Что такое онлайн-доска для управления задачами и как она помогает в работе над проектом

Доска задач — это способ организации задач в команде. Задачи на доске распределяются по колонкам. А колонки обычно обозначают разные состояния задач.

Между колонками перемещались задачи в виде стикеров. Некоторые использовали цветные стикеры, где цвет мог показывать, кто занимается выполнением этой задачи.

Например, стикеры Насти розовые. По розовым стикерам на доске можно определить, чем Настя занимается сейчас и как много задач ещё ей предстоит сделать. Если Настя взяла задачу в работу, то она отклеивает стикер и переносит его в нужную колонку.

Постепенно эта идея перешла в онлайн-формат, но дань традициям осталась: сохранился вид доски с перемещающимися стикерами. Сейчас это один из самых популярных способов организации задач в команде. Причём организовать в виде доски теперь можно что угодно: клиентов, план статей, список «что почитать» и многое другое.

Сама по себе доска — это лишь пространство для задач. Всё равно, что школьная доска, на которой ничего не написано. Задачи — основной элемент, без которого доска задач не имеет смысла.

Дополнительный смысл доске также добавляют колонки состояний. Доска разбивается на несколько колонок, каждая из которых обозначает некоторое состояние задачи. Рассмотрим подробнее доску и каждый элемент, который придаёт ей смысл и делает её полезной.

Если вы хотите организовать работу команды, привяжите доску к некоторому временному промежутку. Например, вы хотите следить за работой команды в пределах месяца. В таком случае добавьте доску, которая будет показывать только те задачи, которые должны быть сделаны за этот месяц.

Также вы можете привязать доску к достижению некоторой цели. Таким образом вы донесёте до команды, что именно важно, что нужно делать, а что не нужно. Так вы ограничите набор задач, которые нужно сделать, и сохраните фокус команды только на важных задачах.

В начале, при создании доски наполняйте её задачами: каждый раз заново. А по окончанию закройте доску и подведите итоги: определите, сколько задач вы смогли сделать, с какими задачами не получилось и почему. Это поможет вам сделать работу с доской наиболее эффективной.

Старайтесь, чтобы в одно время команда работала только с одной доской. Несколько досок могут сбить с толку и только усложнить работу.

Как же определить задачи, которые нужно делать и разместить на доску? Один подход: накидать всё, что вам хотелось бы сделать. Всё, что приходит в голову, выкидывать в виде задач на доске. Это приемлемый подход, но в таком случае можно легко перегрузить доску ненужными задачами. Так команда, конечно, всё время будет в работе. Но не факт, что результат её работы будет ценным и полезным.

Поэтому есть второй подход к определению списка задач. Отталкиваться от предназначения доски, о котором мы рассказали ранее. Когда ваша доска ограничена по времени или ориентирована на поставленную цель, вам становится понятно, какие именно задачи стоит добавлять.

Вот ещё несколько советов, как стоит добавлять и управлять задачами на доске:

Добавьте доску или отдельный список, куда будете добавлять все желаемые задачи
Добавляйте на доску для команды только важные задачи, которые нужно сделать сейчас. Остальные откладывайте на потом. Для этого вы можете сделать отдельную доску или просто список задач.

В методологии Agile такой список называют бэклогом. Есть даже отдельный процесс управления этим бэклогом. Некоторые задачи могут переноситься из бэклога на доску. Но только после определения, что та или иная задача достаточно важна и срочна для выполнения.

Не бойтесь изменений: управляйте составом задач на доске
В нашем изменчивом мире важность той или иной задачи может меняться каждый день. Ваша доска — это гибкий инструмент. Меняйте задачи на ней, убирайте ненужные задачи, переназначайте задачи более свободному участнику команды, меняйте их порядок приоритетов. Главное — делайте это обоснованно, а не просто потому что «захотелось».

Например, стандартные колонки «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано» помогают определить готовность задач и отслеживать, кто над чем работает именно сейчас. Если же вы определите колонки «Требования», «Дизайн», «Разработка», «Тестирование», «Сделано», они помогут вам определить зону ответственности задач и нагрузку на конкретные мини-команды в рамках общего процесса. Такой подход к ведению доски называется Kanban, а такую доску — Kanban-доской.

Доска задач — довольно простой способ управления задачами. Она помогает понимать, в каком состоянии сейчас работа команды в целом и работа каждого. Разберём, какую роль играет доска в организации работы с задачами. Как в онлайн формате, так и в физическом обличии.

Доска задач находится в общем доступе для всей команды. Таким образом, каждый участник команды может узнать, чем занимается другой. Это помогает организовать процесс работы и взаимодействия в команде.

Доска задач помогает увидеть список задач по одному из этапов проекта в одном месте. Каждый день задачи на доске перемещаются. Это помогает команде понять, в каком состоянии находится каждая задача и как движется работа в целом.

Доска задач помогает улучшить взаимодействие в команде за счёт общего понимания процесса работы и задач на доске. Вместо того, чтобы обсуждать какие-то абстрактные задачи, команда может обращать внимание только на задачи с текущей доски. Это сокращает время на коммуникацию и помогает сосредоточиться только на важных задачах.

Доска задач помогает вовлекать каждого участника в процесс. Каждый должен понимать не только ответственность за свои задачи, но и командную ответственность за закрытие всех задач с доски. Таким образом, каждый участник команды в курсе прогресса и возникающих проблем, а значит готов прийти на помощь и действовать сообща.

Добавление стикеров-задач на доску помогает организовать процесс планирования. Задачи размещаются в колонке «Нужно сделать» сверху вниз в порядке приоритетов. Более важные, срочные задачи размещаются выше, а менее важные и срочные — ниже. Таким образом команда понимает, какие задачи должны быть выполнены первыми.

Использование доски задач даёт возможность команде проанализировать и улучшить процесс работы. Доска помогает определить, какие задачи занимают больше времени и усилий. Кто в команде перегружен задачами, а кому их не хватает. Таким образом, команда может принимать решения, которые помогут повысить эффективность работы.

Онлайн-доска может быть всегда рядом с вами. Не только на работе, но и дома или в пути. Вы можете пользоваться ей с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. При этом любые изменения будут синхронизироваться на разных устройствах. Например, добавив задачу на доску на компьютере, вы сможете увидеть её на своём смартфоне.

Каждый участник команды всегда остаётся в контексте работы команды. А также имеет доступ к своим задачам. Это даёт возможность для удалённой работы в команде. Без потери информации и с сохранением эффективной коммуникации. Это особенно важно для распределённых команд, участники которых могут находиться в разных точках мира.

Физическая доска используется единоразово. Стикеры-задачи недолговечны и быстро перемещаются в мусорку после завершения работы с доской. Онлайн-доска же может сохранить данные и использовать их в дальнейшем. Например, онлайн-доска поможет найти историю по давно закрытой задаче или посмотреть на результаты работы на определённой доске и сделать выводы.

Онлайн-доски обладают большей мощностью, чем физические. Начиная с возможности проще редактировать задачи, прикреплять к ним необходимые материалы и заканчивая уведомлениями, автоматизациями, интеграциями с другими инструментами.

Например, некоторые онлайн-доски могут предлагать интеграцию с календарём: задачи и встречи комбинируются в один вид, чтобы ничего не упустить. Не исключена автоматических событий, в том числе с возможностью самому их задать. Например, при выполнении задачи сразу же отправлять уведомление заинтересованным.

Эти возможности позволяют более гибко управлять задачами и подстраивать работу с доской под индивидуальные запросы и потребности.

Задайте себе и команде вопросы: «Зачем нам нужна доска задач? На какие вопросы она должна отвечать и в чём должна помочь?». Ответы на них помогут вам создать и настроить доску. Определите для неё цель, ограничение по времени и добавьте её.

После создания определите колонки состояний для задач. Они могут отразить этапы, статусы выполнения или зоны ответственности. Используйте стандартный набор или придумайте и организуйте свой вариант.

Следующий шаг — наполнить доску задачами. Добавьте только те, которые способствуют достижению целей. Добавляйте в таком количестве, которое вы действительно успеете сделать по времени.

Старайтесь, чтобы у каждой задачи был понятный заголовок и все детали, необходимые для работы. Например, подробное описание ожидаемого результата, срок выполнения, полезные ссылки, файлы-вложения и другое. Это поможет исполнителю и команде в целом лучше понять задачу и корректно организовать работу по ней: сделать нужное и не делать лишнего.

Расстановка приоритетов для задач не обязательна, но желательна. Приоритеты помогают определить порядок выполнения задач. Самые важные и срочные вы делаете в начале, чтобы затем перейти к менее важным.

Приоритеты на доске определяются порядком их расположения на доске: сверху вниз по убыванию важности. То есть чем задача выше, тем она важнее и тем раньше её нужно взять в работу. Приоритеты помогают каждому участнику понимать, что делать дальше и какие задачи на доске являются самыми значимыми.

Распределите задачи по исполнителям, чтобы работа команды над задачами началась. Определите для каждой задачи, кто будет ответственен за результат.

После того, как все задачи окажутся распределены, посмотрите на загруженность участников команды. Если ли перегибы: кому-то мало работы или кто-то будет тащить на себе большинство задач. Распределите нагрузку равномерно, чтобы максимально эффективно использовать ресурсы команды.

После начала работы все члены команды должны регулярно обновлять информацию о задачах. Перемещайте задачи между колонками-состояниями, добавляйте комментарии, обновляйте описание. Вносите изменения, которые необходимы для понимания процесса работы над задачами для заинтересованных. Это поможет отслеживать прогресс и знать, какие задачи требуют внимания.

Важно донести до каждого участника команды важность обновления своих задач. Обычно эта операция не такая сложная, особенно когда доски перешли в онлайн-формат. Перетащить задачу в соседнюю колонку не требует особых навыков и усилий. Но без понимания важности этого простого действия команда может просто не обновлять состояния своих задач.

Обновляйте доску регулярно. Поддерживайте доску задач актуальной и вносите изменения по мере необходимости. Не бойтесь удалять ненужные задачи, добавлять новые. И не забывайте проводить регулярные обзоры доски и её задач с командой.

Чтобы не растягивать доску в бесконечное полотно задач, закрывайте её по окончании срока или при достижении поставленной цели. Изучите, какие задачи у вас получились лучше всего, а с какими возникали трудности. Обсудите итоги с командой и примите решение, как улучшить работу с проектом и с доской в частности.

Работу с доской можно и нужно адаптировать под ваши потребности и возможности. Если работать с доской становится сложно, подумайте, как бы вы могли её упростить. Например, сократить количество колонок или просто делать доски с меньшим количеством задач.

Самый известный пример сервиса для ведения онлайн-досок — это Trello. Он удобен, прост и позволяет вести несколько досок, работать с ними совместно.

Но в последнее время пользоваться Trello в России становится всё сложнее и сложнее. Поэтому советуем рассмотреть наш обзор отечественных сервисов-аналогов: Переход из Trello и Jira к российским аналогам: сложности на пути и решение, как перейти проще. В нём мы рассказали не только о преимуществах, но и о возможных сложностях, с которыми вы можете столкнуться при переходе.

При выборе доски для своей команды или организации советуем обращать внимание на следующие критерии.

Сначала определите, какие задачи нужно решать с помощью доски задач. Например, вы хотите добавлять задачи в простой системе или вам нужен более сложный инструмент для планирования, отслеживания прогресса и общения.

Чтобы новый инструмент проще встроился в ваши рабочие будни, подберите его с учётом инструментов, которые вы используете уже сейчас. Например, для упрощения работы вы можете найти сервис с интеграцией с почтовым клиентом, календарём или другими системами управления проектами.

Оцените, насколько удобно использовать интерфейс онлайн-доски задач. Желательно, чтобы в ней было легко ориентироваться. Добавлять задачи должно быть понятно и просто, чтобы не вызывать лишний стресс коллег при использовании сервиса.

Убедитесь, что выбранное решение обеспечивает надежную защиту данных и сохранность конфиденциальной информации. Если вы беспокоитесь за хранение информации, изучите возможность установить сервис на сервера вашей организации — так ваши данные точно не попадут в чужие руки.

Оцените стоимость подписки или использования разных инструментов и решите, какое решение лучше всего подходит вашему бюджету.

Онлайн-доски задач способствуют более организованному и простому подходу к управлению задачами. Они помогают повысить наглядность, контроль и сотрудничество в команде. Что в конечном итоге способствует повышению продуктивности команды и помогает достигать поставленных целей.

Достигайте поставленных целей с помощью онлайн-доски или любых других подходящих вам инструментов. Попробуйте наш сервис Аванплан с удобной доской задач.

А ещё больше интересных инструментов для повышения вашей эффективности вы найдёте в нашей статье Стандартные и необычные инструменты для повышения эффективности и креативности в команде