Ожидание-реальность: значение и примеры ожидаемых результатов проекта

Результат может быть как материальный, так и нематериальный. Например, результатом может быть как построенное здание или разработанное приложение, так и повышение показателя продаж или удовлетворённости сотрудников.

Ожидаемые результаты определяются на этапе планирования проекта и являются основой для определения задач. Они помогают установить конкретные и измеримые цели и оценить успешность выполнения проекта.

Определить ожидаемые результаты — это самая важная часть при постановке целей. Цель согласно методике SMART должна быть:

• S (Specific) — конкретной
• M (Measurable) — измеримой
• A (Achievable) — достижимой
• R (Relevant) — значимой
• T (Time-bound) — ограниченной во времени

Описание ожидаемых результатов помогает определиться с каждым из параметров SMART-цели:

• Конкретность — наличие конкретного ожидаемого результата
• Измеримость — измерение ожидаемого результата, т.е. в каком размере или количестве он должен быть
• Достижимость — насколько реалистично реализовать ожидаемый результат в текущих условиях
• Значимость — насколько ожидаемый результат соответствует стратегии компании или желаниям и принципам постановщика цели
• Ограниченность во времени — за какое время может быть достигнут ожидаемый результат

Цели, которые оправданы ожидаемыми результатами, помогут вам разработать план действий по их достижению, определить необходимые задачи и ресурсы.

Проект можно считать успешным, если ожидания и реальность совпали. Т.е. ожидаемые результаты воплотились в жизнь. По окончанию проекта проверьте, что у вас получилось в итоге. Сравните результат, который получился с тем, которого вы ожидали, и оцените успешность вашего проекта.

Совпадение ожидания и реальности может вам сказать о качественном планировании и адекватном определении своих возможностей и ресурсов. Но не всегда проект можно назвать успешным. И это нормально. Ведь именно на ошибках, неудачах и строится наш опыт.

Определение ожидаемого результата даже в случае неудачного исхода принесёт вам пользу. Если ожидаемый результат не был достигнут, нужно проанализировать причины неудачи. Например, переоценили свои возможности или не учли внешние факторы. Причины неуспеха помогут внести в процесс изменения, которые помогут вам повысить вероятность успеха в следующих проектах.

Если результат направлен наружу, то его можно назвать внешним. Например, это результаты, которые получат ваши клиенты: новый продукт или услуга, рекламная кампания и прочие. В случае не бизнес, а в личных проектов, внешними результатами может быть организация свидания с партнёром, приготовление завтрака для семьи или покупка игрушки для своего питомца.

Внутренние ожидаемые результаты приносят пользу внутри: внутри вашей организации или внутри самого себя. Например, проведение курса для сотрудников, составление отчётности — это внутренние результаты организации. А снижение веса, посещение выставки или просто улучшение своего настроения и самочувствия — это ваши личные внутренние результаты.

Какие же ожидаемые результаты будут дополнять эту цель? Для увеличения продаж важно не только разработать само приложение. Нужно, чтобы приложение было удобным и позволяло сделать заказ. Нужно, чтобы люди узнали о новом приложении и начали им пользоваться. А также нужно обеспечить качественный сервис при работе с ассортиментом товаров и заказами.

Когда у нас сформировалось видение того, как именно мы хотим достичь поставленной цели, сформируем ожидаемые результаты. Рассмотрим примеры как внешних, так и внутренних результатов этого проекта.

Внешние результаты такого проекта будут влиять на будущих пользователей. Как мы выяснили, пользоваться системой будут не только клиенты-покупатели, но и менеджеры магазина. Значит и наши ожидаемые результаты должны учитывать всех заинтересованных.

Внешние ожидаемые результаты должны быть согласованы с заказчиком. Некоторые из них могут не потребоваться, а какие-то могут быть дополнены или изменены.

Внутренние результаты на примере этого проекта должны учитывать интересы исполнителей-разработчиков. Для них важно обеспечить выполнение проекта и получить оплату за выполненную работу. Поэтому внутренние ожидаемые результаты должны учитывать эти интересы.

По результатам выполнения проекта проверим, что у нас получилось. Например, все внешние результаты достигнуты — мы молодцы! Можем сделать вывод, что деятельность, связанная с разработкой, маркетингом и сопровождением у нас налажена хорошо.

Не хотелось бы такое допускать, но предположим, что внутренние результаты были не так успешны. Например, полученной оплаты едва хватило, чтобы покрыть расходы на фонд оплаты труда. Лишних денег не осталось, прибыли нет — сработали в ноль. Нужно разобраться, почему так получилось. Причиной могло послужить неправильное распределение ресурсов: их потребовалось больше, чем планировали. Значит, чтобы не допустить такого в следующих проектах, необходимо подтянуть навык планирования ресурсов проекта.

Раз уж мы студия разработки, то расскажем о примере проекта, в котором мы можем быть вам полезны: изучить новый язык программирования.

Так почему бы не пополнить свою копилку знаний и стать более востребованным на рынке? Поставим цель: изучить за 3 месяца основы нового языка программирования, которых будет достаточно для применения на практике реальных проектов.

В этот раз начнём с внутренних ожидаемых результатов, так как изучение нового языка программирования прежде всего нужно именно нам. Что мы хотим получить от этого знания? Наверное, узнать что-то новое для себя, понять, что мы можем это сделать. А в качестве бонуса — открыть для себя новые карьерные возможности.

Что-то здесь не так, заметили? Последний ожидаемый результат нельзя назвать конкретным и измеримым. Как же мы в конце проекта сможем его оценить? Чтобы не встать в ступор, дополним этот результат способом измерения. Например, результат прохождения теста на знание языка улучшился после его изучения. Или оценка друга, который имеет опыт разработки на этом языке, составила не менее 4 по пятибалльной шкале.

Внешними потребителями для нашего нового знания могут стать, например, рынок труда и фриланс-площадки. Относительно них и составим примеры наших внешних результатов, которых ожидаем достичь.

Заметьте, что ожидаемые результаты могут не совпадать с конкретными задачами проекта. Отклики на наши новые знания — это то, что мы хотим получить. А что нужно сделать, чтобы их получить — это уже задачи. Например, разместить своё резюме, зарегистрироваться на фриланс-площадке и т.д.

Первый код написан, в резюме добавлены заветные слова о знании нового языка. И даже друг с опытом программирования оценил наши знания на 4 из 5. Внутренних результатов мы достигли — это здорово.

А вот с внешними результатами пока глухо. На фрилансе наши навыки пока не пользуются популярностью, вакансия разработчика пока никого не заинтересовала. Стоит ли заявить, что проект провалился? И когда можно будет так сказать: на следующий день, через неделю или через месяц? Наши ожидаемые результаты не содержали срок выполнения, поэтому сказать точно сложно. Может, наши навыки станут востребованы только через полгода? Сделаем поблажку и скажем, что мы всё равно молодцы. Только лишь в следующий раз придётся уточнить свои ожидания.

Старайтесь определять ожидаемые результаты достаточно точно, чтобы оценить успешность проекта.

Как именно следить за прогрессом? И как вовремя понять, что нужно реагировать и что-то менять? Предложим вам несколько простых рабочих способов.

1. Разбиение работы на этапы
Разделение работы на более мелкие этапы помогает проще оценить прогресс всего проекта. Когда вы завершаете небольшой этап, то видите реальный прогресс и понимаете, сколько ещё работы осталось для достижения ожидаемого результата.

2. Обновление статусов задач
В рамках каждого этапа вы можете вести задачи и обновлять их статусы. Вы можете просто отмечать открытые и закрытые задачи. Их соотношение и будет говорить вам о прогрессе этапа, а с ним — и всего проекта. А можете использовать доску задач и определять прогресс более детально. О том, как работать с доской задач, рассказали в нашей статье Что такое онлайн-доска для управления задачами и как она помогает в работе над проектом

3. Регулярные встречи с командой
Встречи с командой сделают вашу картину прогресса ещё более точной. Вы будете не только понимать, как выполняются задачи. Вы также сможете проще определять текущие проблемы и находить способы их решения. Такие встречи помогают обновлять план работы и при необходимости изменять приоритеты.

4. Использование инструментов прогнозирования
Инструменты прогнозирования помогут вам не только понимать текущее состояние дел, но и позволят заглянуть в будущее. С таким инструментом вы сможете узнать дату, когда действительно сможете завершить всю работу. А с этим знанием сможете проще управлять проектом и принимать важные решения вовремя и при этом более взвешенно.

Сочетание этих способов поможет вам повысить вероятность совпадения реальных результатов и ожиданий, которые вы определили в самом начале проекта.

Ожидаемые результаты чётко указывают, что именно должно быть достигнуто в рамках проекта. Это помогает определить, какие сотрудники или команды будут ответственны за реализацию этих результатов. Конкретные ожидаемые результаты помогают распределить задачи и цели между участниками проекта и сформировать границы ответственности.

Ожидаемые результаты проекта помогают определить, какие ресурсы потребуются для достижения этих результатов. Это позволяет создать более реалистичные планы и определить приоритеты. Чёткое определение ожидаемых результатов также помогает избежать лишних затрат на ненужные задачи и сфокусироваться на ключевых элементах проекта.

Ожидаемые результаты являются ясным и конкретным описанием того, что ожидается от проекта и от команды. Это помогает устранить двусмысленность и неопределенность, что способствует согласованности между участниками проекта. Ясное понимание ожидаемых результатов повышает эффективность коммуникации, вовлечение команду в проект и снижает вероятность ошибок и конфликтов.

Ожидаемые результаты играют важную роль в успешном завершении проекта. Они помогают определить цели и задачи проекта, являются основой для мониторинга прогресса и оценки успеха проекта. Определение ожидаемых результатов также способствует улучшению определения области ответственности и целевых показателей проекта, улучшает планирование и ресурсное распределение, и повышает ясность и согласованность между всеми участниками проекта.

Уделите время определению ожидаемых результатов на начальной стадии проекта и сделайте ваш проект более осознанным, а достижение целей — эффективным. А достигать успеха в любом проекте вам поможет Аванплан.