Как сосредоточиться на задаче и не отвлекаться во время работы

Во время работы в офисе нас может отвлечь разговор коллеги, внезапный шум работы принтера, некомфортная температура и постоянные мысли «Когда же уже обед?» Когда мы работаем из дома или выполняем домашние дела, мы не застрахованы от дрели любимого соседа до крика голодной кошки или бегающих детей, требующих вашего внимания. Если уйти работать в кофейне, то шум кофемашины и разговоры за соседними столиками тоже могут отвлекать вас от работы.

Нам бывает сложно сосредоточить своё внимание, потому что мы часто отвлекаемся. На другие дела, на другие мысли и на других людей. Многозадачность и частые переключения выбивают нас из колеи и мешают доделать дела до конца.

Давайте разберёмся, почему же мы так легко отвлекаемся и так трудно сосредотачиваемся, как нам с этим справляться.

Чтобы бороться с проблемой, нужно узнать её поближе. Поэтому давайте рассмотрим отвлекающие факторы, чтобы определить, как бороться с ними.

Если научиться определять отвлекающие факторы и справляться с ними, вам будет проще сохранять внимание на важном. А если вы ещё не убедились, почему нужно уметь сосредоточиться на задаче, докажем вам, как это на самом деле круто.

Исследования показывают, что люди в среднем теряют около 2 часов рабочего времени в день из-за потери концентрации. Четверть рабочего дня проходит впустую из-за потери фокуса. А значит из рабочей недели вычитается целый рабочий день. Представьте, как бы выросла ваша продуктивность, если бы вы тратили это время с пользой?

Сохранение фокуса поможет вам погрузиться и лучше усвоить представленную информацию. Это бывает полезно не только в работе. Например, когда вы проходите обучение, читаете книгу. Все эти задачи могут требовать от вас полного внимания, чтобы полученные знания правильно уложились по полочкам в вашей голове.

Когда вы полностью концентрируетесь на задаче, вы больше обращаете внимание на детали и совершаете меньше ошибок. Это помогает улучшить качество вашей работы. А в перспективе ещё и стимулирует работу вашего мозга, учит делать подобные задачи лучше и быстрее.

Сосредоточиться, выполнить задачу, при этом сделать её хорошо — этот процесс приносит нам удовольствие. Он способствует нашему прогрессу и достижению целей. Мы чувствуем себя победителями. А это стимулирует нас и вдохновляет на дальнейшие успехи и свершения. Замкнутый круг сплошных достижений!

Итак, время раскрыть секрет, как же правильно сосредоточиться и не отвлекаться. Представим этот секрет в виде формулы:

И действительно, если нас ничего не отвлекает, задача нам интересна и есть мотивация для получения результата, то мы с удовольствием выполняем работу. И нам довольно легко сохранять своё внимание, выделять силы и добиваться результатов.

Хорошо ещё подкрепляет эту формулу чёткий план действий. Он помогает выполнять задачи шаг за шагом и не отвлекаться на решение вопроса: «Что же делать дальше?»

Секрет концентрации раскрыли. А теперь попробуем его разложить на составляющие. Как исключить отвлекающие факторы? Как обеспечить хорошее самочувствие и повысить мотивацию? Рассмотрим основные способы улучшения концентрации.

Вот несколько простых действий, которые помогут вам организовать своё рабочее окружение:

• отключите уведомления, включите режим «Не беспокоить»
• закройте вкладки и приложения, которые могут вас отвлекать
• найдите музыку или звуки, которые помогут настроиться на работу
• наведите порядок на рабочем столе
• проветрите помещение

Больше полезных советов о том, как настроиться на работу, узнайте в нашей статье Секреты продуктивности. Что нужно для идеального настроя на работу.

Помимо уведомлений и помещения есть факторы, с которыми бороться бывает сложнее. Это окружающие люди. Часто мы отвлекаемся на кого-то, ведь отказать коллеге бывает сложно. А если это начальник? А вдруг с партнёром что-то случилось? А если друг попал в беду, из которой его можете спасти только вы? А если жизнь всего проекта зависит в эту минуту именно от вас?

Если работа требует от вас концентрации, важно установить личные границы и рамки дозволенного. Эти рамки должны стать защитниками вашего времени и внимания для выполнения задания. Они должны устанавливать правила и ситуации, когда вас прервать и отвлечь можно, а когда — нет.

Давайте разберём простые шаги, которые помогут вам договориться с окружающими, чтобы оставаться сосредоточенным.

1. Определите время, в которое вы можете обращаться друг к другу по рабочим вопросам
2. Установите инструменты для общения: личное общение, телефон, мессенджеры, почта, средства для видеосвязи. Не распыляйтесь на все инструменты сразу, чтобы точно получить ответ и сократить источники отвлечений
3. Распределите, какие вопросы в каких инструментах следует обсуждать
4. Определите не допустимые форматы общения. Например, не использовать в работе голосовые сообщения
5. Установите правила для определения срочности вопроса. Например, если вопрос не срочный, то вы можете отправить отложенное сообщение. Если же вопрос следует решить срочно, то допустимо использовать личные чаты или даже звонки
6. Определите, в каких случаях необходимо проведение общих встреч и собраний. А в каких случаях можно их избежать и лишний раз не отвлекать коллег. Например, если вопрос требует утверждения нескольких сторон и не имеет однозначного ответа, допустимо назначить встречу. Учитывайте и здесь правила срочности возникающих вопросов

Установите и согласуйте состав правил. Он должен быть общим для всех: и для начальника, и для подчинённых. Убедитесь, что правила комфортны для всех участников команды.

Также важно пообщаться с близкими, которые могут отвлекать вас от работы. Договоритесь с ними похожим образом, что и с коллегами.

1) Составьте план для работы над проектом или конкретной задачей. В плане определите все шаги, которые необходимы для получения ожидаемого результата
2) Расставьте приоритеты между задачами в плане. Определите наиболее важные задачи в вашем плане. Делайте сначала то, что необходимо делать в начале
3) Составляйте план на день. Какие задачи требуют вашего внимания именно сегодня? Определите такие, сохраняйте фокус на них. Лучше всего начните с самых важных задач в вашем плане работы над проектом. Не отвлекайтесь на остальные, менее важные дела и задачи

4) Используйте методики и инструменты для управления временем. Например, попробуйте Метод помидора (Pomodoro): 20-25 минут работы и 5 минут на перерыв
5) Не забывайте о перерывах на отдых. Работа работой, а обед по расписанию. Также выделяйте время на небольшие перерывы. Они помогут вам восстановить силы и не устать от давления задачи.

Начните применять эти практики. Внедряйте их по одной в ваш процесс работы. Постепенные, небольшие шаги помогут вам улучшить навыки управления своим временем. А это поможет оставаться сосредоточенным именно тогда, когда это нужно.

В сохранении внимания и концентрации помогает медитация. Медитация — это техника расслабления и освобождения мыслей. Вы отпускаете свои мысли и сосредотачиваете своё внимание на дыхании. Внутренние ощущения помогают вам осознать себя, ощутить себя в текущем моменте и отпустить переживания.

Вы концентрируете своё внимание на дыхании и учитесь отпускать свои мысли и меньше реагировать на посторонние факторы. Если чувствуете, что отвлекаетесь, просто зафиксируйте это и вернитесь к дыханию.

Чем чаще вы будете практиковать медитацию, тем лучше с каждым разом будет развиваться ваш навык сосредоточенности и сохранения внимания.

Подкрепляйте свою продуктивность аффирмациями — позитивными утверждениями, создающими правильный психологический настрой.

Помимо медитации и аффирмаций развивайте эмоциональный интеллект. Обращайте внимание на своё внутреннее самочувствие. Что помогает вам в работе, а что мешает? Это поможет вам, например, лучше определять, когда вы устали и нуждаетесь в отдыхе.

В мире, переполненном раздражителями и отвлекающими факторами, способность сосредоточиться на важном становится всё более ценной и востребованной. Возможность полностью погрузиться в задачу повышает ваше качество работы и продуктивность. Более того, способность сосредоточиться на важных задачах помогает лучше управлять временем и ресурсами, что приносит максимальную пользу для достижения целей и саморазвития.

Сохранение внимания и концентрации может улучшить ваше самочувствие. Когда вы полностью погружены в то, что делаете, вы ощущаете удовлетворение и чувство достижения, что ведёт к повышению мотивации и счастью. Будьте продуктивнее и счастливее. А сохранять фокус на важных задачах вам поможет Аванплан.