Основные группы процессов управления проектами: как связаны со стадиями проекта и зачем нужны

Каждый из нас в жизни управляет проектами, даже если не замечает этого. Например, отпуск — это целый проект в нашей жизни. Запланировать его, проконтролировать, что всё идёт по плану — это тоже управление проектом.

Рабочие и личные проекты нуждаются в управлении. Это помогает им не просто существовать, а быть осуществлёнными. То есть получать результаты, ради которых проект был создан.

Управление может происходить явно или даже неосознанно. Для рабочих проектов обычно определяется менеджер или руководитель проекта, который отвечает за результат. В личных проектах мы сами себе руководители. Если осознавать эту ответственность и брать её на себя, проект будет двигаться и достигать своих целей.

Без управления проект может остановиться или вообще быть заброшенным. А чтобы его не забросить, нужно им управлять. Когда и как именно управлять проектом помогают понять группы процессов управления проектом.

Рассмотрим, какие существуют стадии жизненного цикла проекта и как они связаны с группами процессов управления проектом.

Найдите одно отличие. Уже нашли? Да, отличие лишь в группе мониторинга и контроля. И отличие это есть лишь потому, что мониторинг и контроль требуются на каждой стадии проекта. А остальные группы процессов распределены по стадиям один в один. Это означает, что каждый этап проекта нуждается как в общем контроле, так и в управлении, которое свойственно только этому этапу.

Управление по этим группам свойственно как проекту в целом, так и отдельным этапам. Например, вы можете использовать эти процессы управления каждую неделю. Еженедельно ставить цели, составлять план, выполнять и контролировать его, а в конце недели подводить итоги.

Если вы настоящий знаток управления проектами, то для вас мы представим, что о группах процессов управления проектами говорит PMBOK. А более простыми словами расскажем о каждой группе в следующих разделах.

Для принятия решения о запуске проекта важно определить, каким будет проект и кто будет в нём участвовать. Для этого выполняются следующие процессы:

1. Разработка устава проекта
2. Определение заинтересованных сторон

Устав проекта помогает собрать всю необходимую информацию, чтобы дать обоснование: зачем нужно делать этот проект.

Важная часть устава — видение проекта. Видение включает в себя основную суть, цели проекта, причины для его реализации. Перед тем, как приступить к любому проекту, важно определить потребности, желания и критерии успешности. Каких вы ожидаете результатов и как хотите их достичь. Помимо видения устав может включать в себя экономическое обоснование работ, необходимые и имеющиеся ресурсы, ограничения и риски проекта.

Если вы рассматриваете проект в долгосрочной перспективе, в нём заинтересованы разные стороны, уделите внимание составлению и согласованию устава. Каждый должен понимать, зачем проект нужен и что важно для достижения его целей.

Ещё один процесс, который важно выполнить перед началом работы над проектом — определение заинтересованных сторон. Для кого этот проект интересен? Кто будет участвовать в его выполнении? Кто может повлиять на принятие решений? Ответьте на эти вопросы заранее.

1. Определите список людей, которые могут повлиять на ваш проект и будут в нём участвовать
2. Для каждого человека назначьте роль. Определите, за что будет отвечать этот человек в проекте
3. Укажите контакты для связи
4. Предоставьте список для ознакомления всем, кто в нём указан

Составить формальный список важно, если заинтересованные люди не знакомы друг с другом или не имеют доступа к контактам. Если же ваш проект личный, семейный, дружеский, достаточно неформального определения заинтересованных и их ролей.

Планирование — важный этап в жизни проекта. На этом этапе принимаются основные управленческие решения. Поэтому процессов управления планированием очень много. Мы постараемся кратко разобрать основные из них. Они точно пригодятся в ваших проектах.

1. Определение состава работ
2. Оценка стоимости и определение бюджета
3. Определение рисков и составление плана по управлению ими

Чтобы приступить к работе, важно понимать, что именно нужно сделать. В этом как раз помогает определение состава работ. Чтобы определить всё, что вам необходимо сделать, следуйте простым шагам.

1. Разбейте цели на этапы. В конце каждого этапа определите крупные блоки работы, которые должны быть сделаны
2. Каждый этап разбейте на задачи. Чем мельче, тем лучше. Чтобы планировать было проще, начните с детального планирования только первого предстоящего этапа
3. Оцените сложность задач этапа для общей оценки объёма проекта
4. Назначьте сроки для этапов и распределите ответственность

Определение состава работ важно для управления. Так как позволяет понимать, о каком именно элементе работы идёт речь, позволяет делегировать и эффективно использовать ресурсы команды.

Каждый проект требует вложения ресурсов. Этими ресурсами могут быть ваше время, время сотрудников, деньги, инструменты и прочее. Даже если проект не требует вложения ваших денежных средств, он потребует времени на выполнение. А время — деньги, как нам известно.

Любые затраченные ресурсы можно определить в стоимость проекта. Потраченное время вы можете пересчитать в потраченные деньги. Инструменты могут требовать закупки, а сотрудники — оплаты своего труда. Сумма всех запланированных ресурсов складывается в начальную стоимость проекта.

Перед началом проекта существует сумма, которую вы готовы потратить на его выполнение. Это первоначальное представление о бюджете проекта, его ограничение. Отталкиваясь от этой суммы и нужно определять ресурсы проекта. Например, при бюджете 1000 рублей вы не сможете нанять дополнительных сотрудников или вложиться в крутые инструменты, стоимость которых превысит бюджет.

Исходя из запланированной стоимости и начальных ограничений определяется бюджет проекта. Опираясь на эту сумму не только составляется план проекта, но и выполняется управление проектом. Определите её заранее, чтобы грамотно управлять ограничениями проекта.

Определение рисков помогает предотвратить возможные негативные последствия и обеспечить успешное завершение проекта. Риски могут возникнуть из-за различных факторов, таких как изменения требований, технические проблемы, непредвиденные обстоятельства и другие. Заранее их предусмотреть или хотя бы постараться — грамотное управленческое решение.

Чтобы избежать негативных последствий или снизить их вероятность и возможный ущерб, составляется план управления рисками. План помогает не только зафиксировать возможные риски, но и быть готовыми к ним. В плане указываются действия, необходимые для избежания риска или снижения его влияния на успех проекта. Заранее подготовьте «план эвакуации» для вашего проекта, чтобы никто не пострадал и последствия были минимальными.

Даже если ваш проект небольшой, подумайте о возможных рисках. Не обязательно составлять подробный план работы с ними. Главное — быть готовым к тому, что что-то пойдёт не по плану. И чем важнее для вас их избежать, тем больше внимания стоит уделить плану управления рисками.

Управление на этапе выполнения проекта предусматривает процессы, которые помогут выполнять работу эффективнее. В настоящем или в будущем. Рассмотрим основные процессы, которые помогут в этом.

1. Руководство и управление работами проекта
2. Управление знаниями проекта
3. Управление командой и коммуникациями

Управление работами проекта рассмотрим в широком смысле. Работа — это действия для получение результата. Управление работой — это помощь в получении результата с наиболее эффективным использованием ресурсов.

Управление работами проекта позволяет грамотно распределять нагрузку между исполнителями. Или, например, использовать новые инструменты, которые ускоряют или упрощают работу. Важно лишь в этом процессе учитывать затраты и управлять стоимостью, укладываться в выделенный бюджет.

Управление работами также важно, чтобы двигаться в направлении к достижению целей и вовремя корректировать его при необходимости. В процессе исполнения можно не заметить и начать делать не самые важные задачи. Управление подскажет, как использовать ресурсы проекта правильнее.

Процесс управления знаниями часто упускается из виду при выполнении проектов. Однако является важным для работы в команде, для фиксации договорённостей и для принятия важных решений.

Управление знаниями включает в себя документирование требований, ведение протоколов встреч и прочие задачи, которые могут показаться скучными и ненужными. Если просто вести документацию и не обращаться к ней, то этот процесс действительно можно назвать бесполезным. Пользу он начинает приносить тогда, когда вы пытаетесь применять знания в работе, делать выводы и использовать в коммуникации.

Для крупных проектов управление знаниями заключается в документировании важной информации и принятых решений. Небольшие же проекты могут управлять знаниями более простыми способами. Например, сообщения в мессенджере могут быть знаниями вашего проекта. Закреплять важные сообщения — это простой способ отметить важную информацию, с которой должны ознакомиться участники команды.

Любая работа выполняется людьми. Поэтому так важно в каждом проекте уделять внимание команде и взаимодействию. Управление командой включает в себя оценку их деятельности и поиск способов её улучшения. Оценивать можно как команду в целом, так и каждого сотрудника отдельно. Если в результате оценке были выявлены узкие места, необходимо искать и предлагать способы для их решения. Решениями могут стать применение новых методов, обучение, изменение нагрузки или расписания и другие.

Помимо оценки эффективности, важно управлять коммуникациями. Как внутри команды, так и общение с заинтересованными лицами. Важно решать конфликты, регулировать взаимодействия и устанавливать правила для коммуникации.

Управление командой и коммуникациями влияет не только на продуктивность команды и результаты проекта. Также этот процесс позволяет повысить уровень комфорта работы в коллективе, лояльность и мотивацию.

Мониторинг и контроль помогают убедиться в следующем:

• сроки соблюдаются
• команда не выполняет лишних задач
• расходы остаются в рамках бюджета
• все действия способствуют достижению поставленных целей

Каждый элемент проекта, каждое его ограничение может быть взято под контроль. Рассмотрим основные процессы мониторинга и контроля, которые помогают проекту и способствуют достижению его целей.

1. Контроль объёма, сроков, стоимости и качества проекта
2. Контроль и мониторинг рисков проекта
3. Мониторинг коммуникаций и вовлечения заинтересованных сторон

Объём, сроки, стоимость и качество — ограничения проекта, из которых складывается треугольник управления проектом. Контроль этих ограничений позволяет соблюдать баланс между ними и вести проект с грамотной расстановкой приоритетов.

При планировании проекта эти ограничения определяются для всего проекта. Но также важно контролировать эти ограничения на каждом этапе. По мере выполнения задач важно следить за прогрессом работы, определять возможные задержки по срокам, выявлять и устранять лишние расходы и следить за поддержанием должного уровня качества.

Контроль ограничений проекта позволяет обеспечить соответствие результатов проекта установленным требованиям. А также повышает вероятность успешного завершения проекта с соблюдением сроков, бюджета и в установленном объёме и качестве.

Чтобы вовремя среагировать на риски, нужно отслеживать их возникновение, анализировать и оценивать их влияние на выполнение проекта. Это и является основой процесса мониторинга рисков проекта.

В процессе мониторинга рисков могут обнаружиться как запланированные, так и новые риски. Наблюдение за ними позволяет вовремя на них среагировать и предпринять необходимые действия. Таким образом, мониторинг рисков проекта помогает управлять негативными последствиями и повышает вероятность успешного завершения проекта.

Мониторинг коммуникаций включает в себя проверку того, насколько эффективно происходит взаимодействие. Такая оценка позволяет выявить недостатки и внести изменения. Мониторинг коммуникаций повышает степень поддержки проекта, способен предотвратить конфликты и повысить шансы на успех проекта.

Например, в команде может быть недостаточно общения или же наоборот — кто-то настолько перегружен разными связями, что не справляется со своей основной работой. Важно отследить эти проблемы и исправить их, пока они не успели навредить проекту.

Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон также важен для проекта. Если заинтересованные активно участвуют в проекте, не мешая основным задачам и целям, это принесёт проекту пользу.

Глобально процесс завершения на этом этапе и является единственным. Однако мы разделим его на задачи, чтобы разобраться, какие именно функции управления выполняются для каждой из них.

1. Передача результатов
2. Оценка работы и подведение итогов

Важно не только завершить все задачи и работы, запланированные в рамках проекта. По завершении результаты должны быть переданы заказчику или заинтересованным лицам, которые назначены ответственными за приёмку-передачу результатов. Если требуется, также нужно оформить и передать финальную документацию по проекту или этапу.

Важной задачей управления является контроль выполнения всех действий, необходимых для формального завершения. Это позволяет быть уверенным в достижении целей проекта и удовлетворении заказчика и заинтересованных сторон.

При завершении важно не только получить подписи о завершении проекта. Необходимо также подвести итоги работы, которые могут пригодиться для будущих проектов. В этом может помочь процесс ретроспективы.

Ретроспектива позволяет провести комплексный анализ работы, выявить сильные и слабые стороны. В результате такого анализа могут быть определены решения, которые могут быть применены в будущих проектах. Как для поддержания эффективных практик, так и для исправления узких мест процесса.

Понимание групп процессов управления проектами поможет вам чётче понимать, как эффективнее управлять проектом на каждом этапе и стадии проекта. Эффективное управление поможет эффективно выполнять работу на каждом этапе, повысить качество проекта и коммуникации. А работать продуктивнее и управлять проектами проще вам поможет Аванплан.