Основные принципы планирования: что это и как их применять в менеджменте и в жизни

Любой проект, у которого есть план, повышает свои шансы на успех. Как пелось в одной известной песне: «И у меня на это 5 причин».

Разработанные ими принципы не теряют актуальности сегодня и применяются на практике до сих пор. Давайте же рассмотрим, какие основные принципы планирования существуют и изучим каждый из них по отдельности.

Например, план отдела должен соответствовать плану всей организации. Ведь каждый отдел должен работать над целями организации в целом и способствовать их достижению.

На примере личного планирования: личный план на неделю должен соответствовать вашему плану на месяц и год. Ведь если вы отклонитесь от более масштабного плана, то не сможете достичь поставленных в нём целей.

Подход, основанный на принципе единства и системности, предусматривает создание единого масштабного плана. Масштабный план объединяет и координирует все планы, созданные на его основе. Такой подход обеспечит согласованность действий на разных уровнях организации и общую работу над масштабными целями.

1. Составьте общий стратегический план, который определяет основные цели и приоритеты компании.
2. Донесите цели компании до каждого сотрудника. Так каждый будет понимать вклад в общее дело и будет более мотивирован на их достижение.
3. Разделите ответственность между подразделениями и сотрудниками. Убедитесь, что за каждую из поставленных целей кто-то несёт ответственность.
4. Обеспечьте прозрачность и доступность плана на всех уровнях. Предоставьте доступ, чтобы каждый мог получить актуальную информацию для своей работы. Это поможет снизить возможность непредсказуемых и неправильных решений.

Принцип системности и единства также применим и при личном планировании. Для его применения вы можете руководствоваться несколькими простыми шагами:

1. Определите свои жизненные цели. Они помогут вам определить, чего на самом деле вы хотите достичь в жизни.
2. Создайте долгосрочный план. Составьте план действий для достижения своих целей на долгосрочной основе. Например, план на ближайший год. Долгосрочный план определит общую картину и ориентир для вас.
3. На основе долгосрочного составьте краткосрочный план. Например, план на месяц, который вы можете уточнить и составить план на неделю. Краткосрочные планы помогут вам оперативно и конкретно планировать свои действия на ближайший период.
4. Убедитесь, что краткосрочный план соответствует долгосрочному. В перспективе несколько выполненных краткосрочных планов должны сложиться в выполнение долгосрочного.

Принцип непрерывности помогает учитывать неопределённость внешней и внутренней среды. Постоянное составление планов помогает уделять время и внимание своим внутренним ценностям, возможностям и внешним обстоятельствам. Таким образом, все планы получаются актуальными и соответствующими вам и вашей области.

Рассмотрим несколько советов, как обеспечить соблюдение принципа непрерывности планирования в вашей компании.

1. Чтобы ваши планы следовали друг за другом, определите периоды для составления планов. Например, план на месяц, квартал или год — для каких из них вы регулярно будете определять цели и сможете организовать процессы
2. Установите регулярные мероприятия для планирования. Совещания или встречи, на которых будет составляться очередной план, должны быть включены в ваш график с заданной периодичностью. Не забывайте об этих встречах и старайтесь их не переносить, чтобы не получить перерыв между планами.

В бизнесе внимание планированию уделяется гораздо чаще, чем в личной жизни. Чаще жизненные обстоятельства склоняют нас забыть и забить на непрерывное составление планов. Мы не заставляем делать это постоянно. Только обратим ваше внимание на некоторые преимущества от регулярного составления планов в личной жизни.

Гибкое планирование позволяет организациям и людям быстро реагировать на различные изменения и приспосабливаться к новым требованиям. Вместо застывания в старых планах и стратегиях, гибкое планирование позволяет быстро переориентироваться и изменить курс в соответствии с возникшей ситуацией. Это позволяет минимизировать потери времени и ресурсов, которые могут возникнуть при жёстком следовании устаревшим планам.

Другой аргумент в пользу гибкого планирования заключается в возможности приспособиться к новым требованиям рынка. Бизнес-модели и потребности клиентов могут изменяться со временем. Гибкое планирование даёт возможность вносить правки в план в ответ на эти изменения. Это помогает организациям оставаться на плаву и быть конкурентоспособными.

Гибкий план — это план, который учитывает внесение изменений. Под влиянием внешних и внутренних факторов может измениться многое. Например, вам понадобится сделать работу быстрее или некоторая работа вообще окажется ненужной.

Чтобы обеспечить гибкость, дадим несколько общих советов, которые подойдут и для составления планов организации, и для личных планов.

В плане должны быть учтены входные данные и имеющиеся ресурсы, чтобы обеспечить успешное выполнение задач и достижение поставленных целей.

Если план действий определить не точно, то что-то может быть не учтено и не выполнено. Из-за чего может пострадать результат, который получится не таким, каким ожидался.

Например, если вы не учли в плане, что сотрудник в этом месяце должен пойти в отпуск, ваши планы могут поплыть. Не будут сделаны все необходимые задачи или срок придётся подвинуть. Не отпускать сотрудника в отпуск в этом случае мы не допускаем.

Или на примере личного планирования: вы не учли, что должны сегодня забрать ребёнка с занятий. Из-за этого сможете сделать не все свои задачи, которые запланировали изначально.

Чтобы ваш план был достаточно точным, старайтесь максимально учесть все известные вам нюансы. Какие именно нюансы вам понадобится учесть и что ещё вы можете сделать для составления точного плана? Дадим несколько советов для этого понимания.

Личные планы тоже должны быть достаточно точными. Это поможет вам лучше понимать имеющееся время и ваши возможности. Составили для вас несколько простых советов для составления достаточно точных личных планов.

Принцип участия обеспечивает многообразие точек зрения. Это может помочь определить как важные задачи в плане, так и возможные проблемы. При этом чем больше различаются точки зрения, тем больше альтернативных вариантов может быть предложено.

Этот принцип больше относится к рабочим проектам. Хотя если в вашем личном проекте участвует несколько человек, то и для него принцип участия тоже применим.

Принцип участия хорошо изложен в книге Рида Хастингса и Эрина Мейера «Никаких правил. Уникальная культура Netflix». Советуем почитать, если вам интересна культура организации творческих, разносторонних и свободных сотрудников.

Подход применения принципа участия, например, используется в методике управления проектами Scrum. Каждый участник Scrum-команды принимает участие в планировании. Совместно принимается решение о задачах и проблемах на пути к достижению поставленных целей.

Активное участие в процессе планирования может принести пользу как проекту, так и команде, работающей над проектом. Отразим лишь некоторые из преимуществ.

Не каждый участник может сразу принять и поддержать идею совместного участия в планировании. Некоторые могут возражать и принимать это решение как лишнюю трату времени. «Лучше я свою работу буду делать» — может подумать кто-то из команды.

Справиться с непониманием может помочь создание и поддержка культуры планирования. Каждый в компании или в команде проекта должен понимать, как планирование способствует достижению успеха. Приведём в пример несколько составляющих культуры планирования.

Принципы планирования способствуют повышению эффективности каждого проекта. Руководствуясь принципами планирования, вы можете составить более качественный план.

Принципы помогают лучше понимать возможные проблемы и максимизировать ваши шансы на успех. А составить план с учётом всех этих принципов для любого вашего проекта поможет Аванплан.