Что такое треугольник управления проектами и как он поможет вашему проекту

Треугольник называется так, потому что имеет 3 угла, 3 стороны. Если в нём увеличить или уменьшить одну из сторон, то изменятся и другие. Именно такие незамысловатые правила геометрии в основе и у треугольника управления проектами (для удобства иногда будем называть его проектным треугольником).

Со временем к этой модели добавили ещё одно ограничение: качество. Оно тоже может изменяться при изменении объёма, времени и стоимости. Ограничений стало 4, но изображают их всё равно треугольником. Просто качество теперь ложится внутрь треугольника и заполняет его.

Одной из задач руководителя проекта является поддержание треугольника, т.е. сохранение баланса между его сторонами. Этот баланс важно сохранять как на протяжении всего проекта, так и на небольших промежутках времени. Например, если вы работаете по методике Scrum, то каждый ваш спринт должен быть сбалансирован по ресурсам, времени и объёму работ.

Понимание, как изменяется треугольник под влиянием ограничений, важно в любом проекте. Оно поможет вам управлять проектом грамотно: принимать более взвешенные решения, реагировать на изменения и избегать неприятных последствий.

Ещё одно из преимуществ в понимании треугольника управления проектами — это правильное реагирование руководства на изменение ограничений. Постарайтесь донести до своего руководителя эту теорию, сформируйте у него реалистичный взгляд на изменения. Так вам будет проще в принятии решений для избежания негативных последствий.

Дальше расскажем подробнее о каждом ограничении проекта:

1. Объём (содержание)
2. Время выполнения (сроки)
3. Бюджет (стоимость)
4. Качество

Объём определяется исходя из потребностей и желаний заказчика и конечных пользователей. Необходимо понимать проблемы, которые требуют решения, и важность каждой из них. Процесс определения объёма можно представить последовательностью шагов:

1. сбор требований: условий, которым должен соответствовать конечный результат
2. определение списка задач для достижения ожидаемого результата
3. расстановка приоритетов, оценка сложности каждой задачи
4. уточнение объёма: убрать менее важные задачи и добавить те, что могли упустить на предыдущих этапах

Стоит помнить: чем больше объём, тем больше времени, ресурсов и бюджета требуется вложить в проект. Поэтому старайтесь не раздувать набор задач. В рамках одного проекта вы можете решить только несколько самых важных проблем. По закону Парето 20% усилий дают 80% результата — постарайтесь найти именно те самые 20% и начать с них.

Сроки определяются с помощью плана проекта. План составляется с опорой на требуемый объём проекта. В нём определяются этапы и состав работ для каждого из них. В плане учитывается как время на непосредственное выполнение объёма, так и на сопровождение: встречи, планирование, проверка результатов, исправление ошибок и прочее.

Ограничение срока позволяет исполнителю не откладывать работу в долгий ящик, а заказчику понимать, когда будет готов результат. Т.е. с одной стороны, срок должен быть реалистичным (всю работу можно сделать к сроку), а с другой стороны не затянутым. Почему ещё важно определять сроки проекта и как они помогают избавиться от стресса, рассказали в статье Планирование и дедлайны: как определение реалистичного срока помогает избежать стресса.

Время зависит от объёма и имеющегося бюджета. Если вы хотите сократить сроки и сэкономить бюджет (меньше времени = меньше потраченных ресурсов), потребуется также уменьшить объём. Возможно, придётся пожертвовать некоторыми желаниями заказчика, чтобы сократить объём до необходимого минимума.

Бюджет — это не всегда купюры, монеты или цифры на счёте. Бюджет также может включать и человеческие ресурсы, инструменты. В конечном итоге все эти ресурсы тоже можно преобразовать в денежный эквивалент.

Для того, чтобы определить бюджет, необходимо несколько шагов:

1. определение ресурсов, необходимых для достижения результата
2. оценка стоимости ресурсов
3. определение бюджета, исходя из оценочной стоимости с учётом резерва

В бюджет стоит закладывать резерв: сумма, которую вы сможете потратить на то, чтобы возместить возможные потери. Например, если нужно ускориться и залатать дыры, резерв позволит вам увеличить свои мощности: нанять ещё одного сотрудника, купить инструменты, которые снизят вашу нагрузку и проч.

Бюджет напрямую влияет на объём и время. Если вы сокращаете бюджет, то можете что-то не успеть сделать (меньше времени) или просто сделать меньше задач (сократить объём). Старайтесь не экономить на всём. Помните, что объём, время и бюджет должны быть в балансе.

Например, можно составить проект по строительству дома. Определить для этого проекта сроки, бюджет и объём. В итоге вся работа будет сделана в заданных ограничениях. Но окажется, что кирпичи лежат неровно, окна не открываются, а люди не влазят в дверные проёмы. В таком доме жить невозможно либо простоит он очень недолго. Для этого и нужно качество.

Чтобы соблюдать необходимый уровень качества, нужно определить, каким оно должно быть. Для этого в любом проекте есть особые условия. В разработке ПО это нефункциональные требования. Эти условия должны определять нормы, которым нужно соответствовать.

В самом простом примере для проекта по строительству дома эти требования могут выглядеть так:

• дом должен стоять вертикально, не допускается уровень наклона больше 1 градуса
• в стенах не должно быть дыр, которые не определены в плане, допускаются дыры для окон, труб и подобные
• дверные проходы должны иметь стандартную высоту 200 см и ширину 90 см

Уровень качества непосредственно связан с объёмом, бюджетом и временем проекта. Высокие требования к качеству могут выполняться увеличением объёма (потребуется сделать больше задач), сроков (проект придётся делать дольше) или бюджета (придётся вложить больше средств). Не завышайте планку к качеству — определите базовый уровень, при котором проект принесёт пользу.

Вернёмся к треугольнику как к геометрической фигуре. Нарисуем его на листке бумаги и попробуем увеличить или уменьшить одну из сторон. Для этого нам придётся взять в руки ластик и изменить другие стороны тоже.

Также и в треугольнике управления проектами: нельзя изменить одно из ограничений проекта без влияния на остальных. Объём, срок, бюджет и качество влияют друг на друга и изменяются вместе. Давайте рассмотрим подробнее, как происходят эти изменения.

Кроме геометрии из школьной программы нам придётся упомянуть и немного алгебры. Здесь речь пойдёт о прямой и обратной пропорциональности. Прямая пропорциональность — когда увеличится одна величина, другая тоже увеличится. Обратная — наоборот: если одна увеличивается, другая уменьшается.

Например, вы хотите увеличить объём проекта — добавить ещё несколько задач в проект. Нужно повлиять на срок или стоимость: они должны увеличиться. Делать работу теперь придётся дольше, или дороже, или снизить качество. Т.е. нужно:

а) либо сдвигать срок (увеличение времени)
б) либо подключить дополнительные ресурсы (увеличение стоимости)
в) либо качество конечного продукта пострадает (уменьшение качества)

Кстати, подключение дополнительных людей не всегда гарантирует в этом случае соблюдение прежнего срока или качества.

Например, вы хотите получить результат пораньше и решаете подвинуть срок, т.е. уменьшить время на выполнение проекта. Чтобы это сделать, необходимо повлиять на другие составляющие:

а) либо сократить объём (например, убрать менее приоритетные задачи из плана)
б) либо увеличить стоимость (например, привлечь дополнительные ресурсы для ускорения работы)
в) либо пострадает качество конечного продукта

Баланс важен как в жизни, так и в управлении проектом. Поддержание баланса в проектном треугольнике помогает поддерживать должный уровень качества.

Как мы рассмотрели в примерах выше, качество может пострадать, если баланс будет нарушен. Причём это может произойти как намеренно, так и неосознанно. Т.е. вы можете явно сделать менее жёсткие требования к качеству. Если этого не сделать, качество убежит без вашей помощи. Чтобы ваш дом стоял, а жильцы в нём могли жить, качество необходимо поддерживать.

Мы познакомились с треугольником управления проектами в теории. Давайте же посмотрим, как он работает на практике и влияет на вашу работу.

Понимание модели треугольника управления проектами позволяет вам принимать более взвешенные решения. Работает это на всех уровнях: от конкретного руководителя проекта до генерального директора. Чем больше понимания этой модели на всех уровнях, тем выше качество принятия решений в организации в целом.

1. Управление ограничениями
Зная ограничения проекта, вы можете выбрать их оптимальное сочетание, учитывая имеющиеся ресурсы и требования к проекту.

2. Расстановка приоритетов
Часто не только в управлении проектами, но и в бизнесе говорят, что среди вариантов «быстро, дёшево, качественно» вы можете выбрать только два

• Если продукт вы создаёте быстро и дёшево, то приносите в жертву качество
• Если вы хотите получить результат быстро и качественно, то это будет стоить вам дороже
• Если вы создаёте продукт дёшево и качественно, то проект может длиться долго

В некоторых случаях это правило действительно работает. Оно может быть определено вами не на весь проект, а на определённые этапы. Тем самым оно поможет вам расставлять приоритеты: каким ограничением проекта можно пожертвовать? Объёмом, сроком или бюджетом?

3. Управление рисками
При возникновении неожиданных ситуаций или при изменении внешних условий руководитель проекта может использовать нашу модель треугольника для анализа возможных последствий и выбора оптимального решения.

Комплексный подход к пониманию ограничений и их влияния друг на друга помогает в планировании проектов и в их управлении:

• Понимание ограничения по объёму работ помогает понимать, что проект конечен, помогает определять важность той или иной работы и делать только то, что важно и нужно
• Понимание ограничения по времени позволяет определить реалистичные сроки выполнения задач и организовать работу внутри проекта
• Понимание ограничения по бюджету помогает выделять ресурсы и планировать расходы. Это позволяет принять решение о том, какие ресурсы использовать, чтобы достичь необходимого качества и соблюсти сроки
• Понимание ограничения качества помогает определить требования к проекту и оценить, насколько качество может быть изменено в случае изменений объёма, времени или бюджета

Важно понимать, что компромиссы между этими ограничениями применимы в каждом проекте и практически неизбежны. Принятие обоснованных компромиссов позволяет соблюсти главные ограничения проекта и достичь желаемых результатов.

Железный треугольник управления проектами подразумевает, что какая-то из его сторон не может изменяться. Например, объём работы фиксирован, а время и бюджет могут изменяться. Или же жёстко фиксировано время, а объём и бюджет можно корректировать по ходу.

Однако в гибкой разработке с применением Agile-методологии говорить о железных, жёстких ограничениях уже не приходится. Также помогает в более гибком подходе итеративная разработка, т.е. разбиение на этапы, итерации. В рамках одного небольшого этапа изменения внести гораздо проще, чем во всём проекте целиком.

Успех проекта измеряется в удовлетворённости. Чтобы результат удовлетворил заказчика и не лишил последних сил исполнителей, необходимо грамотно управлять изменениями в проекте. Нужно уметь договариваться и принимать решения, которые устроят обе стороны.

Для достижения успеха проекта дадим вам несколько простых советов.

Убедитесь, что все однозначно понимают, какие результаты должен принести проект. Поставьте достижимые цели, которые будут вести вас в верном направлении.

Разработайте план с учётом ограничений по объёму, времени и стоимости. Заложите значения, которыми вы сможете управлять под влиянием изменений. Как составить более качественный и реалистичный план, рассказали в статье Основные принципы планирования: что это и как их применять в менеджменте и в жизни.

Будьте гибкими и готовыми принять необходимые изменения. Сохраняйте при этом баланс между объёмом работы временем, бюджетом и качеством.

Регулярное и открытое общение со всеми участниками проекта — один из ключевых элементов успеха проекта. Убедитесь, что все заинтересованные стороны ясно понимают требования и ограничения треугольника управления проектами и активно сотрудничают для их соблюдения.

Проектный треугольник помогает понимать ограничения в каждом проекте. Чем больше вы знаете, тем меньше вероятность ошибок и крупных потерь. Применяйте полученные знания на практике и наблюдайте за тем, как ваши цели достигаются, а мечты становятся реальностью. Пусть вам в этом пути к успеху поможет Аванплан.

Мы желаем вам успехов в любых ваших начинаниях. А если вы хотите не заморачиваться, доверьте нам ваш проект по разработке приложения. Мы вместе с Moroz Team поможем вам поставить цели и достичь их.