Что представляет собой веха в управлении проектами и как их определить

Сейчас вехи служат для той же цели, но уже редко обозначаются на дереве или камне. Они используются в управлении проектами. Веха в управлении проектами — это контрольная точка, обозначающая значимое событие в жизни проекта.

Если представить, что проект — это маршрут, то точки на этом маршруте будут вехами. Эти точки важны для выполнения маршрута. Если поменять точки, например, по пути заехать в некоторое место, то маршрут может быть изменён. То есть изменение вех в проекте может повлиять на изменение планов и работ проекта.

Вехами назначают важные встречи, подписания документов, завершения важных этапов работ. Определение вех помогает понимать ключевые события проекта, которые важно не упустить и быть к ним готовыми.

Например, вы можете определить вехой подписание документа о передаче результата работы. Так вы будете понимать, что этапы, задачи проекта должны быть выполнены для достижения этой точки. Иногда она может быть привязана ко времени. Или же веха может быть назначена как завершение большой части работы. Назначая вехи, вы сможете лучше следить за прогрессом работы и контролировать результаты проекта.

В управлении проектами есть несколько терминов, которые схожи с вехами. Чтобы в них не запутаться, давайте разберём их отличия.

Например, вы можете поставить цель прочитать 100 книг за год. Тогда вехами на вашем пути может стать первая прочитанная книга, первые 10 книг и так далее. Эти контрольные точки помогут следить за прогрессом и постепенно двигаться к поставленной цели.

Из предыдущего примера с книгами мы можем разделить наш проект на этапы по полугодиям, кварталам или месяцам. При этом веха, контрольная точка с первой прочитанной книгой по факту может оказаться как на этапе первого месяца, так и по прошествии полугода. Если мы достигнем первой вехи только спустя полгода, нужно будет сделать выводы: стоит ускориться или же изменить конечную цель, чтобы она стала более достижимой.

Например, в проекте по прочтению 100 книг за год каждая книга может быть крупной задачей. А для удобства может быть ещё и декомпозирована: по одной подзадаче на каждую главу книги. Веха может быть контрольной точкой, где мы скажем «10 книг прочитаны». А 10 выполненных задач подскажут вам достижение этой вехи.

Вехи могут назначаться не только для понимания прогресса. Также они могут служить точками для обозначения внутренних мероприятий, событий и даже праздников.

В ходе выполнения проекта могут быть установлены вехи с важными событиями для команды, а не для самого проекта. Например, команде предстоит переезд в другой офис, назначен новогодний корпоратив или просто пятничный тимбилдинг. Такие вехи не будут связаны с ожидаемыми результатами проекта. Но будут очень ожидаемы сотрудниками.

Включение вех в ваш проект помогает определить ключевые моменты достижения результатов. Зная эти моменты, команда будет понимать, к какой следующей точке она движется и какая точка позволит почувствовать маленькую победу над большим проектом.

Определение вех может быть полезно не только команде, но и заинтересованным лицам. О достижении назначенных вех вы можете сообщать всем, кому важен результат проекта. Таким образом, вы будете держать их в курсе и сможете избежать лишних проверок, напоминаний и недопонимания.

Обозначение вех помогает при планировании разделять проект на этапы. Каждый этап может заканчиваться достижением конкретной вехи. Без конкретных контрольных точек выделить эти этапы и соблюсти их сроки бывает сложнее.

Помимо помощи в планировании, вехи помогают контролировать прогресс проекта. Прохождение каждой вехи даёт понимание, что проект движется, и команда работает на результат.

Достижение вех в проекте позволяет понимать, соблюдаются ли сроки проекта и не выходит ли проект за рамки бюджета. Прохождение вехи может подсказать, что команда может не уложиться в обозначенные рамки и ограничения проекта: сроки, объём и бюджет. Таким образом, прохождение вехи — это повод обратить внимание на ограничения проектного треугольника и при необходимости скорректировать планы.

Веха должна быть конкретной, непротиворечивой и чётко определённой. Это важно, чтобы все участники проекта одинаково её понимали и стремились к её достижению.

Веха должна быть измеримой, чтобы можно было определить, достигнута она или нет. Например, она может быть связана с достижением метрик или целей проекта. Убедитесь, что для вехи чётко определены критерии её завершения. Если в команде возникают вопросы и противоречия, вернитесь и уточните определение вехи.

Веха должна быть реалистичной и достижимой. Эта контрольная точка должна быть достигнута в рамках выделенных ресурсов, сроков и других ограничений и требований проекта. Не ставьте слишком амбициозные вехи, которых не сможете достичь.

Веха должна иметь значимость и быть связана с основными целями и результатами проекта. Она может как совпадать с получением ожидаемых результатов, так и косвенно влиять на достижение целей. Например, она может быть направлена на поддержание коллектива. Так или иначе веха должна вносить свой вклад в достижение общих целей проекта.

Определение вех проекта происходит на этапе планирования проекта. Чтобы назначить вехи, необходимо определить изначальные цели проекта и его ограничения.

В качестве вехи в проекте назначают точки, события, которые характеризуются следующим:
— Получение результата по задаче или группе задач критически важно для успеха проекта. Если этого результата не достичь, проект не получится завершить
— Завершение этапа или задачи влияет на итоговый срок проекта. Если дата завершения изменяется, то и срок проекта может быть сдвинут
— Выполнение задачи или группы задач показывает прогресс выполнения всей работы
— Получение результата важно для команды и для заинтересованных лиц

Обратите внимание, что вехи должны соответствовать характеристикам из предыдущего раздела. Таким образом они будут оказывать наибольший эффект на успех проекта.

Чтобы контролировать процесс достижения каждой вехи, определите для них критерии достижения. Эти критерии могут быть привязаны к выполнению определённого этапа или конкретной задачи. Если это так, то следите за процессом выполнения связанных элементов.

Если вехи не связаны с конкретной задачей, запланируйте регулярные проверки статуса их достижения. В зависимости от важности и критичности определите адекватную периодичность для проверки: каждый день, еженедельно, ежемесячно или другую. Регулярные проверки помогут вам вовремя среагировать на любые потенциальные риски и проблемы недостижения вехи.

Если в процессе достижения вехи возникают принципиальные изменения, реагируйте на них. Будьте гибкими и адаптируйте план под возникающие условия. Не забывайте о важности коммуникации и донесения всем заинтересованным информации об изменениях. Перед принятием важных решений, посоветуйтесь с командой и с лицами, которые влияют на принятие решений.

Отслеживание вех позволяет сосредоточиться на важных событиях проекта и увидеть истинное положение вещей. Такой подход может стать более правильным и качественным показателем, чем, например, отслеживание процента выполненных задач проекта.

Вехи служат основой для регулярного обмена информацией о прогрессе проекта. Обмен информацией о процессе достижения каждой вехи способствует поддержанию и улучшению коммуникации в проекте.

Внутри команды проекта вехи помогают определять направление работы. Достижение вехи — это основа для определения приоритетов задач проекта. Каждая веха помогает команде определить, на чём следует сосредоточиться в данный момент и какие задачи важны для её достижения. Это также способствует более ясному планированию и распределению ресурсов.

Обновления прогресса достижения вехи могут предоставляться заинтересованным сторонам, чтобы держать их в курсе прогресса проекта. Это способствует прозрачной и открытой коммуникации с заинтересованными сторонами и устранению возможных несоответствий или разногласий.

Вехи помогают повысить вероятность успешной реализации проекта. Они помогают измерять прогресс, оценивать успех реализации проекта и вовремя реагировать на возникающие риски. А также позволяют эффективнее управлять проектными ограничениями и ресурсами, улучшают коммуникацию в проекте.

Вехи играют важную роль в планировании, контроле и управлении проектом. Они служат ориентиром и структурируют процесс достижения желаемых результатов. Попробуйте использовать вехи в своих проектах. И усильте положительный эффект от их внедрения с умными механизмами прогноза в Аванплане.