Moroz Team

Основные принципы планирования: что это и как их применять в менеджменте и в жизни

Принципы — это идеи и правила, которым ты следуешь. Каким же правилам стоит следовать при создании планов? Мы, Moroz Team, расскажем, какие существуют принципы планирования, и дадим советы, как их использовать на работе и в обычной жизни.

Роль планирования в управлении и достижении целей

Планирование — важный процесс для каждой организации, компании и вообще для каждого проекта. Как рабочего, так и личного. Планы строятся и для создания бизнеса, и для разработки продукта, и даже для поездки в отпуск.
Планирование - важный процесс в любом проекте: в организации или в личных делах. Узнайте, какие существуют принципы планирования и как их применять, в блоге moroz.team
Планирование помогает навести порядок в нашей работе, а также управлять ресурсами и следить за тем, как мы продвигаемся.

Причины важности планирования в достижении целей

Любой проект, у которого есть план, повышает свои шансы на успех. Как пелось в одной известной песне: «И у меня на это 5 причин».

1. Постановка целей и фокус на них
План помогает определить чёткие цели и сфокусироваться на их достижении. Планы с поставленными целями помогают устанавливать приоритеты и выбирать наиболее важные задачи, способствующие достижению успеха.

2. Понимание следующих действий и прогресса
Составление плана помогает определить шаги для достижения успеха. Тем самым не возникнет вопросов, что делать дальше — просто делаем всё по плану. Конкретные шаги также помогают нам увидеть прогресс в достижении результатов и почувствовать свою результативность, подкрепить мотивацию.

3. Определение необходимых ресурсов
Планирование помогает определить, какие ресурсы понадобятся для достижения поставленных целей. Мы можем предусмотреть заранее, сколько потребуется денег, времени, инструментов и людей для претворения плана в жизнь. Тем самым мы можем выбрать более простой, дешёвый, быстрый и правильный путь.

4. Управление временем
Когда мы заранее знаем, какие задачи и в какой последовательности мы должны выполнить, мы можем более эффективно распределять наше время. Это поможет сократить количество срочных задач и вместе с ними избежать лишнего стресса.

5. Избежание рисков и ошибок
При составлении плана заранее продумываются возможные проблемы, которые могут встретиться на пути к достижению целей. Заранее подготовленный план поможет сократить влияние возникающих препятствий или вовсе их избежать.

Планирование помогает нам ориентироваться на цели, повышает эффективность работы, способствует контролю прогресса, позволяет нам руководить ресурсами и готовиться к возможным препятствиям. Без плана мы рискуем потратить силы и ресурсы на бесполезные задачи. А в итоге — не достичь поставленных целей.

Ключевые принципы планирования

Принципы планирования помогают составлять план более качественно. Узнайте, какие существуют принципы планирования и как их применять, в блоге moroz.team
Составление плана важно в любой отрасли и сфере жизни. А как же составить этот план правильно? Для этого вы можете руководствоваться принципами планирования — правилами и подходами, которые сделают ваш план более качественным, проработанным. А значит поможет достичь ваших целей и сделать это эффективнее.
Принципы планирования были определены ещё в 19 веке. Создатель этих принципов — Анри Файоль, французский горный инженер. Файоль в течение 30 лет возглавлял крупную горнодобывающую и металлургическую компанию во Франции. Свои знания и практический опыт отразились в его принципах планирования. Спустя некоторое время принципы дополнил в своих трудах американский учётный Рассел Линкольн Акофф.
Разработанные ими принципы не теряют актуальности сегодня и применяются на практике до сих пор. Давайте же рассмотрим, какие основные принципы планирования существуют и изучим каждый из них по отдельности.
1
Системность, единство
2
Непрерывность
3
Гибкость
4
Точность
5
Участие

1. Принцип системности и единства

Все мы являемся частью чего-то большего. Также и каждый составляемый план должен являться частью большего плана. И что важно — не противоречить ему. Всё это представляет собой систему — совокупность элементов, которые взаимодействуют друг с другом и ориентированы на общие цели.
Принцип системности и единства применяется в планировании, чтобы сохранять непротиворечивость и обеспечить достижение целей. Узнайте, какие ещё существуют принципы планирования и как их применять, в блоге moroz.team
Так можно описать принцип системности и единства. Этот принцип помогает обеспечить согласованность и взаимосвязь между планами на разных уровнях.
План должен быть единым и представлять систему, иначе управление будет хаотичным, а результаты — непредсказуемыми.
— Анри Файоль, французский инженер и основоположник административной школы управления
Например, план отдела должен соответствовать плану всей организации. Ведь каждый отдел должен работать над целями организации в целом и способствовать их достижению.

На примере личного планирования: личный план на неделю должен соответствовать вашему плану на месяц и год. Ведь если вы отклонитесь от более масштабного плана, то не сможете достичь поставленных в нём целей.

Как организовать согласованное планирование на разных уровнях организации

Подход, основанный на принципе единства и системности, предусматривает создание единого масштабного плана. Масштабный план объединяет и координирует все планы, созданные на его основе. Такой подход обеспечит согласованность действий на разных уровнях организации и общую работу над масштабными целями.

  1. Составьте общий стратегический план, который определяет основные цели и приоритеты компании.
  2. Донесите цели компании до каждого сотрудника. Так каждый будет понимать вклад в общее дело и будет более мотивирован на их достижение.
  3. Разделите ответственность между подразделениями и сотрудниками. Убедитесь, что за каждую из поставленных целей кто-то несёт ответственность.
  4. Обеспечьте прозрачность и доступность плана на всех уровнях. Предоставьте доступ, чтобы каждый мог получить актуальную информацию для своей работы. Это поможет снизить возможность непредсказуемых и неправильных решений.

Как организовать системное личное планирование

Принцип системности и единства также применим и при личном планировании. Для его применения вы можете руководствоваться несколькими простыми шагами:

  1. Определите свои жизненные цели. Они помогут вам определить, чего на самом деле вы хотите достичь в жизни. Рассказали подробнее, как это сделать, в статье Как получить вдохновение и быть счастливым: формирование и достижение целей жизни
  2. Создайте долгосрочный план. Составьте план действий для достижения своих целей на долгосрочной основе. Например, план на ближайший год. Долгосрочный план определит общую картину и ориентир для вас.
  3. На основе долгосрочного составьте краткосрочный план. Например, план на месяц, который вы можете уточнить и составить план на неделю. Краткосрочные планы помогут вам оперативно и конкретно планировать свои действия на ближайший период.
  4. Убедитесь, что краткосрочный план соответствует долгосрочному. В перспективе несколько выполненных краткосрочных планов должны сложиться в выполнение долгосрочного.

2. Принцип непрерывности

Принцип непрерывности делает планирование регулярным и постоянным. Узнайте, какие ещё существуют принципы планирования и как их применять, в блоге moroz.team
Составить план один раз недостаточно. Чтобы ваше планирование обеспечивало все свои преимущества, оно должно выполняться на регулярной основе. Составление планов должно быть вписано в вашу рутину так же, как и другие важные процессы и задачи.
Разработанные планы должны регулярно составляться и непрерывно приходить на смену друг другу. Чтобы как только вы выполнили один план, вы смогли приступить к следующему.
Планирование должно быть непрерывным процессом, который позволяет вносить изменения и корректировки в план по мере необходимости, чтобы поддерживать целостность и соответствие стратегии.
— Анри Файоль, французский инженер и основоположник административной школы управления
Принцип непрерывности помогает учитывать неопределённость внешней и внутренней среды. Постоянное составление планов помогает уделять время и внимание своим внутренним ценностям, возможностям и внешним обстоятельствам. Таким образом, все планы получаются актуальными и соответствующими вам и вашей области.

Как обеспечить непрерывное планирование в организации

Рассмотрим несколько советов, как обеспечить соблюдение принципа непрерывности планирования в вашей компании.

  1. Чтобы ваши планы следовали друг за другом, определите периоды для составления планов. Например, план на месяц, квартал или год — для каких из них вы регулярно будете определять цели и сможете организовать процессы
  2. Установите регулярные мероприятия для планирования. Совещания или встречи, на которых будет составляться очередной план, должны быть включены в ваш график с заданной периодичностью. Не забывайте об этих встречах и старайтесь их не переносить, чтобы не получить перерыв между планами.

А личные планы должны составляться регулярно?

В бизнесе внимание планированию уделяется гораздо чаще, чем в личной жизни. Чаще жизненные обстоятельства склоняют нас забыть и забить на непрерывное составление планов. Мы не заставляем делать это постоянно. Только обратим ваше внимание на некоторые преимущества от регулярного составления планов в личной жизни.

Улучшение продуктивности
Непрерывное планирование помогает на постоянной основе более осознанно использовать своё время и ресурсы. Это способствует повышению продуктивности и эффективности не только на работе, но и за её пределами.

Сокращение стресса и беспорядка
Постоянное планирование в личной жизни помогает избежать чувства хаоса и стресса. Составление планов позволяет предвидеть и предотвращать проблемы. А также добавляет ясность и организованность в вашу жизнь.

Развитие личной организации
Регулярное составление планов способствует развитию навыков организации. Оно поможет вам стать более собранным и ответственным, что может положительно сказаться на других аспектах вашей жизни.

3. Принцип гибкости

Мало просто составить план. Ведь часто происходит так, что вы делаете план и просто откладываете его в дальний ящик. Где со временем план устаревает, забывается и становится неактуальным. Конечно, это не способствует достижению ваших целей. А действовать по наитию не всегда эффективно и правильно. Это может расходовать ваши ресурсы и энергию не на то, что нужно.
Принцип гибкости помогает при составлении плана учитывать риски и реагировать на непредвиденные обстоятельства. Узнайте, какие ещё существуют принципы планирования и как их применять, в блоге moroz.team
Чтобы планы действительно выполнялись, необходимо постоянно поддерживать их актуальность, адаптировать под ситуацию. В этом заключается принцип гибкости: планы должны корректироваться и обновляться по мере появления новой информации и изменения внешних обстоятельств.
В современном мире необходима гибкость в планировании и реагировании на переменные требования, чтобы приспосабливаться к различным ситуациям и обеспечивать успех проекта.
— Анри Файоль, французский инженер и основоположник административной школы управления

Преимущества гибкого подхода к планированию

Гибкое планирование позволяет организациям и людям быстро реагировать на различные изменения и приспосабливаться к новым требованиям. Вместо застывания в старых планах и стратегиях, гибкое планирование позволяет быстро переориентироваться и изменить курс в соответствии с возникшей ситуацией. Это позволяет минимизировать потери времени и ресурсов, которые могут возникнуть при жёстком следовании устаревшим планам.

Другой аргумент в пользу гибкого планирования заключается в возможности приспособиться к новым требованиям рынка. Бизнес-модели и потребности клиентов могут изменяться со временем. Гибкое планирование даёт возможность вносить правки в план в ответ на эти изменения. Это помогает организациям оставаться на плаву и быть конкурентоспособными.

Как обеспечить гибкость и адаптивность плана для реагирования на изменения

Гибкий план — это план, который учитывает внесение изменений. Под влиянием внешних и внутренних факторов может измениться многое. Например, вам понадобится сделать работу быстрее или некоторая работа вообще окажется ненужной.

Чтобы обеспечить гибкость, дадим несколько общих советов, которые подойдут и для составления планов организации, и для личных планов.

1. Расставьте приоритеты целям и задачам
Определите, какие цели и задачи более срочные и важные для выполнения. Менее важные могут быть исключены из вашего плана, если это потребуется

2. Включите резервы в свои планы
Ресурсы могут изменяться по мере выполнения планов. Заранее определите резервы на случай, если что-то пойдёт не так. Например, запланируйте немного меньше задач в немного большее количество времени. О том, как грамотно распределить объём, время и ресурсы проекта, можете узнать в статье Что такое треугольник управления проектами и как он поможет вашему проекту

3. Запланируйте регулярное обновление плана
Старайтесь как можно чаще пересматривать план и обновлять его. Организуйте регулярные встречи, на которых вы сможете убедиться в актуальности плана или внести в него изменения. Чем чаще вы это будете делать, тем меньше будут последствия.

4. Следите за прогрессом выполнения
Оценивайте свои результаты и производительность. Если понимаете, что не успеваете сделать всю запланированную работу, вы можете сместить срок или убрать задачи, которые не позволяют уложиться в срок.

4. Принцип точности

Принцип точности в планировании предоставляет детализированность, конкретность и корректность составленных планов. Узнайте, какие ещё существуют принципы планирования и как их применять, в блоге moroz.team
Несмотря на гибкость, план должен быть достаточно точным и конкретным. Принцип точности означает, что план должен быть настолько конкретным и детализированным, насколько это позволяют текущие знания о внешних и внутренних условиях.
Точное планирование основывается на детальном и тщательном анализе ситуации, четком определении целей и правильном распределении ресурсов, чтобы минимизировать риски и повысить вероятность успешной реализации проекта.
— Анри Файоль, французский инженер и основоположник административной школы управления
В плане должны быть учтены входные данные и имеющиеся ресурсы, чтобы обеспечить успешное выполнение задач и достижение поставленных целей.

Если план действий определить не точно, то что-то может быть не учтено и не выполнено. Из-за чего может пострадать результат, который получится не таким, каким ожидался.

Например, если вы не учли в плане, что сотрудник в этом месяце должен пойти в отпуск, ваши планы могут поплыть. Не будут сделаны все необходимые задачи или срок придётся подвинуть. Не отпускать сотрудника в отпуск в этом случае мы не допускаем.

Или на примере личного планирования: вы не учли, что должны сегодня забрать ребёнка с занятий. Из-за этого сможете сделать не все свои задачи, которые запланировали изначально.

Как составить достаточно точный план для организации

Чтобы ваш план был достаточно точным, старайтесь максимально учесть все известные вам нюансы. Какие именно нюансы вам понадобится учесть и что ещё вы можете сделать для составления точного плана? Дадим несколько советов для этого понимания.

1. Изучите обстановку
Изучите рынок, конкурентов и проанализируйте, какие прослеживаются тренды в вашей отрасли. При составлении плана отталкивайтесь от имеющейся у вас информации.

2. Определите имеющиеся ресурсы
Определите ресурсы, которые у вас есть для реализации плана. Учтите финансы, время сотрудников, материалы, инструменты и знания. Не пытайтесь включить в план больше, чем у вас есть. Если вы хотите сделать что-то новое или в незнакомых обстоятельствах, включите в план общее погружение в новую предметную область.

3. Декомпозируйте задачи
Разбейте план на этапы, а этапы — на задачи. Постарайтесь сделать каждую задачу как можно меньше, чтобы точнее определить общий объём работы и проще отслеживать прогресс.

4. Проанализируйте реалистичность планов
Определите, насколько реалистично реализовать ваш план с имеющимися ресурсами в поставленный срок. Учитывайте опыт команды из предыдущих проектов.
система управления проектами с прогнозом срока

Как понять реалистичность вашего плана? Поможет Аванплан

Получите 300 рублей на любой тариф в подарок. Доступно в веб-версии, в App Store и Google Play

Советы по составлению точного личного плана

Личные планы тоже должны быть достаточно точными. Это поможет вам лучше понимать имеющееся время и ваши возможности. Составили для вас несколько простых советов для составления достаточно точных личных планов.

1. Определите внешние факторы
Что может повлиять на исполнение вашего плана? Изучите и учтите внешние факторы, которые могут помочь или помешать. Например, погода, пробки или обязанности в других ваших сферах жизни.

2. Разбейте план на мелкие шаги
Чтобы достичь целей проще, определите набор мелких шагов для их достижения. Зафиксируйте эти шаги, чтобы не забыть их отслеживать. В блокноте, календаре или приложении для управления задачами (например, Аванплан).

3. Будьте реалистичными
Будьте реалистичными в отношении своих возможностей и времени, которое у вас есть. Не перегружайте себя и определите приоритеты – что является наиболее важным и срочным.

4. Учтите время для перерывов и отдыха
Не старайтесь составить план, где вы работаете и трудитесь 24 на 7. Оставьте время для отдыха, перерывов, чтобы избежать лишнего стресса.

5. Принцип участия

«Сколько людей, столько и мнений». «Одна голова — хорошо, а две — лучше». Если сложить эти два выражения, то как раз и получится принцип участия. Этот принцип означает, что каждый причастный должен участвовать в планировании независимо от должности и роли. То есть в планировании участвуют все, кого оно непосредственно затрагивает.
Принцип участия в планировании позволяет учитывать множество точек зрения и обеспечить погружение в планы всех участников. Узнайте, какие ещё существуют принципы планирования и как их применять, в блоге moroz.team
Если вы хотите что-то сделать быстро, сделайте это самостоятельно. Если вы хотите сделать что-то большое, вовлеките людей.
— Анри Файоль, французский инженер и основоположник административной школы управления
Принцип участия обеспечивает многообразие точек зрения. Это может помочь определить как важные задачи в плане, так и возможные проблемы. При этом чем больше различаются точки зрения, тем больше альтернативных вариантов может быть предложено.

Этот принцип больше относится к рабочим проектам. Хотя если в вашем личном проекте участвует несколько человек, то и для него принцип участия тоже применим.

Принцип участия хорошо изложен в книге Рида Хастингса и Эрина Мейера «Никаких правил. Уникальная культура Netflix». Советуем почитать, если вам интересна культура организации творческих, разносторонних и свободных сотрудников.

Подход применения принципа участия, например, используется в методике управления проектами Scrum. Каждый участник Scrum-команды принимает участие в планировании. Совместно принимается решение о задачах и проблемах на пути к достижению поставленных целей. Подробнее о Scrum рассказали в статье Scrum простыми словами: как его методы и практики сделают ваш проект гибким

Польза общего участия в планировании всех заинтересованных сторон

Активное участие в процессе планирования может принести пользу как проекту, так и команде, работающей над проектом. Отразим лишь некоторые из преимуществ.

Упрощение процесса обмена информацией
Если каждый участник участвует в планировании, то он изначально погружен в курс дела. Он понимает, что нужно делать и ради какой цели. Таким образом, вы сэкономите время и силы на донесение информации каждому.

Укрепление командного духа
План проекта, который учитывает пожелания и стремления каждого из участников, способствует сплочению коллектива, повышению общей мотивации и стремления к поддержанию команды.

Равенство и открытость
Каждый может высказать своё мнение вне зависимости от ступени на карьерной лестнице. Все стороны имеют возможность внести свой вклад и выразить своё мнение. Общее участие способствует открытости и справедливости.

Многообразие идей и применение совместного опыта
Разнообразие мнений и умений помогает определить различные альтернативы и выбрать наиболее эффективные решения.

Как обеспечить понимание и поддержку плана со стороны всех участников

Не каждый участник может сразу принять и поддержать идею совместного участия в планировании. Некоторые могут возражать и принимать это решение как лишнюю трату времени. «Лучше я свою работу буду делать» — может подумать кто-то из команды.

Справиться с непониманием может помочь создание и поддержка культуры планирования. Каждый в компании или в команде проекта должен понимать, как планирование способствует достижению успеха. Приведём в пример несколько составляющих культуры планирования.

1. Обучение и развитие
Предоставьте команде необходимые знания по планированию и управлению проектами. Для этого вы можете организовать курсы, тренинги, предоставить литературу или другие материалы. Выделите время для погружения в тематику. Это поможет лучше понимать важность планирования и повысит качество планирования в целом.

2. Общение и коммуникация
Общайтесь, обменивайтесь информацией о планах, целях и текущих процессах. Поддерживайте открытый диалог, чтобы каждый участник команды мог поделиться своими идеями, предложениями и опасениями.

3. Лидерство и следование примеру
Каждый специалист по планированию должен служить примером во всех аспектах планирования. Он может посвятить остальных в процесс от постановки целей до детального планирования задач. Лидеры должны поддерживать культуру планирования, выступать в роли координаторов и помогать всей команде достигать успеха.

4. Признание вклада каждого в общее дело
Цените вклад каждого в процесс планирования и принимайте решения совместно. Положительное подкрепление и поощрение могут стимулировать участников поддерживать и активно участвовать в планировании.

5. Равенство решений и мнений
Постарайтесь избавиться от правила «Начальник всегда прав». Принимайте решения из-за их рациональности и правильности, а не из-за статуса или должности того, кто их предлагает.

Заключение: значение принципов планирования для успеха любого проекта

Принципы планирования способствуют повышению эффективности каждого проекта. Руководствуясь принципами планирования, вы можете составить более качественный план.

Принципы помогают лучше понимать возможные проблемы и максимизировать ваши шансы на успех. А составить план с учётом всех этих принципов для любого вашего проекта поможет Аванплан.

Хотите узнавать больше о жизни и работе в айтишечке?

Следите за анонсами новых статей в нашем Telegram-канале
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team, автор статей
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team
8 сентября 2023 г.

Другие статьи