Moroz Team

Как составить план проекта проще: полезные советы для каждого шага разработки плана

Умеете вы составлять план или нет, вам полезно будет узнать, как делать это проще, быстрее и точнее. В этом вам поможем мы, Moroz Team. Мы расскажем о том, как составить план проекта, и предложим полезные советы и лайфхаки, как сделать каждый шаг создания плана проще.

Введение в разработку плана проекта: роль и выгоды планирования

Составление плана проекта — начальный и один из самых важных этапов в управлении проектом. Как корабль назовёшь, так он и поплывёт. Похожая ситуация и с проектами: насколько чётко и просто составить план, настолько чётко и просто выполнить его.

Роль чёткого и простого планирования в управлении проектом

План — это траектория движения команды и всего проекта. Чем чётче определены ключевые точки, необходимые ресурсы и способ достижения целей, тем проще придерживаться этой траектории и просто «плыть по течению».

Идеальный план не требует пояснений и помогает двигаться вперёд. Но это не значит, что он должен быть максимально подробным.
План проекта позволяет определить наилучшую траекторию для достижения целей
Не тратьте огромное время на детальное составление плана. Важно определить заранее только всё то, что действительно нужно и важно.

Представьте, что вам необходимо составить маршрут поездки в другой город. Вы можете уделить этому неделю. Изучить все ограничения скорости, все ремонтные работы, график работы каждой закусочной по пути. И в конце концов нарисовать подробную карту, составить поминутное расписание и двинуться в путь.

Однако такой детальный подход может даже больше навредить, чем добавить пользы. Каждое непопадание в ваши чётко расписанные минуты скажется стрессом. Поэтому важно уделить время только действительно важным моментам. Подготовить бутерброды и чай в дорогу и определить точки, которые нужно преодолеть по пути — этого может оказаться достаточно для вашего плана.

Выгоды проекта с разработанным планом

Разработанный план проекта несёт множество преимуществ для управления проектом в целом и для его реализации
Планирование проекта — это составление пути для наилучшего достижения поставленных целей. Вы можете действовать наугад. А можете рассмотреть возможные варианты заранее и выбрать лучшую стратегию для достижения лучших результатов. Конечно, второй способ даст вам больше преимуществ и выгод.
Проект с разработанным планом:
  • Структурированный подход к достижению целей и задач проекта
  • Эффективное распределение ресурсов, оптимизация использования времени и бюджета проекта
  • Понимание ролей и обязанности каждого участника проекта, более чёткая и эффективная коммуникация
  • Есть основа для контроля и оценки прогресса проекта, что позволяет своевременно выявлять проблемы и решать их

Проект без плана:
  • Нет понимания целей и требований проекта, проект может длиться бесконечно, при этом безуспешно
  • Лишние траты ресурсов, задержки по срокам и перерасходы бюджета
  • Нет понимания распределения ответственности, что может привести к лишним, дублирующим или неверным действиям, конфликтам, затягиванию сроков
  • Трудности в контроле за выполнением задач и оценкой прогресса

Если кратко, то план нужен, чтобы не забивать голову лишним. План проекта является вспомогательной основой, шпаргалкой для ваших действий. Освободитесь от сомнений и мыслей, что может пойти не так. Погрузите всех заинтересованных в общие цели и составьте общее понимание действий по проекту. Это поможет вам эффективнее управлять проектом и достигать поставленных целей.

Процесс составления плана проекта: основные шаги

Первый совет по разработке плана: сделайте план, который нужен именно вам. Не старайтесь забить его как можно бо́льшим количеством информации. Оставьте в нём только то, что поможет сделать вашу работу более комфортной и понятной.

Определите шаги, которые будут вам полезны. На какие вопросы вы уже знаете ответы, а какие ответы вам нужно найти?
При разработке плана проекта необходимо опираться на свои потребности и потребности команды
Отталкиваясь от этого, определите состав своего плана проекта. А затем воспользуйтесь нашими советами и рекомендациями для упрощения каждого шага.

А вот варианты шагов, которые вы можете включить в свой процесс разработки плана проекта:
1
Определение целей проекта
Зачем мы это делаем?
2
Разработка плана действий и структуры работ проекта
Что нужно сделать?
3
Установка временных рамок и сроков
Когда это нужно сделать?
4
Распределение обязанностей и ролей
Кто за что будет отвечать?
5
Анализ ресурсов и оценка возможностей
Что нужно для выполнения?
6
Анализ, оценка рисков и планирование управления ими
Что может пойти не так?
Персональный помощник для ваших планов и задач

Начните составлять план проекта проще с Аванпланом

Примените на практике все советы по разработке плана проекта. Доступно в веб-версии или в приложении App Store и Google Play

1. Определение целей проекта

Постановка целей помогает понять направление при планировании проекта и определить, зачем этот проект вообще нужен
Понимание цели помогает в любой деятельности. Цель помогает вам определиться с тем, зачем вы делаете то или иное действие. И ответ на этот вопрос часто может раскрыть вам глаза: а стоит ли это делать вообще, а что лишнее и не важное я могу отбросить. Поэтому ответ на вопрос «Зачем мы это делаем?» может значительно помочь вам в составлении плана проекта.
Давайте посмотрим правде в глаза: если для дела нет хорошей причины, не стоит и браться. Я часто бываю поражен, как много людей просто забывают, зачем они делают то или иное, и как быстро простой вопрос "Зачем вам это?" возвращает их на нужный путь. Если вы не уверены, зачем вы это делаете, вы никогда не доведёте это до конца.
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Советы, как определить основные цели и результаты, которых должен достичь проект

Начните с того, чтобы задать тот самый вопрос «Зачем». Зачем мы выполняем этот проект? Каких результатов мы хотим добиться? И зачем нам нужны эти результаты? Отвечая на эти вопросы, будьте честны, открыты и воспользуйтесь нашими советами.
1
Опирайтесь на ценности
Цели должны соответствовать вашим убеждениям, принципам или принципам компании. И они должны быть действительно важны и желанны для вас
2
Используйте методику SMART
Не ставьте абстрактные цели. Правильно поставленные цели должны быть конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены во времени
3
Чем меньше и реальнее цель, тем проще её достичь
Достигать простых и быстрых целей проще и приятнее, чем недосягаемых и длительных

2. Разработка плана действий и структуры работ проекта

Итак, что же делать? Основной вопрос, которым мы задаёмся при планировании проекта. Лучше всего задаваться этим вопросом, когда уже сложилось понимание, чего вы хотите достичь. Тогда в голову уже приходят и ответы, какими способами можно этого достичь.
Разработка плана действий, структуры задач – одна из основных задач планирования проекта, важный раздел плана проекта

Как создать план действий и определить состав задач проекта

Для выполнения практически любого действия ваш мозг совершает пять шагов:
1) определяет цель и принципы;
2) визуализирует результат;
3) проводит мозговой штурм;
4) осуществляет организацию;​​
5) определяет следующие конкретные действия.
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»
Предлагаем прислушаться к одному из самых влиятельных исследователей продуктивности, Дэвиду Аллену, и последовать его совету. После определения цели и представления конечного результата, проведите мозговой штурм. Пригласите всю команду проекта и соберите идеи, которые могут помочь достичь поставленных целей. В ходе обсуждения выберите 1-2 идеи, которые реализовать проще всего, с меньшими ресурсами и затратами. При этом получить нужный результат.

После мозгового штурма организуйте полученные результаты и запланируйте действия. Чтобы сделать это проще, воспользуйтесь нашими советами.

Полезные советы по организации состава задач для плана проекта

1
Разбивайте идеи на небольшие шаги
Выделите направления работы, разбейте на группы и выделите конкретные задачи. Стремитесь прийти к понятным, простым и реализуемым шагам и действиям
2
Назначьте порядок выполнения задач
Определите последовательность задач. Какие из них связаны друг с другом? Какие важнее и нужны в первую очередь?
3
Убедитесь, что все задачи нужны для достижения целей
Сосредоточьтесь только на самых важных задачах, без которых результата не достичь. Не отвлекайтесь по мелочам

3. Установка временных рамок и сроков

Установка сроков и разделение проекта на этапы помогает сделать его более реализуемым и помогает проекту двигаться вперёд
Время — это важный ресурс для любого проекта. Чтобы грамотно им управлять, необходимо установить ограничения. Они будут держать вас в тонусе и задавать ритм проекту, его этапам и задачам. Реалистичные сроки помогают понимать и исполнителям, и всем заинтересованным конкретную дату в календаре, когда вся работа должна быть завершена, а желаемые результаты достигнуты. Разберёмся, как это сделать правильно и просто.

Как разбиение на этапы помогает проще установить реалистичный срок проекта

Чтобы назначить проекту срок, необходимо понимать длительность всей работы. А сделать это точно бывает непросто. Поставить срок сразу и абсолютно точно в него попасть возможно. И реальнее всего это сделать на проекте небольшого масштаба.

Например, вы можете довольно точно предсказать, за какое время сможете доехать от дома до офиса. Ваш проект «Поездка в офис» может быть оценён на основе вашего опыта. Ведь сколько раз вы уже проделали этот путь? Вы знаете все возможные задержки и их причины. И можете их учесть в своей оценке проекта. Так вы можете сказать, что поездка в офис составит 1 час. А значит, выехав в 8 утра, вы можете рассчитывать, что доберётесь в 9 до места. Ваш срок проекта получится, например, завтра в 9 утра.

На проектах большего масштаба предсказать все возможные задержки уже может быть сложнее. Если проект рассчитан на год, то реально ли его сделать за все 365 дней? Или на каком-то этапе придётся всё переделывать и потратить на это ещё неделю, а то и месяц? Из-за непредсказуемости и больших рисков, оценить большой проект будет сложнее, чем простую и предсказуемую поездку в офис.

Итак, получается, что планирование на короткий срок будет более реалистичным и достижимым. Вот и секрет. Чем меньше, тем точнее. Если не можете определить точный срок для всего проекта, так как он масштабный, начните с плана его ближайшего небольшого этапа. А как это сделать, расскажем в советах.

А может, вы настоящий эксперт и экстремал? Хотите ставить точные сроки и для масштабных задач и проектов? Тогда попробуйте прогноз срока в Аванплане. Или изучите нашу статью Как узнать дату завершения любого проекта. Метод путешественника.

Как оценить объём работы и рассчитать срок проекта и его этапов

Чтобы рассчитать срок проекта, этапа и любого состава работ, вам понадобится:
  • состав задач
  • сложность каждой задачи (в часах работы или в story point’ах как в Scrum)
  • имеющиеся у вас рабочие ресурсы (команда проекта, инструменты)

Состав задач и их сложность помогут вам оценить общий объём работы. Например, в простом варианте у вас могут быть 10 задач. На выполнение каждой из них потребуется 1 день. Значит 10 дней — это оценка общего объёма вашей работы.

Если вы работаете в одиночку, то это и будет ваша окончательная оценка. А если в команде, то подумайте над распределением ресурсов. Например, если все задачи однотипные и все специалисты выполняют их одинаково, нагрузка распределится равномерно. Например, возьмём 5 специалистов. Каждый из них будет выполнять по 1 задаче в день. А значит на все задачи нам потребуется 2 дня.

В реальной жизни с реальной командой ваши задачи будут распределяться неравномерно. Кто-то умеет делать только задачи одного типа, кто-то делает их быстрее или медленнее. А кто-то в команде вообще не выполняет задачи: он занимается управлением. В этом случае советуем вам последить за работой команды и определить среднюю скорость работы команды в целом. Например, ваша команда в полном составе делает 5 однотипных, простых задач в день. Это и будет нашей скоростью. Значит при объёме в 10 простых задач работа будет выполнена за 2 дня. А на 20 таких же задач понадобится 4 дня.

А теперь просто добавьте получившуюся оценку к дате начала проекта. Поздравляем, ваш срок готов! А чтобы ваша оценка сроков была ещё точнее, воспользуйтесь нашими советами.

Советы по планированию этапов и постановке сроков

1
Чем точнее вы знаете состав задач, тем точнее оцените срок
Чем больше вы знаете о проекте и его особенностях, тем точнее вы сможете определить объём работы, возможные нюансы и поставить реалистичный срок
2
Учитывайте сложность задач и скорость команды вместо оценки в часах
Такая оценка более объективна, так как меньше зависит от экспертности и продуктивности каждого участника команды
3
Используйте реальный опыт и фактические данные при оценке
Не берите оценки с потолка. Если у вас есть опыт выполнения подобных задач, лучше опирайтесь на свой реальный опыт, а не на чужие примерные оценки
4
Знайте, что вы и команда не должны быть продуктивны 24 на 7
Не старайтесь выжать все соки из команды. Немного смягчите нагрузку, чтобы не привести участников проекта к выгоранию
5
Не будьте излишне оптимистичны при постановке сроков
Лучше иметь небольшой запас времени. Он может вам пригодиться в непредвиденных обстоятельствах
6
Составьте план проекта и пересмотрите сроки ещё раз
Новым взглядом оцените, насколько правильно вы всё рассчитали. При необходимости скорректируйте свои оценки

4. Распределение обязанностей и ролей в проекте

Команда проекта — это его основная рабочая сила. Именно команда воплощает идеи в жизнь, делает всю работу и помогает достигать результатов. Поэтому слаженная работа в команде очень важна для любого проекта.
Распределение ролей и зон ответственности в проекте – важный этап планирования проекта

Выделение ключевых ролей и ответственных лиц в проекте

Одним из принципов управления является разделение труда, то есть распределение задач и обязанностей между разными специалистами с учётом их знаний и навыков. И это действительно даёт свои результаты, если распределить эти роли и ответственности с умом.

Первое, что вам понадобится — определить, какие есть зоны ответственности в вашем проекте. Какие вопросы могут повлиять на ход вашего проекта? И какие специалисты, а точнее навыки и знания понадобятся для ответов на эти вопросы?

Далее поймите, какие специалисты участвуют в вашем проекте. Или влияют на его ход. Или заинтересованы в его результатах. Для каждой зоны ответственности назначьте ответственного. И как бы странно не звучали эти повторы, подойдите к этому выбору ответственно. В этом вам помогут некоторые наши советы.

Советы для распределения обязанностей между участниками проекта

Распределение обязанностей между участниками как расстановка фигур на шахматной доске: каждый ход имеет значение, и правильное размещение фигур определяет исход игры. Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно сыграть эту партию и эффективно распределить обязанности в команде проекта.
1
Задействуйте интересы и сильные стороны каждого участника
Не назначайте человека на роль насильно. Чем больше ему эта роль подходит и нравится, тем больше вероятность, что он справится с ней лучше
2
Не назначайте всё одному человеку
Конечно, если вы не один единственный человек в проекте. Постарайтесь распределить возможную нагрузку равномерно
3
Принимайте решения совместно
Заинтересованные лица могут подсказать вам лучшее решение, о котором самостоятельно вы могли бы и не подумать
4
Сделайте понимание ролей в проекте доступным и прозрачным
Предоставьте доступ всем участникам проекта к пониманию, кто и за что отвечает. Не забывайте делиться этой информацией с новыми участниками по ходу проекта

5. Анализ ресурсов и оценка возможностей проекта

В плане проекта важно определить ресурсы, которые уже имеются и которые требуются для выполнения проекта
Не важно, находитесь ли вы сейчас «в ресурсе». Для проекта необходимо «быть в ресурсе». А точнее иметь ресурсы. И при планировании важно их корректно оценить. Для этого нужно понять следующее.

  1. Что необходимо для выполнения проекта (требуемые ресурсы)
  2. Что имеется сейчас (текущие возможности)
  3. Какие есть ограничения на использование ресурсов

Определение ресурсов проекта: финансовых, технических, человеческих

Для выполнения проекта вам могут понадобиться люди, специальные инструменты и оборудование, материалы или финансы. Требуемые ресурсы определяются на этапе планирования. И при их определении важно учитывать текущие возможности (какими ресурсами вы владеете уже сейчас) и ограничения (в какой мере вы этим можете воспользоваться).

Например, основная задача вашего проекта — выкопать яму глубиной 2 метра. В этом проекте ресурсы можно использовать по-разному. Вы можете взять лопату сами и начать копать. Можете нанять одного рабочего, вручить ему лопату и дать указания. Можете взять в аренду экскаватор и нанять рабочего с навыками его использования.

Каждый из этих способов требует разных вложений. При этом если у вас уже есть рабочий и лопата, то этот вариант окажется для вас самым выгодным и приемлемым. Меньше затрат, а результат тот же. Но если у вас есть ещё и ограничение по срокам и яма вам нужна быстрее, а вы готовы за это платить — экскаватор ваш вариант.

Рассмотрите несколько моделей использования ресурсов в проекте и выберите наиболее подходящую для себя. Учитывайте не только стоимость вложений, но и другие ограничения проекта: например, время и качество выполнения работы.

Советы по оценке необходимых ресурсов для выполнения проекта

При оценке ресурсов, необходимых для выполнения проекта, важно помнить о ключевой цели: получить больший результат с меньшими усилиями. Нужно найти баланс между тем, что вы готовы потратить, и результатом, который хотите получить. Вот несколько советов, которые помогут сделать оценку ресурсов понятнее и проще.
1
При оценке человеческих ресурсов учитывайте не только количество, но и уровень квалификации, навыков и опыта
Квалифицированный сотрудник может потребовать больших вложений. Но и может принести результат, который будет получен в разы быстрее и сделан качественнее
2
Помните о выходных днях и отпусках
При оценке человеческих ресурсов на время проекта помните о доступности ресурсов в пределах рабочего графика
3
При оценке финансовых ресурсов выделите резерв
Он пригодится вам на случай непредвиденных обстоятельств и дополнительных трат
4
Технические ресурсы должны соответствовать требованиям проекта
Проверьте, какие средства, инструменты, оборудование вы можете использовать в проекте. Есть ли ограничения на их использование?
5
Не забывайте об ограничениях времени, бюджета и общего объёма работы
Не пытайтесь использовать космические технологии, если в вашем распоряжении пару дней и 1000 рублей бюджета
Внимательно и бережно обращайтесь с ресурсами, чтобы обеспечить выполнение всех задач в срок без лишних расходов и стресса.

6. Анализ, оценка рисков и планирование управления ими

Чтобы план был реалистичным, нужно учесть не только позитивный, но и негативный исход. А точнее влияние непредсказуемых событий, которые могут произойти с проектом. Понять это поможет анализ и оценка рисков проекта.
Анализ и оценка рисков проекта помогает ему быть более предсказуемым и помогает избежать негативных последствий

Идентификация и оценка возможных рисков проекта

Зачем нужно анализировать все возможные проблемы заранее? Ведь всё равно всех событий не предскажешь. Конечно, предусмотреть все возможные влияния на проект невозможно. Однако подготовка к вероятным изменениям поможет вовремя их обнаружить, вовремя на них среагировать и минимизировать негативное воздействие на ваш проект.

Как провести анализ рисков проекта:
  1. Составить список возможных рисков. Уделите время на изучение всех возможных угроз, которые могут повлиять на проект. Учитывайте как внутренние, так и внешние воздействия
  2. Оценить вероятность и последствия рисков. Насколько вероятно, что такой риск произойдёт? Насколько значительным будет его воздействие на проект и какие может принести потери?
  3. Разработайте стратегии для управления рисками. Для каждого риска определите действия, которые вы можете совершить. Эти действия могут помочь избежать риска или минимизировать их воздействие на проект

Помните: чем тщательнее вы подойдёте к определению и управлению рисками, тем больше шансов их избежать и успешно завершить проект.

Советы по определению рисков и планированию управления ими

1
Обращайте больше внимание на риски с наибольшей вероятностью и наибольшим влиянием на ход проекта
Разрешение незначительных рисков вроде «закончился кофе в офисе» не так поможет вашему проекту, как подготовка к ситуации с увольнением ключевого специалиста
2
Учитывайте риски с моментальным влиянием и с накапливающимся эффектом
Некоторые риски проявляются не сразу, но потихоньку снижают эффективность работы. Обратите на них внимание и продумайте сценарий управления ими
3
Определяйте и управляйте рисками совместно
Привлекайте команду в процесс определения рисков и управления ими. Так вы соберёте больше информации и привлечёте больше внимания к важности управления рисками

Заключение: о важности разработки плана проекта для успешной реализации и достижения поставленных целей

Составление плана проекта — это не простая формальность. Написать документ на сотни страниц — не самое важное в этом процессе. Важнее вовлечь всех заинтересованных в составление плана и следование ему. Донесите до каждого важность планирования для простоты, понятности и достижения общих целей.

План проекта помогает чётко видеть и понимать цели, план действий и свой вклад в работу. Это помогает поддерживать мотивацию и вовлечённость в проект на протяжении всего рабочего процесса. Составляйте план проекта, чтобы избежать стресса и сделать свою жизнь и работу проще. А составить план с сохранением контроля и спокойствия вам поможет Аванплан.
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team
14 января 2024 г.

Узнайте больше об управлении проектами

Делимся советами и лайфхаками в нашем блоге
    Подпишитесь на нас и узнавайте что-то новое каждую неделю