Как правильно сформулировать и поставить задачу, чтобы упростить её выполнение
Правильно описать и поставить задачу — это уже половина успеха её выполнения. Как же сделать это правильно? Мы, Moroz Team, расскажем, как поставить задачу, чтобы упростить работу.
Умение правильно ставить задачи: почему это важно?
Чётко сформулированные задачи помогают понимать, что именно нужно сделать и зачем. Когда всё понятно, работа выполняется проще, а результат получается лучше. Не конкретные задачи наоборот: часто ставят в тупик и блокируют работу. Поставить не конкретную задачу довольно просто.
А вот выполнить такую гораздо сложнее. Сравните 2 задачи:
1. Составить отчёт
2. Составить отчёт эффективности сотрудников за текущий месяц. Для каждого сотрудника указать, сколько задач было выполнено в конкретную дату и суммарно за месяц. Отметить отпуска и больничные. Отправить на почту mail@mail.ru файл в формате xlsx. Срок — 28 июня
2. Составить отчёт эффективности сотрудников за текущий месяц. Для каждого сотрудника указать, сколько задач было выполнено в конкретную дату и суммарно за месяц. Отметить отпуска и больничные. Отправить на почту mail@mail.ru файл в формате xlsx. Срок — 28 июня
Первая задача изначально не может быть выполнена. Её формулировку можно трактовать как угодно. О каком отчёте идёт речь? Как его составить? Что должно получиться в результате и кому этот результат нужен? Много вопросов без ответа не дают возможность выполнить эту задачу так, как нужно.
Вторая же задача достаточно полная, чтобы с ней успешно справиться. Можно сразу приступить к работе. Для упрощения даже представить в голове порядок действий: получить список сотрудников, данные о выполнении задач за месяц, об отпусках и больничных, оформить отчёт и отправить его. Следуя этим шагам, с задачей будет легко справиться. А результат точно будет лучше, чем в случае с первой постановкой.
Вторая же задача достаточно полная, чтобы с ней успешно справиться. Можно сразу приступить к работе. Для упрощения даже представить в голове порядок действий: получить список сотрудников, данные о выполнении задач за месяц, об отпусках и больничных, оформить отчёт и отправить его. Следуя этим шагам, с задачей будет легко справиться. А результат точно будет лучше, чем в случае с первой постановкой.
Преимущества чётко сформулированной задачи
- Получение нужного результатаЕсли заранее определить, что вы ожидаете получить в итоге, вы с большей вероятностью именно это и получите. Правильно сформулированный ожидаемый результат помогает понять суть задачи и качество, в котором она должна быть выполнена
- Сокращение отвлечений и ускорение работыЕсли заранее предусмотреть ответы на все возможные вопросы, вы значительно ускорите работу. Без дополнительных выяснений обстоятельств исполнитель не будет отвлекаться от работы сам и не будет отвлекать от работы других. Это сэкономит его время и время других сотрудников, сделает работу более эффективной
- Повышение мотивации и удовлетворённостиПонятные задачи проще выполняются. А каждая успешно выполненная задача повышает удовлетворённость собой и своей работой. Таким образом понятные задачи способствуют повышению мотивации и вовлечённости в рабочий процесс
- Повышение эффективности взаимодействияПоставить задачу качественно с первого раза не просто. К каждому сотруднику, порой, нужно найти свой подход. Навык постановки задач можно совершенствовать. В этом помогут анализ результатов и получение обратной связи от исполнителя: как можно улучшить понятность постановки. Таким образом, совершенствование процесса постановки задач способствует и улучшению коммуникации и взаимодействия между сотрудниками.
Формулировка задачи: что должно быть в задаче для её выполнения
Чётко сформулированная задача влияет на эффективность её выполнения. Что именно должна содержать в себе задача, чтобы считаться полной и выполнимой? Рассмотрим основные части, из которых состоит полная формулировка.
Ожидаемый результат и критерии успеха
Самое важное в задаче — определить ожидаемый результат. Образ того, что именно вы хотите получить, помогает определить и всё остальное проще. Чёткое описание результата — основа для определения действий, подходящих инструментов, сроков и прочих критериев.
Ожидаемый результат может быть описан словами. Но когда описание получается сложным, возможно использование и других форматов: макеты, чертежи, шаблоны, примеры и прочие. То есть может предлагаться почти точная копия того, что должно получиться в итоге. Эскиз здания, макет интерфейса приложения, шаблон документа — всё это варианты представления ожидаемого результата.
Способ выполнения и набор действий
Одну и ту же задачу можно выполнить по-разному. Например, отчёт вы можете сформировать и заполнить вручную, выгрузить из какой-либо системы или даже сгенерировать с помощью искусственного интеллекта. Если форма выполнения задачи для вас важна, опишите необходимый набор действий.
Вы можете оставить свободу выбора способа выполнения за исполнителем. Если вы достаточно доверяете ему и его квалификации. Такой вариант повышает уровень ответственности исполнителя. Но в то же время учит его самостоятельности, изобретательности и развивает творческий подход.
Ограничения: сроки, инструменты, бюджет
При постановке задачи важно задать допустимые рамки и ограничения. Например, срок выполнения, возможные инструменты и ограничение по бюджету. Задача без срока может выполняться бесконечно долго и так и не быть выполненной. Задача без ограничений по инструментам может нарушить безопасность данных. А задача без ограничения бюджета может обойтись слишком дорого.
Поэтому важно заранее определить такие ограничения для получения нужного результата.
Важность: цель и приоритет
Зачем нужна задача? Насколько она важна? Эти вопросы часто упускаются из виду. Однако понимание цели повышает значимость каждой задачи и самой работы исполнителя. Задача выполняется не потому, что просто «так захотелось». А потому, что она важна для процессов и других людей.
Дополняет эту информацию приоритет — степень значимости задачи.
Дополняет эту информацию приоритет — степень значимости задачи.
Приоритеты помогают определять порядок выполнения рабочих задач: наиболее важные задачи делать сначала, а менее важные — после. Расставляйте приоритеты в списках задач, чтобы грамотно распределять рабочую нагрузку, сочетая более и менее важные задачи.
Вспомогательные материалы
Чтобы облегчить работу, вы можете приложить к задаче то, что поможет в её выполнении. Вы можете приложить файлы или ссылки, которые помогут разобраться в теме. Указать людей, которые могут подсказать и помочь с выполнением. Не забудьте предоставить доступ к материалам (например, к документам на гугл-диске), ссылки и необходимые контакты для связи.
Процесс постановки задачи разным исполнителям: себе или сотрудникам
Задача сформулирована. Теперь важно правильно передать её на выполнение. Подход к постановке задачи зависит от того, кому она предназначается: самому себе или другому сотруднику. Рассмотрим, что важно учитывать в каждом из этих подходов.
Как ставить задачи перед самим собой: что важно учитывать
1
Разбивайте задачи на более мелкие шаги и этапы
Чтобы справиться с задачей проще, декомпозируйте её: разбейте на более мелкие шаги. Выполнить всю задачу целиком может казаться трудно и сложно. А выполнить всего один шаг — просто и понятно.
2
Планируйте задачи на день, неделю или месяц
Не старайтесь выполнить все задачи и сразу. Распределяйте нагрузку и планируйте работу на неделю и на каждый день. Планируйте реалистично: не старайтесь сделать больше одной сложной задачи за день.
3
Оценивайте промежуточные результаты и хвалите себя
Поощряйте себя в процессе работы, чтобы поддерживать мотивацию и личную эффективность. Выполнение задачи или даже её маленького шага может сопровождаться приятной наградой. Например, небольшим перерывом, чем-то вкусным или простой похвалой.
Как ставить задачи другим сотрудникам: правила делегирования
1
Назначьте ответственного за выполнение
Для делегирования задачи определите сотрудника, который будет отвечать за её выполнение. Учитывайте не только компетенции и опыт, но и мотивацию и интересы сотрудников. Дайте исполнителю возможность заниматься тем, что получается и что нравится — так результат будет гораздо лучше.
2
Передайте задачу и убедитесь в понимании постановки
Чтобы задача была выполнена, как надо, важно убедиться, что постановка ясна. Передайте задачу и убедитесь, что она понятна сотруднику. Попросите повторить, проговорить голосом, что требуется, и задать вопросы, если что-то осталось непонятным.
3
Обозначьте правила для проверки и контроля работы
Заранее договоритесь о правилах общения по задаче. Уточните, нужна ли помощь в процессе выполнения задачи и как часто стоит проверять результаты. Определение рамок даёт выгоду обеим сторонам: поможет исполнителю работать без отвлечений и постановщику понимать прогресс выполнения.
Как поставить задачу в системе управления задачами и проектами
Задачу можно поставить разными способами: передать её голосом, написать в мессенджере или на почту. Но самым надёжным способом является постановка задач в специальных инструментах. Системы управления задачами помогают фиксировать задачи, иметь к ним простой доступ и контролировать их выполнение. На примере системы Аванплан рассмотрим, как сформулировать и поставить задачу для её выполнения.
Приложение для простого ведения ваших задач
Ставьте задачи и контролируйте их выполнение проще с Аванпланом
Все задачи в одном месте, доступны с любого устройства. Попробуйте в веб-версии или в приложении App Store и Google Play
1. Выбрать проект и цель и создать задачу
Определите, к какому проекту, цели должна относиться задача. Зайдите и создайте задачу там.
Создание задачи в проекте в Аванплане
Или создайте задачу проще с кнопкой «+» на главном экране. Такая задача будет добавлена во Входящие и будет доступна только вам. При необходимости вы сможете её перенести в нужный проект.
Создание задачи с главного экрана в Аванплане
2. Сформулировать задачу: описание, вложения, срок
Опишите всё, что необходимо для выполнения задачи. Задайте название задачи и укажите все детали в описании. Прикрепите нужные вложения и укажите срок выполнения.
Формулировка задачи в Аванплане
3. Разбить задачу на шаги с помощью чеклиста
Чтобы проще справиться с задачей, разбейте её на шаги с помощью чеклиста. Нажмите «Добавить чеклист» и по пунктам распишите необходимый набор действий. Вы можете пронумеровать шаги, чтобы понимать, в какой очерёдности их необходимо выполнить.
Разбиение задачи на шаги с помощью чеклиста в Аванплане
4. Назначить задачу исполнителю
Чтобы передать задачу исполнителю, достаточно просто назначить её. После этого ему придёт уведомление о новой задаче. А сама задача появится в его личном плане работы.
Назначение задачи в Аванплане
Важность правильной постановки задач для их успешного выполнения
Правильная постановка задач — это важный шаг к продуктивности и достижению целей. Ясное понимание, что именно необходимо сделать, повышает качество результатов и эффективность работы в целом. Ставьте задачи и справляйтесь с работой проще с Аванпланом.
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team
18 июня 2024 г.
Узнайте больше о личной продуктивности
Делимся советами и лайфхаками в нашем блоге
Подпишитесь на нас и узнавайте что-то новое каждую неделю
© 2023 Moroz Team