутый результат.

Что же делать? Можем ответить на это современной цитатой: «Понять и простить». Будьте реалистом. Учитывайте в своём плане время, которое реально будет затрачено на работу.

Подробнее о способах определения срока завершения проекта рассказали в статье Как узнать дату завершения любого проекта. Метод путешественника.

Обычно мы сталкиваемся с дедлайнами на работе. Но расстановка сроков для личных задач не менее важна. Главное — сохранять баланс между ними. Рассмотрим несколько примеров постановки дедлайнов в рабочих задачах и в личной жизни. А затем расскажем об их связи друг с другом.

Далее вам необходимо будет описать каждую задачу точнее. Какого результата вы ждёте от неё? Можно ли разбить эти задачи на ещё более мелкие? Точно ли мы ничего не упустили? Предположим, что в нашем проекте этого списка задач достаточно.

Далее мы должны определить сложность каждой задачи. Например, в нашем списке 5 простых и 5 сложных задач. На их выполнение у нас есть команда из двух человек: маркетолог и контент-менеджер. Прошлые подобные кампании эта команда запускала за 7 рабочих дней. Если задачи не изменились, условия не усложнились, то мы должны справиться за такой же срок.

Но не будем спешить. Посмотрим на внешние факторы, которые могут повлиять на наш проект. Например, в наш недельный период затесался отпуск маркетолога. Значит нам нужно его добавить к общему сроку выполнения задачи.

По окончанию поиска всех условностей можем назначить дату начала проекта и добавить к ней необходимое время для работы. Например, если начнём 2 октября 2023, в понедельник, добавим 7 рабочих дней и учтём наложение отпуска: сроком будет 13 октября.

В таком списке задач определить конкретный срок сразу сложно. Очень много зависимых событий. Поэтому мы лучше разобьём этот большой план на этапы. А для ближайшего этапа уже сможем поставить реалистичный срок. Последующие этапы по очереди спланируем также, но уже после завершения первого.

Например, первый этап у нас будет включать выбор квартиры для переезда. Завершим его 6-ым шагом — составлением договора, т.к. дата начала действия договора важна для наших последующих шагов. Далее будем действовать по плану.

Среди задач первого этапа оценим сложность. Например, для просмотра квартир сложностью может служить сложность добраться до адреса. Предположим, что справимся за неделю.

Однако эта неделя может растянуться. Например, просмотр какой-то из найденных квартир перенесётся. Нужно учесть этот момент, добавить временной резерв и поставить дедлайн с учётом этого и других обстоятельств.

Так первый этап мы оценим в 10 дней. Если начнём 1 октября, то закончим 10 октября. Это будет реалистичным дедлайном, который позволит нам не спешить и не беспокоиться. Если в ходе выполнения задач ваши сроки изменятся, не переживайте. Будьте гибкими и готовыми к внесению изменений.

Рабочие и личные задачи мы обычно не связываем друг с другом. Но как же часто они влияют друг на друга. Вас задержали на работе — личные задачи отодвигаются. Ваш ребёнок заболел — рабочие задачи должны подождать.

Для эффективного планирования в своей жизни важно учитывать разные сферы, которые могут влиять на ваши планы. В рабочих планах учитывайте, что ваши сотрудники — люди, у которых есть личная жизнь. Она может отрывать сотрудника от рабочих дел и задач. А в личных планах не забывайте о ваших рабочих обязанностях.

Эффективное взаимодействие планов из разных сфер жизни — это настоящее искусство. Не обязательно быть в нём сразу же профессионалом. Достаточно помнить о важности разных сфер вашей жизни и жизней других и стараться соблюдать баланс (work-life balance).

Если вы работаете с командой, постарайтесь привлекать каждого члена команды к планированию. Послушайте их мнение и получите обратную связь относительно оценок сроков. Комментарии коллег могут помочь вам выявить возможные проблемы или потенциальные задержки. А значит и точнее определить срок.

Если проект оказывает влияние на другие людей или группы, подключите их к процессу планирования и определения сроков. Получите их мнение и учтите их потребности и сроки. Вовлечение заинтересованных сторон позволит принять во внимание все факторы и сделать более реалистичную оценку сроков.

При определении сроков не забывайте учитывать внешние факторы. Например, сезонность, праздники, сроки поставки, доступность ресурсов и другие. Эти факторы могут оказать влияние на время выполнения проекта и должны быть учтены при определении дедлайнов.

Постепенно улучшайте свои навыки определения сроков. Постановка реалистичных сроков — процесс, который становится лучше с опытом. Сделайте выводы из прошлых проектов. Не бойтесь совершать ошибки. Постепенно совершенствуйте свои навыки и каждый раз растите над собой.

Правильно поставленные сроки помогают вам эффективнее использовать своё время, выделять важное и сохранять позитивный настрой, мотивацию для работы. Определение реалистичных сроков помогает избежать стрессов, которые могут возникнуть из-за нехватки времени на выполнение задачи или проекта. Спешка может негативно сказаться на качестве работы и помешать достичь поставленных целей.

Избегайте спешки, стрессов и делайте только важное с реалистичными сроками. А поставить их проще вам поможет Аванплан.