Что такое планирование проекта: определение, этапы процесса и полезные советы

Другими словами, планирование помогает найти ответы на вопросы:
— «Что делать?»
— «Что для этого нужно?»
— «Зачем это нужно?»
— «Кто за всё это будет отвечать?»
— «Когда всё это должно быть сделано?»
— «Что может нам помешать всё это сделать?»

План проекта похож на маршрут. Например, вы хотите добраться из пункта А в пункт Б. В жизни эта задача может оказаться сложнее, чем в школьной задаче по математике. Например, у вас есть много способов передвижения: пешком, на машине, на велосипеде, может даже на лодке или самолёте. У вас есть определённые жизненные условия и препятствия: успеть вовремя, не попасть по пути в пробку, добраться живым и здоровым, с ухоженным видом. И ещё много других нюансов.

Процесс планирования отвечает за определение всевозможных нюансов заранее. А также помогает определить самый оптимальный путь: чтобы уложиться в бюджет, в поставленные сроки и справиться минимальными усилиями.

Планирование делает ваш проект более понятным, наводит порядок в нём и избавляет от хаоса. Вам и вашей команде известно, для чего вы делаете свою работу, кто за что отвечает и когда всё должно быть готово. Когда роли правильно определены, задачи распределены и ресурсы выделены, вы просто работаете в предсказуемой обстановке. И достигаете желаемых результатов без нервов и рисков.

Планирование помогает оптимизировать ваши ресурсы, затраты и помогает составить оптимальный путь, по которому вы будете двигаться. Выбрав правильный путь, вы сможете сэкономить деньги, время и ресурсы.

Также планирование помогает вам поддерживать хорошие отношения с заказчиками. Ведь они получают именно то, что хотят. Вовремя, в хорошем качестве и в рамках бюджета. А значит, что у вас хорошая репутация, которая с каждым проектом укрепляется и растёт.

Всё это происходит неосознанно в нашей голове. И такие повседневные задачи обычно не нуждаются в детальном плане.

Когда у нас есть меньше информации, поможет более подробное планирование. Оно будет начинаться с исследования и сбора требований. Т.е. сначала мы определяем, чего хотим добиться и какие условия у нас для этого есть.

Детальное планирование может быть полезным для проектов, направленных на достижение целей. Особенно если в проекте есть множество заинтересованных: участников, заказчиков и других. В этих случаях планирование помогает структурировать работу, выполнять её сплочённо, согласовывать предстоящие действия и держать всех в курсе событий, условий и ограничений.

Проекты небольшого масштаба
Если проект относительно небольшой и простой, то вы можете обойтись упрощённой версией плана. Например, написать статью — это совсем не масштабный проект. Но в рамках такого мини-проекта тоже желательно определить цели и задачи, а также поставить срок.

Рутинные и хорошо знакомые вам задачи
Привычные вам задачи, которые вы делаете каждый день, могут не нуждаться в планировании. Например, приведённая выше ситуация с планированием приёма пищи. Для хорошо знакомых задач вам достаточно просто следовать ранее установленным шаблонам или процедурам. Но вы можете подстраховаться и всё-таки определить список задач, чтобы ничего не забыть.

Планирование проекта является полезным для управления и достижения успеха в большинстве проектов. Как на работе, так и в семье, в личном развитии. Поэтому если у вас возникает вопрос «Быть или не быть планированию?», мы отвечаем «Быть!» Поэтому давайте разберём сам процесс планирования: из каких этапов и задач он состоит.

1. Зачем мы это делаем? Постановка целей
2. Что нужно сделать? Определение задач проекта
3. Когда нужно это сделать? Разделение проекта на этапы и назначение сроков
4. Кто за что будет отвечать? Распределение зон ответственности
5. Что нужно для выполнения? Оценка ресурсов
6. Сколько это будет стоить? Определение бюджета
7. Что может пойти не так? Определение потенциальных рисков
8. Все ли согласны с таким планом? Внесение правок и согласование

Разберём каждый пункт чуть подробнее, чтобы лучше понять весь процесс и его результаты.

На этапе принятия решения о запуске проекта у вас уже должны быть определены цели, зачем вы должны сделать этот проект. Перед началом планирования советуем вам уточнить цели и ожидаемые результаты проекта. Для этого дайте ответ на вопрос: Какой результат мы хотим получить по завершению проекта?

Формулируйте цели, используя методику SMART. Согласно ней ваши цели должны быть:

1. Конкретными (Specific)
2. Измеримыми (Measurable)
3. Достижимыми (Attainable)
4. Релевантными (Relevant)
5. Ограниченными по времени (Time-bound)

Для определения целей и ожидаемых результатов вы можете привлечь всех заинтересованных сторон. Все, кому важен результат, должны одинаково понимать ожидания и вместе стремиться к их достижению. Узнайте ожидания клиента, заказчика или куратора проекта. Обсудите их с командой, участвующей в реализации. Придите к соглашению, чтобы «ожидание» и «реальность» совпали и удовлетворили всех.

Сначала необходимо разбить проект на крупные блоки. По функциональности, по зонам ответственности или другим способом. Рассмотрим на примере проекта по приготовлению торта. Мы можем разбить этот проект на этапы процесса приготовления:

• покупка ингредиентов
• приготовление торта
• украшение торта

Далее каждый крупный блок необходимо разбить на более мелкие. И так до тех пор, пока у вас не получатся понятные и простые задачи. На нашем примере может получиться такая структура:

Покупка ингредиентов

• купить продукты: мука, яйца, сахар, сметана, разрыхлитель, масло сливочное
• доставить их до места готовки

Приготовление торта

• приготовить тесто для коржей
• запечь коржи
• приготовить крем
• смазать коржи и составить их друг на друга

Украшение торта

• приготовить украшения
• украсить торт

После того, как вы определили задачи, необходимо определить порядок и зависимости между ними. В нашем примере получился последовательный набор задач. Т.е. мы можем выполнять все пункты по порядку. А можем ли делать что-то параллельно? Это нам подскажут зависимости.

В наших задачах есть зависимость: мы не можем приступить к приготовлению торта, пока не купим все ингредиенты. Значит эти процессы мы не сможем выполнять параллельно. А вот готовить крем, пока выпекаются коржи, мы можем. Эта информация пригодится нам на следующем этапе.

Также важно оценить объём проекта. Мы можем измерить его по сложности или по времени выполнения, если оно точно известно. Например, мы оценим объём работ по приготовлению торта в 2,5 часа: 1 час на покупку, 1 час на приготовление и полчаса на украшение торта. При оценке важно учитывать все задачи, которые мы выделили, и зависимости между ними. Если задач получилось много, то лучше рассчитать оценку для каждой, а затем их сложить.

Это применимо для крупных проектов, где участвует много людей. Если в вашем проекте, например, есть только 1 заказчик и 1 исполнитель, то роли и зоны ответственности дополнительно уточнять не нужно.

Если со стороны заказчика есть много заинтересованных, то важно определить их зоны влияния и принятия решений. Определите, кто в проекте отвечает за финансы, кто за функции, а кто за качество конечного результата. Каждый ответственный должен иметь соответствующие знания и навыки.

При возникновении спорных ситуаций или при конфликте интересов решающую роль будет играть тот, кого назначили ответственным. Это поможет вам сэкономить время, силы и сохранить хорошие отношения.

Со стороны исполнителя также важно определить роли и зоны ответственности. Обычно с определением специалистов по конкретному профилю не бывает проблем. Если ты программист — будешь программировать. Если повар — будешь готовить. А вот сложнее дела обстоят с менеджерами и их обязанностями.

Определите, кто в вашем проекте отвечает за изменения в плане, кто организует встречи, кто распределяет задачи и кто проверяет соответствие результатов ожиданиям. Корректное распределение ролей и обязанностей позволяет предотвратить недопонимание, уменьшает риск дублирования работы и обеспечивает синхронизацию всех участников команды.

Получив привязку задач ко времени, а точнее к датам, мы получаем расписание или календарный план проекта. Разберём его на составные части: дату начала, этапы и срок завершения.

Для начала необходимо определить, когда проект будет начат. Вы можете начать его делать хоть сию же минуту после составления плана. Но иногда для начала может потребоваться дополнительное время. Это может зависеть от сроков поставок, от графика работы или других факторов. Учтите их и определите дату начала проекта.

Следующий важный параметр планирования — это сроки. Сроки очень важны для заказчика, чтобы он понимал, когда сможет использовать результат вашей работы. А исполнителям срок поможет сохранять мотивацию, избежать стресса и реализовать свой план до конца.

Определить срок проекта бывает сложно. Особенно если проект довольно масштабный. Для этого проект можно разделить на этапы. Каждый из этапов должен предоставлять некоторый ощутимый результат работы. И чем детальнее будет ваше разделение, тем проще будет отследить прогресс и чувствовать успешное движение вперёд.

Срок может быть установлен для всего проекта и для каждого из его этапов, контрольных точек. Следите за тем, чтобы сроки были связаны с объёмом работы и были достижимыми и реалистичными. И не забудьте о возможных зависимостях в задачах: возможность их распараллелить или необходимость выполнять их последовательно.

Затем оцените, что из этого вы уже можете использовать, а что необходимо найти, купить, взять в аренду, договориться и т. п.

Если речь о людях, подумайте, какой состав команды вам потребуется. Ответьте на следующие вопросы, которые помогут вам лучше оценить человеческие ресурсы проекта:

• Все ли необходимые специалисты у вас есть?
• Хватит ли их знаний и навыков для работы?
• Кого вы можете привлечь со стороны или нанять в команду?

Распределите обязанности и роли в команде. А затем определите задачи или наборы задач, которые эти люди будут выполнять в вашем проекте.

Обратите внимание, что ресурсы могут повлиять на объём и на срок, который мы определили выше. Например, команда из высококлассных специалистов сможет справиться с работой быстрее, чем команда новичков.

Опытный кондитер потратит на приготовление торта меньше времени, чем тот, кто готовит его впервые. Подумайте, сможет ли вам кто-то помочь с готовкой или закупкой продуктов. Или есть ли у вас на примете эксперт, который знает секреты приготовления и поможет вам полезными советами.

Помимо человеческих ресурсов нам в проекте могут понадобиться и другие вспомогательные средства. Например, компьютеры, специальные программы, станки, бумага и прочее. Вам необходимо учесть их в плане, чтобы корректно оценить ваши возможности и ограничения.

Для приготовления торта мало только ваших рук. Вам может понадобиться рецепт, посуда, миксер, духовка, фартук, прихватки и другие средства.

Оцените, что у вас имеется, а что нужно найти или приобрести. Без чего вы можете обойтись, а без чего не справитесь. Можете ли вы с помощью дополнительных инструментов сделать свой процесс проще и эффективнее?

Например, если вы найдёте более простой рецепт, то вам понадобится меньше сил на готовку. А может вы захотите купить духовку новой модели, которая быстрее нагревается и сокращает ваш процесс готовки. А может, в вашем распоряжении есть 3D-принтер, который съедобными чернилами умеет печатать торты за 5 минут? Тогда другие инструменты и материалы могут стать вообще не нужны.

После определения ресурсов вернитесь к сроку и объёму и уточните их. Подумайте, насколько реалистично такой командой справиться с проектом в установленный срок. И если план оказался нереалистичным или же наоборот слишком простым, скорректируйте состав задач, сроки или свои ресурсы.

Выбирайте тот вариант плана, который вам по карману и вас устраивает. Сколько денег вы или заказчик готовы потратить на исполнение плана? Заранее обсудите эту сумму, чтобы составлять планы грамотно.

Например, если у вас в кармане 500 рублей, то вы сразу будете понимать, что космический корабль задействовать в вашем проекте не получится. Соответственно, вы будете принимать решения относительно тех ограничений, которые определены заранее.

Оцените стоимость всех необходимых ресурсов. Вписывается ли эта сумма в ваш бюджет? Если нет, то постарайтесь найти альтернативные способы добиться того же результата. Например, сократите объём работы, измените срок, найдите дополнительные ресурсы или вообще поменяйте план.

Если вам кажется, что 500 рублей на ингредиенты для торта — это дорого, попробуйте найти другой вариант. Если вам важно само наличие торта (зависит от поставленной вами цели), то может быть проще купить торт в магазине? Это сэкономит вам не только деньги, но и время.

Когда вы определились с ресурсами и уложились в ограничения, ваш бюджет проекта готов. Стоимость вложений в ресурсы и будет бюджетом.

Но для надёжности учтите в бюджете некоторый запас на непредвиденные расходы. Например, если вы потратите больше ресурсов, чем изначально планировалось, вы можете использовать запас.

Для приготовления торта в магазине не оказалось нужных продуктов. Коржи сгорели. Сметана оказалась просроченной. Торт развалился на части и упал на пол. Всё это риски.

Но не только что-то негативное может быть риском. Иногда случается и что-то позитивное. Например, продукты в магазине со скидками обошлись вам дешевле. Или к вам пришёл гость и принёс уже готовый торт.

Чтобы ваш план был выполнен и риски не могли ему навредить, необходимо проанализировать все возможные альтернативные сценарии. Оцените их и запланируйте, как вы будете реагировать на риски.

Вот наш план реагирования на риски. Если в одном магазине не окажется продуктов, подберите другой поблизости, где вы купите всё необходимое. Вы проверите все сроки годности в магазине. Подберёте максимально удобную посуду, будете следить за духовкой и не будете пускать кошку на кухню, чтобы ингредиенты остались в целости и сохранности. А также позвоните своим гостям и узнаете, не хотят ли они принести торт к вам в гости.

Сведите всю подготовленную информацию в единый план. Итак, вот что в итоге должно в нём содержаться:

• цель проекта
• содержание работ: задачи, их порядок и зависимости
• роли и зоны ответственности в проекте
• даты начала и окончания проекта, его этапов
• необходимые ресурсы: команда, инструменты, расходные материалы
• риски и действия по их предотвращению

Не бойтесь вносить изменения в план. Чем больше времени и внимания вы уделите плану на самых первых этапах проекта, тем меньше ошибок вы совершите позднее. И тем более качественным будет ваш процесс и конечный результат.

Когда план готов, предоставьте его для окончательного утверждения. Если того требует процесс, оформите и подпишите всю необходимую документацию. Убедитесь, что выделен бюджет на ваш проект и приступайте к его реализации.

Все параметры вашего плана должны гармонично сочетаться между собой: объём, срок (время) и бюджет (стоимость). При изменении одного из них, должны изменяться и остальные. Об этом гласит модель треугольника управления проектами. Познакомьтесь с его правилами. Он поможет вам принимать взвешенные проектные решения, правильно реагировать на изменения и избегать неприятных последствий.

Ваш план не будет идеальным, ведь очень сложно предусмотреть всё, везде и сразу. Поэтому не бойтесь изменений. Они могут возникать как в процессе планирования, так и в процессе реализации проекта.

В нашем меняющемся мире мы должны быть гибкими, как и наши планы. Не высекайте план в камне. Будьте готовы поменять направление, внести коррективы. Или даже составить новый план, если того потребуют обстоятельства.

Определите, как команда проекта и заинтересованные стороны будут общаться между собой и обмениваться информацией. Если договориться об этих правилах заранее, вы сможете избежать недопонимания, лишних трат времени и других проблем.

Планирование — уже довольно изученная область. И в этой области уже определены свои правила. Они сформулированы как принципы планирования. Ознакомьтесь с этими правилами и совершенствуйте свои навыки планирования.

Правильно намеченный путь в результате планирования поможет вам сделать всё, что необходимо. При этом использовать время, деньги и другие ресурсы максимально эффективно и избежать рисков и проблем. В результате чего успешный план проекта поможет вам достичь поставленных целей.

С правильно составленным планом вы сможете добиться успехов в разных сферах жизни. Продвинуться по карьере, улучшить своё здоровье, отношения с близкими, изучить что-то новое.

Планируйте и действуйте. Не бойтесь двигаться вперёд, к своим целям. Будьте лучшей версией себя. А эффективно планировать и становиться лучше вам поможет Аванплан.