Ожидание-реальность: значение и примеры ожидаемых результатов проекта

Определить ожидаемые результаты — это самая важная часть при постановке целей. Цель согласно методике SMART должна быть:

• S (Specific) — конкретной
• M (Measurable) — измеримой
• A (Achievable) — достижимой
• R (Relevant) — значимой
• T (Time-bound) — ограниченной во времени

Описание ожидаемых результатов помогает определиться с каждым из параметров SMART-цели:

• Конкретность — наличие конкретного ожидаемого результата
• Измеримость — измерение ожидаемого результата, т.е. в каком размере или количестве он должен быть
• Достижимость — насколько реалистично реализовать ожидаемый результат в текущих условиях
• Значимость — насколько ожидаемый результат соответствует стратегии компании или желаниям и принципам постановщика цели
• Ограниченность во времени — за какое время может быть достигнут ожидаемый результат

Цели, которые оправданы ожидаемыми результатами, помогут вам разработать план действий по их достижению, определить необходимые задачи и ресурсы.

Проект можно считать успешным, если ожидания и реальность совпали. Т.е. ожидаемые результаты воплотились в жизнь. По окончанию проекта проверьте, что у вас получилось в итоге. Сравните результат, который получился с тем, которого вы ожидали, и оцените успешность вашего проекта.

Совпадение ожидания и реальности может вам сказать о качественном планировании и адекватном определении своих возможностей и ресурсов. Но не всегда проект можно назвать успешным. И это нормально. Ведь именно на ошибках, неудачах и строится наш опыт.

Определение ожидаемого результата даже в случае неудачного исхода принесёт вам пользу. Если ожидаемый результат не был достигнут, нужно проанализировать причины неудачи. Например, переоценили свои возможности или не учли внешние факторы. Причины неуспеха помогут внести в процесс изменения, которые помогут вам повысить вероятность успеха в следующих проектах.

Внешние результаты такого проекта будут влиять на будущих пользователей. Как мы выяснили, пользоваться системой будут не только клиенты-покупатели, но и менеджеры магазина. Значит и наши ожидаемые результаты должны учитывать всех заинтересованных.

Внешние ожидаемые результаты должны быть согласованы с заказчиком. Некоторые из них могут не потребоваться, а какие-то могут быть дополнены или изменены.

Внутренние результаты на примере этого проекта должны учитывать интересы исполнителей-разработчиков. Для них важно обеспечить выполнение проекта и получить оплату за выполненную работу. Поэтому внутренние ожидаемые результаты должны учитывать эти интересы.

По результатам выполнения проекта проверим, что у нас получилось. Например, все внешние результаты достигнуты — мы молодцы! Можем сделать вывод, что деятельность, связанная с разработкой, маркетингом и сопровождением у нас налажена хорошо.

Не хотелось бы такое допускать, но предположим, что внутренние результаты были не так успешны. Например, полученной оплаты едва хватило, чтобы покрыть расходы на фонд оплаты труда. Лишних денег не осталось, прибыли нет — сработали в ноль. Нужно разобраться, почему так получилось. Причиной могло послужить неправильное распределение ресурсов: их потребовалось больше, чем планировали. Значит, чтобы не допустить такого в следующих проектах, необходимо подтянуть навык планирования ресурсов проекта.

В этот раз начнём с внутренних ожидаемых результатов, так как изучение нового языка программирования прежде всего нужно именно нам. Что мы хотим получить от этого знания? Наверное, узнать что-то новое для себя, понять, что мы можем это сделать. А в качестве бонуса — открыть для себя новые карьерные возможности.

Что-то здесь не так, заметили? Последний ожидаемый результат нельзя назвать конкретным и измеримым. Как же мы в конце проекта сможем его оценить? Чтобы не встать в ступор, дополним этот результат способом измерения. Например, результат прохождения теста на знание языка улучшился после его изучения. Или оценка друга, который имеет опыт разработки на этом языке, составила не менее 4 по пятибалльной шкале.

Внешними потребителями для нашего нового знания могут стать, например, рынок труда и фриланс-площадки. Относительно них и составим примеры наших внешних результатов, которых ожидаем достичь.

Заметьте, что ожидаемые результаты могут не совпадать с конкретными задачами проекта. Отклики на наши новые знания — это то, что мы хотим получить. А что нужно сделать, чтобы их получить — это уже задачи. Например, разместить своё резюме, зарегистрироваться на фриланс-площадке и т.д.

Первый код написан, в резюме добавлены заветные слова о знании нового языка. И даже друг с опытом программирования оценил наши знания на 4 из 5. Внутренних результатов мы достигли — это здорово.

А вот с внешними результатами пока глухо. На фрилансе наши навыки пока не пользуются популярностью, вакансия разработчика пока никого не заинтересовала. Стоит ли заявить, что проект провалился? И когда можно будет так сказать: на следующий день, через неделю или через месяц? Наши ожидаемые результаты не содержали срок выполнения, поэтому сказать точно сложно. Может, наши навыки станут востребованы только через полгода? Сделаем поблажку и скажем, что мы всё равно молодцы. Только лишь в следующий раз придётся уточнить свои ожидания.

Старайтесь определять ожидаемые результаты достаточно точно, чтобы оценить успешность проекта.

Как именно следить за прогрессом? И как вовремя понять, что нужно реагировать и что-то менять? Предложим вам несколько простых рабочих способов.

Сочетание этих способов поможет вам повысить вероятность совпадения реальных результатов и ожиданий, которые вы определили в самом начале проекта.

Ожидаемые результаты чётко указывают, что именно должно быть достигнуто в рамках проекта. Это помогает определить, какие сотрудники или команды будут ответственны за реализацию этих результатов. Конкретные ожидаемые результаты помогают распределить задачи и цели между участниками проекта и сформировать границы ответственности.

Ожидаемые результаты проекта помогают определить, какие ресурсы потребуются для достижения этих результатов. Это позволяет создать более реалистичные планы и определить приоритеты. Чёткое определение ожидаемых результатов также помогает избежать лишних затрат на ненужные задачи и сфокусироваться на ключевых элементах проекта.

Ожидаемые результаты являются ясным и конкретным описанием того, что ожидается от проекта и от команды. Это помогает устранить двусмысленность и неопределенность, что способствует согласованности между участниками проекта. Ясное понимание ожидаемых результатов повышает эффективность коммуникации, вовлечение команду в проект и снижает вероятность ошибок и конфликтов.

Ожидаемые результаты играют важную роль в успешном завершении проекта. Они помогают определить цели и задачи проекта, являются основой для мониторинга прогресса и оценки успеха проекта. Определение ожидаемых результатов также способствует улучшению определения области ответственности и целевых показателей проекта, улучшает планирование и ресурсное распределение, и повышает ясность и согласованность между всеми участниками проекта.

Уделите время определению ожидаемых результатов на начальной стадии проекта и сделайте ваш проект более осознанным, а достижение целей — эффективным. А достигать успеха в любом проекте вам поможет Аванплан.