Основные принципы планирования: что это и как их применять в менеджменте и в жизни

Планирование помогает навести порядок в нашей работе, а также управлять ресурсами и следить за тем, как мы продвигаемся.

Любой проект, у которого есть план, повышает свои шансы на успех. Как пелось в одной известной песне: «И у меня на это 5 причин».

1. Постановка целей и фокус на них
План помогает определить чёткие цели и сфокусироваться на их достижении. Планы с поставленными целями помогают устанавливать приоритеты и выбирать наиболее важные задачи, способствующие достижению успеха.

2. Понимание следующих действий и прогресса
Составление плана помогает определить шаги для достижения успеха. Тем самым не возникнет вопросов, что делать дальше — просто делаем всё по плану. Конкретные шаги также помогают нам увидеть прогресс в достижении результатов и почувствовать свою результативность, подкрепить мотивацию.

3. Определение необходимых ресурсов
Планирование помогает определить, какие ресурсы понадобятся для достижения поставленных целей. Мы можем предусмотреть заранее, сколько потребуется денег, времени, инструментов и людей для претворения плана в жизнь. Тем самым мы можем выбрать более простой, дешёвый, быстрый и правильный путь.

4. Управление временем
Когда мы заранее знаем, какие задачи и в какой последовательности мы должны выполнить, мы можем более эффективно распределять наше время. Это поможет сократить количество срочных задач и вместе с ними избежать лишнего стресса.

5. Избежание рисков и ошибок
При составлении плана заранее продумываются возможные проблемы, которые могут встретиться на пути к достижению целей. Заранее подготовленный план поможет сократить влияние возникающих препятствий или вовсе их избежать.

Планирование помогает нам ориентироваться на цели, повышает эффективность работы, способствует контролю прогресса, позволяет нам руководить ресурсами и готовиться к возможным препятствиям. Без плана мы рискуем потратить силы и ресурсы на бесполезные задачи. А в итоге — не достичь поставленных целей.

Принципы планирования были определены ещё в 19 веке. Создатель этих принципов — Анри Файоль, французский горный инженер. Файоль в течение 30 лет возглавлял крупную горнодобывающую и металлургическую компанию во Франции. Свои знания и практический опыт отразились в его принципах планирования. Спустя некоторое время принципы дополнил в своих трудах американский учётный Рассел Линкольн Акофф.

Разработанные ими принципы не теряют актуальности сегодня и применяются на практике до сих пор. Давайте же рассмотрим, какие основные принципы планирования существуют и изучим каждый из них по отдельности.

Так можно описать принцип системности и единства. Этот принцип помогает обеспечить согласованность и взаимосвязь между планами на разных уровнях.

Например, план отдела должен соответствовать плану всей организации. Ведь каждый отдел должен работать над целями организации в целом и способствовать их достижению.

На примере личного планирования: личный план на неделю должен соответствовать вашему плану на месяц и год. Ведь если вы отклонитесь от более масштабного плана, то не сможете достичь поставленных в нём целей.

Подход, основанный на принципе единства и системности, предусматривает создание единого масштабного плана. Масштабный план объединяет и координирует все планы, созданные на его основе. Такой подход обеспечит согласованность действий на разных уровнях организации и общую работу над масштабными целями.

1. Составьте общий стратегический план, который определяет основные цели и приоритеты компании.
2. Донесите цели компании до каждого сотрудника. Так каждый будет понимать вклад в общее дело и будет более мотивирован на их достижение.
3. Разделите ответственность между подразделениями и сотрудниками. Убедитесь, что за каждую из поставленных целей кто-то несёт ответственность.
4. Обеспечьте прозрачность и доступность плана на всех уровнях. Предоставьте доступ, чтобы каждый мог получить актуальную информацию для своей работы. Это поможет снизить возможность непредсказуемых и неправильных решений.

Принцип системности и единства также применим и при личном планировании. Для его применения вы можете руководствоваться несколькими простыми шагами:

1. Определите свои жизненные цели. Они помогут вам определить, чего на самом деле вы хотите достичь в жизни.
2. Создайте долгосрочный план. Составьте план действий для достижения своих целей на долгосрочной основе. Например, план на ближайший год. Долгосрочный план определит общую картину и ориентир для вас.
3. На основе долгосрочного составьте краткосрочный план. Например, план на месяц, который вы можете уточнить и составить план на неделю. Краткосрочные планы помогут вам оперативно и конкретно планировать свои действия на ближайший период.
4. Убедитесь, что краткосрочный план соответствует долгосрочному. В перспективе несколько выполненных краткосрочных планов должны сложиться в выполнение долгосрочного.

Разработанные планы должны регулярно составляться и непрерывно приходить на смену друг другу. Чтобы как только вы выполнили один план, вы смогли приступить к следующему.

Принцип непрерывности помогает учитывать неопределённость внешней и внутренней среды. Постоянное составление планов помогает уделять время и внимание своим внутренним ценностям, возможностям и внешним обстоятельствам. Таким образом, все планы получаются актуальными и соответствующими вам и вашей области.

Рассмотрим несколько советов, как обеспечить соблюдение принципа непрерывности планирования в вашей компании.

1. Чтобы ваши планы следовали друг за другом, определите периоды для составления планов. Например, план на месяц, квартал или год — для каких из них вы регулярно будете определять цели и сможете организовать процессы
2. Установите регулярные мероприятия для планирования. Совещания или встречи, на которых будет составляться очередной план, должны быть включены в ваш график с заданной периодичностью. Не забывайте об этих встречах и старайтесь их не переносить, чтобы не получить перерыв между планами.

В бизнесе внимание планированию уделяется гораздо чаще, чем в личной жизни. Чаще жизненные обстоятельства склоняют нас забыть и забить на непрерывное составление планов. Мы не заставляем делать это постоянно. Только обратим ваше внимание на некоторые преимущества от регулярного составления планов в личной жизни.

Улучшение продуктивности
Непрерывное планирование помогает на постоянной основе более осознанно использовать своё время и ресурсы. Это способствует повышению продуктивности и эффективности не только на работе, но и за её пределами.

Сокращение стресса и беспорядка
Постоянное планирование в личной жизни помогает избежать чувства хаоса и стресса. Составление планов позволяет предвидеть и предотвращать проблемы. А также добавляет ясность и организованность в вашу жизнь.

Развитие личной организации
Регулярное составление планов способствует развитию навыков организации. Оно поможет вам стать более собранным и ответственным, что может положительно сказаться на других аспектах вашей жизни.

Чтобы планы действительно выполнялись, необходимо постоянно поддерживать их актуальность, адаптировать под ситуацию. В этом заключается принцип гибкости: планы должны корректироваться и обновляться по мере появления новой информации и изменения внешних обстоятельств.

Гибкое планирование позволяет организациям и людям быстро реагировать на различные изменения и приспосабливаться к новым требованиям. Вместо застывания в старых планах и стратегиях, гибкое планирование позволяет быстро переориентироваться и изменить курс в соответствии с возникшей ситуацией. Это позволяет минимизировать потери времени и ресурсов, которые могут возникнуть при жёстком следовании устаревшим планам.

Другой аргумент в пользу гибкого планирования заключается в возможности приспособиться к новым требованиям рынка. Бизнес-модели и потребности клиентов могут изменяться со временем. Гибкое планирование даёт возможность вносить правки в план в ответ на эти изменения. Это помогает организациям оставаться на плаву и быть конкурентоспособными.

Гибкий план — это план, который учитывает внесение изменений. Под влиянием внешних и внутренних факторов может измениться многое. Например, вам понадобится сделать работу быстрее или некоторая работа вообще окажется ненужной.

Чтобы обеспечить гибкость, дадим несколько общих советов, которые подойдут и для составления планов организации, и для личных планов.

1. Расставьте приоритеты целям и задачам
Определите, какие цели и задачи более срочные и важные для выполнения. Менее важные могут быть исключены из вашего плана, если это потребуется

2. Включите резервы в свои планы
Ресурсы могут изменяться по мере выполнения планов. Заранее определите резервы на случай, если что-то пойдёт не так. Например, запланируйте немного меньше задач в немного большее количество времени. О том, как грамотно распределить объём, время и ресурсы проекта, можете узнать в статье Что такое треугольник управления проектами и как он поможет вашему проекту

3. Запланируйте регулярное обновление плана
Старайтесь как можно чаще пересматривать план и обновлять его. Организуйте регулярные встречи, на которых вы сможете убедиться в актуальности плана или внести в него изменения. Чем чаще вы это будете делать, тем меньше будут последствия.

4. Следите за прогрессом выполнения
Оценивайте свои результаты и производительность. Если понимаете, что не успеваете сделать всю запланированную работу, вы можете сместить срок или убрать задачи, которые не позволяют уложиться в срок.

В плане должны быть учтены входные данные и имеющиеся ресурсы, чтобы обеспечить успешное выполнение задач и достижение поставленных целей.

Если план действий определить не точно, то что-то может быть не учтено и не выполнено. Из-за чего может пострадать результат, который получится не таким, каким ожидался.

Например, если вы не учли в плане, что сотрудник в этом месяце должен пойти в отпуск, ваши планы могут поплыть. Не будут сделаны все необходимые задачи или срок придётся подвинуть. Не отпускать сотрудника в отпуск в этом случае мы не допускаем.

Или на примере личного планирования: вы не учли, что должны сегодня забрать ребёнка с занятий. Из-за этого сможете сделать не все свои задачи, которые запланировали изначально.

Чтобы ваш план был достаточно точным, старайтесь максимально учесть все известные вам нюансы. Какие именно нюансы вам понадобится учесть и что ещё вы можете сделать для составления точного плана? Дадим несколько советов для этого понимания.

1. Изучите обстановку
Изучите рынок, конкурентов и проанализируйте, какие прослеживаются тренды в вашей отрасли. При составлении плана отталкивайтесь от имеющейся у вас информации.

2. Определите имеющиеся ресурсы
Определите ресурсы, которые у вас есть для реализации плана. Учтите финансы, время сотрудников, материалы, инструменты и знания. Не пытайтесь включить в план больше, чем у вас есть. Если вы хотите сделать что-то новое или в незнакомых обстоятельствах, включите в план общее погружение в новую предметную область.

3. Декомпозируйте задачи
Разбейте план на этапы, а этапы — на задачи. Постарайтесь сделать каждую задачу как можно меньше, чтобы точнее определить общий объём работы и проще отслеживать прогресс.

4. Проанализируйте реалистичность планов
Определите, насколько реалистично реализовать ваш план с имеющимися ресурсами в поставленный срок. Учитывайте опыт команды из предыдущих проектов.

Личные планы тоже должны быть достаточно точными. Это поможет вам лучше понимать имеющееся время и ваши возможности. Составили для вас несколько простых советов для составления достаточно точных личных планов.

1. Определите внешние факторы
Что может повлиять на исполнение вашего плана? Изучите и учтите внешние факторы, которые могут помочь или помешать. Например, погода, пробки или обязанности в других ваших сферах жизни.

2. Разбейте план на мелкие шаги
Чтобы достичь целей проще, определите набор мелких шагов для их достижения. Зафиксируйте эти шаги, чтобы не забыть их отслеживать. В блокноте, календаре или приложении для управления задачами (например, Аванплан).

3. Будьте реалистичными
Будьте реалистичными в отношении своих возможностей и времени, которое у вас есть. Не перегружайте себя и определите приоритеты – что является наиболее важным и срочным.

4. Учтите время для перерывов и отдыха
Не старайтесь составить план, где вы работаете и трудитесь 24 на 7. Оставьте время для отдыха, перерывов, чтобы избежать лишнего стресса.

Принцип участия обеспечивает многообразие точек зрения. Это может помочь определить как важные задачи в плане, так и возможные проблемы. При этом чем больше различаются точки зрения, тем больше альтернативных вариантов может быть предложено.

Этот принцип больше относится к рабочим проектам. Хотя если в вашем личном проекте участвует несколько человек, то и для него принцип участия тоже применим.

Принцип участия хорошо изложен в книге Рида Хастингса и Эрина Мейера «Никаких правил. Уникальная культура Netflix». Советуем почитать, если вам интересна культура организации творческих, разносторонних и свободных сотрудников.

Подход применения принципа участия, например, используется в методике управления проектами Scrum. Каждый участник Scrum-команды принимает участие в планировании. Совместно принимается решение о задачах и проблемах на пути к достижению поставленных целей.

Активное участие в процессе планирования может принести пользу как проекту, так и команде, работающей над проектом. Отразим лишь некоторые из преимуществ.

Упрощение процесса обмена информацией
Если каждый участник участвует в планировании, то он изначально погружен в курс дела. Он понимает, что нужно делать и ради какой цели. Таким образом, вы сэкономите время и силы на донесение информации каждому.

Укрепление командного духа
План проекта, который учитывает пожелания и стремления каждого из участников, способствует сплочению коллектива, повышению общей мотивации и стремления к поддержанию команды.

Равенство и открытость
Каждый может высказать своё мнение вне зависимости от ступени на карьерной лестнице. Все стороны имеют возможность внести свой вклад и выразить своё мнение. Общее участие способствует открытости и справедливости.

Многообразие идей и применение совместного опыта
Разнообразие мнений и умений помогает определить различные альтернативы и выбрать наиболее эффективные решения.

Не каждый участник может сразу принять и поддержать идею совместного участия в планировании. Некоторые могут возражать и принимать это решение как лишнюю трату времени. «Лучше я свою работу буду делать» — может подумать кто-то из команды.

Справиться с непониманием может помочь создание и поддержка культуры планирования. Каждый в компании или в команде проекта должен понимать, как планирование способствует достижению успеха. Приведём в пример несколько составляющих культуры планирования.

1. Обучение и развитие
Предоставьте команде необходимые знания по планированию и управлению проектами. Для обучения вы можете организовать курсы, тренинги, предоставить литературу или другие материалы. Выделите время для погружения в тематику. Это поможет лучше понимать важность планирования и повысит качество планирования в целом.

2. Общение и коммуникация
Общайтесь, обменивайтесь информацией о планах, целях и текущих процессах. Поддерживайте открытый диалог, чтобы каждый участник команды мог поделиться своими идеями, предложениями и опасениями.

3. Лидерство и следование примеру
Каждый специалист по планированию должен служить примером во всех аспектах планирования. Он может посвятить остальных в процесс от постановки целей до детального планирования задач. Лидеры должны поддерживать культуру планирования, выступать в роли координаторов и помогать всей команде достигать успеха.

4. Признание вклада каждого в общее дело
Цените вклад каждого в процесс планирования и принимайте решения совместно. Положительное подкрепление и поощрение могут стимулировать участников поддерживать и активно участвовать в планировании.

5. Равенство решений и мнений
Постарайтесь избавиться от правила «Начальник всегда прав». Принимайте решения из-за их рациональности и правильности, а не из-за статуса или должности того, кто их предлагает.

Принципы планирования способствуют повышению эффективности каждого проекта. Руководствуясь принципами планирования, вы можете составить более качественный план.

Принципы помогают лучше понимать возможные проблемы и максимизировать ваши шансы на успех. А составить план с учётом всех этих принципов для любого вашего проекта поможет Аванплан.