Как сосредоточиться на задаче и не отвлекаться во время работы

Постоянное наличие информационного шума приводит к ухудшению нашей концентрации. Мысли прерываются множеством внешних воздействий, а мы сами испытываем постоянное чувство беспокойства и стресса.

Во время работы в офисе нас может отвлечь разговор коллеги, внезапный шум работы принтера, некомфортная температура и постоянные мысли «Когда же уже обед?» Когда мы работаем из дома или выполняем домашние дела, мы не застрахованы от дрели любимого соседа до крика голодной кошки или бегающих детей, требующих вашего внимания. Если уйти работать в кофейне, то шум кофемашины и разговоры за соседними столиками тоже могут отвлекать вас от работы.

Нам бывает сложно сосредоточить своё внимание, потому что мы часто отвлекаемся. На другие дела, на другие мысли и на других людей. Многозадачность и частые переключения выбивают нас из колеи и мешают доделать дела до конца.

Давайте разберёмся, почему же мы так легко отвлекаемся и так трудно сосредотачиваемся, как нам с этим справляться.

На потерю концентрации может влиять множество внешних или внутренних факторов. Но все они связаны с тем, что отвлекают наше внимание. Наши мысли переключаются с работы на другие вещи. Ведь мозг не может думать о нескольких вещах одновременно и при этом хорошо выполнять все задачи сразу.

Чтобы бороться с проблемой, нужно узнать её поближе. Поэтому давайте рассмотрим отвлекающие факторы, чтобы определить, как бороться с ними.

1. Шумы и отвлекающие звуки
Разговоры коллег, звук сирены под окнами, пиликающий от новых сообщений телефон. Все эти внешние шумы могут отвлекать вас от работы и мешать сосредоточиться.

2. Большое количество информации
Если у вас открыто 20 вкладок браузера, рядом постоянно всплывают новые уведомления от мессенджеров и почты, то вам легко отвлечься на них. Зрением вы фиксируете своё внимание на отвлекающем факторе. И бывает трудно не поддаться соблазну и посмотреть, что же там прислал ваш коллега. Или какое новое видео вышло на ютубе.

Наш мозг любит лениться и ничего не делать. Поэтому любое более простое дело кажется нам более привлекательным. Иногда полениться нужно. Но порой это может приводить к прокрастинации. Как бороться с ней, рассказали в статье Как использовать методы позитивной и негативной мотивации или как побороть «ой, да потом сделаю».

3. Рабочая обстановка, доставляющая дискомфорт
Плохое освещение, слишком жарко или холодно, неудобная мебель. Эти факторы мы можем не замечать. Но они также могут отвлекать внимание и мешать сосредоточиться.

1. Стресс и тревожность
В стрессе мысли заняты вашими тревогами и переживаниями. В таком состоянии сложно сосредоточить своё внимание на работе. И лучше этого не делать — это может привести к эмоциональной измотанности и выгоранию.

2. Усталость и отсутствие энергии
Для концентрации ваш мозг должен усердно работать. Для этого ему нужна энергия. Если энергии недостаточно и вы испытываете усталость, то вам не до работы вообще. А тем более не до концентрации.

3. Недостаток мотивации и интереса
Дело должно вам нравится, чтобы не было повода отвлекаться. Если задача вам неинтересна и не доставляет удовольствия, вы будете всеми силами стремиться от неё избавиться. А значит не сможете сосредоточиться на ней или даже не захотите приступить к ней.

Если научиться определять отвлекающие факторы и справляться с ними, вам будет проще сохранять внимание на важном. А если вы ещё не убедились, почему нужно уметь сосредоточиться на задаче, докажем вам, как это на самом деле круто.

Исследования показывают, что люди в среднем теряют около 2 часов рабочего времени в день из-за потери концентрации. Четверть рабочего дня проходит впустую из-за потери фокуса. А значит из рабочей недели вычитается целый рабочий день. Представьте, как бы выросла ваша продуктивность, если бы вы тратили это время с пользой?

Сохранение фокуса поможет вам погрузиться и лучше усвоить представленную информацию. Это бывает полезно не только в работе. Например, когда вы проходите обучение, читаете книгу. Все эти задачи могут требовать от вас полного внимания, чтобы полученные знания правильно уложились по полочкам в вашей голове.

Когда вы полностью концентрируетесь на задаче, вы больше обращаете внимание на детали и совершаете меньше ошибок. Это помогает улучшить качество вашей работы. А в перспективе ещё и стимулирует работу вашего мозга, учит делать подобные задачи лучше и быстрее.

Сосредоточиться, выполнить задачу, при этом сделать её хорошо — этот процесс приносит нам удовольствие. Он способствует нашему прогрессу и достижению целей. Мы чувствуем себя победителями. А это стимулирует нас и вдохновляет на дальнейшие успехи и свершения. Замкнутый круг сплошных достижений!

Итак, время раскрыть секрет, как же правильно сосредоточиться и не отвлекаться. Представим этот секрет в виде формулы:

И действительно, если нас ничего не отвлекает, задача нам интересна и есть мотивация для получения результата, то мы с удовольствием выполняем работу. И нам довольно легко сохранять своё внимание, выделять силы и добиваться результатов.

Хорошо ещё подкрепляет эту формулу чёткий план действий. Он помогает выполнять задачи шаг за шагом и не отвлекаться на решение вопроса: «Что же делать дальше?»

Секрет концентрации раскрыли. А теперь попробуем его разложить на составляющие. Как исключить отвлекающие факторы? Как обеспечить хорошее самочувствие и повысить мотивацию? Рассмотрим основные способы улучшения концентрации.

Вот несколько простых действий, которые помогут вам организовать своё рабочее окружение:

• отключите уведомления, включите режим «Не беспокоить»
• закройте вкладки и приложения, которые могут вас отвлекать
• найдите музыку или звуки, которые помогут настроиться на работу
• наведите порядок на рабочем столе
• проветрите помещение

Больше полезных советов о том, как настроиться на работу, узнайте в нашей статье Секреты продуктивности. Что нужно для идеального настроя на работу.

Помимо уведомлений и помещения есть факторы, с которыми бороться бывает сложнее. Это окружающие люди. Часто мы отвлекаемся на кого-то, ведь отказать коллеге бывает сложно. А если это начальник? А вдруг с партнёром что-то случилось? А если друг попал в беду, из которой его можете спасти только вы? А если жизнь всего проекта зависит в эту минуту именно от вас?

Если работа требует от вас концентрации, важно установить личные границы и рамки дозволенного. Эти рамки должны стать защитниками вашего времени и внимания для выполнения задания. Они должны устанавливать правила и ситуации, когда вас прервать и отвлечь можно, а когда — нет.

Давайте разберём простые шаги, которые помогут вам договориться с окружающими, чтобы оставаться сосредоточенным.

1. Определите время, в которое вы можете обращаться друг к другу по рабочим вопросам
2. Установите инструменты для общения: личное общение, телефон, мессенджеры, почта, средства для видеосвязи. Не распыляйтесь на все инструменты сразу, чтобы точно получить ответ и сократить источники отвлечений
3. Распределите, какие вопросы в каких инструментах следует обсуждать
4. Определите не допустимые форматы общения. Например, не использовать в работе голосовые сообщения
5. Установите правила для определения срочности вопроса. Например, если вопрос не срочный, то вы можете отправить отложенное сообщение. Если же вопрос следует решить срочно, то допустимо использовать личные чаты или даже звонки
6. Определите, в каких случаях необходимо проведение общих встреч и собраний. А в каких случаях можно их избежать и лишний раз не отвлекать коллег. Например, если вопрос требует утверждения нескольких сторон и не имеет однозначного ответа, допустимо назначить встречу. Учитывайте и здесь правила срочности возникающих вопросов

Установите и согласуйте состав правил. Он должен быть общим для всех: и для начальника, и для подчинённых. Убедитесь, что правила комфортны для всех участников команды.

1. Если работаете из дома, договоритесь о времени, когда вас не стоит отвлекать
2. Обсудите, когда и по каким вопросам вам можно писать, звонить в рабочее время
3. Старайтесь найти понимание во взаимных потребностях друг друга и учтите их. Не будьте жёсткими в своих правилах и ограничениях. Принимайте все решения совместно

Если у вас есть дети, договориться с ними бывает сложнее. Например, вы работаете из дома. Вы не знаете, как объяснить ребёнку, что не можете уделить ему всё своё внимание. Постарайтесь привлечь к этому вопросу партнёра или близких людей, кто сможет вам помочь. Или найдите для себя более подходящее место для работы.

1) Составьте план для работы над проектом или конкретной задачей. В плане определите все шаги, которые необходимы для получения ожидаемого результата
2) Расставьте приоритеты между задачами в плане. Определите наиболее важные задачи в вашем плане. Делайте сначала то, что необходимо делать в начале
3) Составляйте план на день. Какие задачи требуют вашего внимания именно сегодня? Определите такие, сохраняйте фокус на них. Лучше всего начните с самых важных задач в вашем плане работы над проектом. Не отвлекайтесь на остальные, менее важные дела и задачи

4) Используйте методики и инструменты для управления временем. Например, попробуйте Метод помидора (Pomodoro): 20-25 минут работы и 5 минут на перерыв
5) Не забывайте о перерывах на отдых. Работа работой, а обед по расписанию. Также выделяйте время на небольшие перерывы. Они помогут вам восстановить силы и не устать от давления задачи.

Начните применять эти практики. Внедряйте их по одной в ваш процесс работы. Постепенные, небольшие шаги помогут вам улучшить навыки управления своим временем. А это поможет оставаться сосредоточенным именно тогда, когда это нужно.

1. Свяжите задачу с личными целями и ценностями
Как данная задача поможет вам достичь своих целей? Почему она важна? Какие ваши личные ценности и принципы с ней связаны? Какие навыки вы сможете развить, выполнив её? Ответы на эти вопросы помогут вам увидеть важность и значимость задачи. А если вы ещё не определили свои жизненные цели, сделайте это с советами из нашей статьи Как получить вдохновение и быть счастливым: формирование и достижение целей жизни

2. Разбейте задачу на небольшие шаги
К большой задаче бывает сложно подступиться. А вот сделать маленький шаг не трудно. Если вы разобьёте задачу на маленькие и простые шаги, вам будет проще к ней приступить. Будет больше желания сделать её — ради маленькой победы над собой и над этим маленьким шагом.

3. Придумайте себе вознаграждение
Подкрепите своё желание выполнить задачу небольшими наградами. Вы можете назначить эту награду для каждого маленького выполненного шага. Например, сделайте небольшой перерыв, позвольте себе что-то приятное.

4. Установите срок для задачи
Чтобы не откладывать задачу на потом, а приступить к ней скорее, поставьте ей срок. Определите, когда эта задача точно должна быть выполнена. Старайтесь, чтобы ваши сроки были реалистичны.

5. Найдите внешнюю поддержку
Поделитесь своими планами и задачами с кем-то из близких или коллег. Внешнее подкрепление поможет вам приступить к задаче и сделать её. Ведь вы уже рассказали о ней другим, а значит должны перед ними сдержать своё слово. Также близкие смогут поддержать вас и настроить позитивно на выполнение задачи.

В сохранении внимания и концентрации помогает медитация. Медитация — это техника расслабления и освобождения мыслей. Вы отпускаете свои мысли и сосредотачиваете своё внимание на дыхании. Внутренние ощущения помогают вам осознать себя, ощутить себя в текущем моменте и отпустить переживания.

Вы концентрируете своё внимание на дыхании и учитесь отпускать свои мысли и меньше реагировать на посторонние факторы. Если чувствуете, что отвлекаетесь, просто зафиксируйте это и вернитесь к дыханию.

Чем чаще вы будете практиковать медитацию, тем лучше с каждым разом будет развиваться ваш навык сосредоточенности и сохранения внимания.

Подкрепляйте свою продуктивность аффирмациями — позитивными утверждениями, создающими правильный психологический настрой.

Помимо медитации и аффирмаций развивайте эмоциональный интеллект. Обращайте внимание на своё внутреннее самочувствие. Что помогает вам в работе, а что мешает? Это поможет вам, например, лучше определять, когда вы устали и нуждаетесь в отдыхе.

В мире, переполненном раздражителями и отвлекающими факторами, способность сосредоточиться на важном становится всё более ценной и востребованной. Возможность полностью погрузиться в задачу повышает ваше качество работы и продуктивность. Более того, способность сосредоточиться на важных задачах помогает лучше управлять временем и ресурсами, что приносит максимальную пользу для достижения целей и саморазвития.

Сохранение внимания и концентрации может улучшить ваше самочувствие. Когда вы полностью погружены в то, что делаете, вы ощущаете удовлетворение и чувство достижения, что ведёт к повышению мотивации и счастью. Будьте продуктивнее и счастливее. А сохранять фокус на важных задачах вам поможет Аванплан.