Moroz Team

Как всё успевать и нужно ли это: секреты управления временем и личной эффективностью

Звон будильника с утра. Впереди новый день, когда снова придётся бежать, спешить и стремиться успеть сделать всё. Мы, Moroz Team, в этой статье раскроем секреты, как избавиться от спешки и действительно успевать всё.

О стремлении всё успевать: причины и последствия

Спешка становится неотъемлемой частью жизни современного человека. Нас порой раздражает медлительность других людей, систем и прочего. Мы не любим ждать. Нам хочется, чтобы процессы в жизни протекали быстрее. Почти каждый из нас мечтает о лишнем часе в сутках. Откуда такая тенденция и стремление успевать всё, несмотря ни на что?

Почему люди спешат и ничего не успевают

Вокруг нас царит атмосфера успешного успеха. В современном мире есть некоторая мода на многозадачность и постоянное движение. И нам не хочется отставать: мы пытаемся сделать всё больше и больше. Мы спешим угнаться за другими и спешим достичь собственных завышенных ожиданий.
Спешка и желание всё успевать
Приходится бежать со всех ног, чтобы только остаться на том же месте, а чтобы попасть в другое место, нужно бежать вдвое быстрее.
Льюис Кэрролл «Алиса в Зазеркалье»
Другой причиной спешки является перегруженность информацией. В эпоху цифровой революции люди постоянно погружаются в непрерывный поток информации. Когда вокруг происходит так много всего, у нас появляется ощущение, что мы не успеваем за всем происходящим вокруг. Это может приводить к чувству беспомощности и беспокойства.

И что же получаем в реальности? Склонность к многозадачности оказывается лишь иллюзией продуктивности. Она отвлекает нас от действительно важных задач и увеличивает нагрузку — только бы побольше успеть сделать. Попытки уложить все свои гипер-задачи в 24 часа не могут увенчаться успехом. И поэтому мы чувствуем, что постоянно ничего не успеваем.

Чем желание всё успевать опасно и вредно для самочувствия и личной эффективности

Стремление успеть всё может быть опасным и повлечь за собой последствия
Погоня за стремлением успевать всё может оказаться опасной. Она может не помочь, а лишь навредить вашей эффективности. Принеся вместе с собой ещё и неприятные последствия для вашего самочувствия и здоровья.

Стремление всегда быть эффективным и не давать себе отдыха может привести к хронической усталости, стрессу и даже к заболеваниям, связанным с переутомлением.
Регулярное подавление собственных потребностей, таких как отдых, хобби, личное время, может привести к расстройствам эмоционального и физического состояния.

Излишняя загруженность приводит к потере энергии и может привести к выгоранию. Постоянная спешка и напряжение могут привести к снижению производительности и качества работы. Человек в таком состоянии может чаще допускать ошибки. Ухудшается его способность концентрации, что отрицательно сказывается на результативности и личной эффективности.

Раскрываем секрет: как всё успевать и оставаться в ресурсе

Чтобы избежать неприятных последствий для себя, нужно правильно планировать свою работу и грамотно управлять своим временем. Нужно правильно определять то, что действительно нужно и важно сделать. Также важно уделять время качественному и своевременному отдыху и восстановлению. Поддержание баланса между работой и отдыхом и правильный тайм менеджмент помогут вам сохранить свою продуктивность и успеть все дела.

Разберём конкретные советы по планированию и управлению своим временем. Они помогут вам успевать не всё, а только то, что действительно нужно.

Как начать всё успевать: эффективное планирование и управление временем

Секрет успеха лежит в эффективном планировании. Начать всё успевать поможет составление плана на день, расстановка приоритетов и управление своим временем. Разберём эти и другие советы подробнее, чтобы применять их на практике и повысить личную эффективность.

Правильное планирование задач и дел на каждый день

За формулировкой «успевать всё» кроется один из самых главных вопросов: а что такое это «всё»? Если правильно определить конкретные дела и задачи, которые нужно сделать, ваши шансы «всё успеть» резко повышаются. И сделать это вам поможет ежедневное планирование.

Начинайте составление плана с постановки целей. Опирайтесь на цели, которых вы хотите достичь в ближайшем будущем.
Планирование задач на каждый день помогает успевать всё
И определите задачи, которые помогут вам их достичь.

Когда перед глазами у вас будет понятный состав задач, выберите из них те, которые хотите и можете сделать именно сегодня. Установите им срок: сделать сегодня. И не забывайте о делах и встречах, которые вы назначили ранее.
Ваш личный помощник в ведении планов и задач

Любые планы просто и всегда под рукой с Аванпланом

Ставьте задачи и достигайте своих целей. Доступно в веб-версии или в приложении App Store и Google Play

Расстановка приоритетов: определение срочного и важного

Расстановка приоритетов помогает определить важное и успевать только такие задачи и дела
После того, как вы определили список задач на день, расставьте для них приоритеты. Определите, какие из ваших задач являются наиболее срочными и важными. Несрочные и неважные задачи подождут. Либо станут ненужными и уйдут из ваших планов насовсем.

Вот несколько советов, которые помогут вам определять приоритеты проще.
  1. Применяйте закон Парето. Помните, что только 20% усилий приносят 80% результата. А значит в вашем плане только 20% задач по-настоящему нужны и важны. Постарайтесь определить, какие именно.
  2. Если вам сложно определить, какие задачи важнее, попробуйте сделать наоборот: какие задачи наименее важны в вашем плане. Можете ли вы избавиться от этих задач, поручить их кому-то другому или просто отложить?
  3. Научитесь говорить «нет». Нам бывает очень сложно отказаться от каких-то задач. Особенно если они связаны с обязательствами перед другими людьми. Научитесь отказываться от задач, которые вам поручают другие люди. Договаривайтесь и находите компромисс.

Адекватный тайм-менеджмент: как распределить время чтобы все успеть

Итак, ваш состав задач на сегодня готов. Мы определили, что именно должны успеть. Осталось только понять, как именно нам успеть всё это сделать. В этом нам поможет управление временем. Или по-модному тайм менеджмент.

Чтобы управлять временем, стоит его грамотно распределять. Опирайтесь на свои внутренние биоритмы. Они подскажут вам наиболее продуктивное время и время, когда хочется расслабиться и отдохнуть.
Тайм менеджмент, управление временем помогает успевать всё
Самое продуктивное время используйте с умом: уделите его самым сложным и важным задачам. А время, когда вы менее продуктивны, оставьте небольшим и несложным задачам.

Чтобы продуктивное время и оставалось таким, вы можете применить некоторые наши советы:
  1. Избавьтесь от отвлекающих факторов. Если вам мешает шум, найдите для себя более тихое место. Если боитесь отвлечься на перекус, сделайте его заранее. Отключите лишние уведомления, чтобы сохранять внимание только на задачах.
  2. Попробуйте техники управления временем. Например, технику Помодоро: чередование промежутков работы и отдыха. Поставьте таймер на 25 минут и работайте в это время. Когда таймер прозвенит, уделите 5 минут отдыху и позвольте себе отвлечься.
  3. Избегайте многозадачности. Не старайтесь делать несколько дел одновременно. Сосредоточьтесь в одно время только на одной задаче. Поверьте, это лучший способ сделать любую задачу хорошо.
  4. Добавьте немного мотивации. Если вам не хватает энергии на выполнение задачи, постарайтесь её восполнить. Прислушайтесь к себе и отдохните, съешьте что-то вкусное или порадуйте себя другим способом. После такой подзарядки вы справитесь с задачами гораздо лучше.

Применение методов оптимизации работы: как ускорить работу и успеть сделать больше

Методы оптимизации работы с задачами помогают всё успевать
Мы сделали уже достаточно, чтобы успеть все дела: составили план, расставили приоритеты и научились управлять своим временем. Теперь постараемся добавить щепотку советов, которые помогут вам сделать работу эффективнее. И возможно, помогут успеть сделать немного больше.
  1. Разбивайте задачи на небольшие шаги. Сделать одну большую задачу кажется сложнее, чем сделать 5 небольших шагов. Чтобы быстрее продвигаться и не забыть ничего важного, разбейте большое дело на несколько простых шагов. Начинайте с первого шага и порадуйте себя, отметив его выполнение.
  2. Попробуйте делегировать задачи или отдать их на аутсорс. Определите задачи, которые вы могли бы поручить кому-то другому. Своему подчинённому или внешнему исполнителю. Рассчитайте возможные риски и выгоду. Если есть задачи, где ваше время будет дороже, чем время другого исполнителя, поручите эти задачи другому.
  3. Используйте средства автоматизации и удобные инструменты. Найдите программы, сервисы которые помогут сделать некоторую работу за вас автоматически. Например, сформировать отчёт, вести бухгалтерию, составить план по развитию, обработать фотографии. Найдите программное обеспечение на свой вкус и цвет и сэкономьте своё время.

Готовность к изменениям: обновление планов и временных рамок

Не все ваши планы будут выполняться в точности. И вы всё равно иногда что-то не будете успевать. Выключите своего внутреннего перфекциониста и разрешите себе иногда ошибаться.

Немного ошибиться с планом — это нормально. Ведь многие внешние факторы и обстоятельства могут вмешаться и помешать вам. Поэтому просто будьте готовы к изменениям. Обновляйте планы и изменяйте сроки ваших задач
Чтобы всё успевать, нужно быть готовым к изменениям
Чтобы такие изменения происходили реже, попробуйте применять следующие советы:
  1. Не планируйте заранее, что каждый день и час будут продуктивны. Если вы знаете, что сегодня не настроены на супер-эффективную работу и сложные задачи, дайте себе передышку. Например, определите на день только 1 простую задачу, с которой вы точно справитесь
  2. Включайте в свой план запас времени. Вы сможете потратить этот запас на разные форс-мажоры. Понадобилось больше времени на задачу, появилась внезапная задача, которой не было в плане. Или просто потратите это время на ещё один лишний перерыв для восполнения сил.
  3. А если вы наоборот успели всё сделать раньше и готовы поработать ещё? Имейте на такой случай задачи, которым сможете уделить освободившееся время.

Заключение: как всё успевать, не уставать и продолжать жить

Не старайтесь сделать и успеть всё. Намного важнее делать важное. И пусть этих дел и задач будет не так много. Они будут лучше продвигать вас к достижению желаемых целей и результатов.
В часе только 60 минут, в сутках только 24 часа, а в неделе – 168 часов. И как бы вы ни старались, что бы вы ни делали, изменить это вы не в силах. Вы можете только найти наилучший для себя способ действий в рамках того времени, которое вам дано.
Дэйв Креншоу «Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть всё»
Цените своё время. Делайте только важное и достигайте успехов. Управляйте своим временем и будьте продуктивны вместе с Аванпланом.
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team
10 февраля 2024 г.

Узнайте больше о личной продуктивности

Делимся советами и лайфхаками в нашем блоге
    Подпишитесь на нас и узнавайте что-то новое каждую неделю