Стандартные и необычные инструменты для повышения эффективности и креативности в команде

Для работы любой команды требуются свои инструменты. Они помогают работать, повышают удобство и прозрачность процессов, данных. Некоторые команды могут организовать всю свою работу в Google Документах. Другие же для каждой мелкой задачи выберут специализированный инструмент.

Единого подхода в выборе инструментов не существует. Но есть инструменты, которыми пользуется практически любая команда.

В качестве инструментов для коммуникации каждая организация имеет свои правила и стандарты. В большинстве из них приняты следующие:

• Почтовый клиент (чаще всего это Lotus Notes) — для пересылки важной корпоративной информации
• Инструменты для созвонов и видео-конференций (от простого созвона по телефону до Zoom, Skype и подобных) — для живого общения из любой точки мира
• Мессенджеры (Telegram, WhatsApp, Slack или корпоративные чаты) — для быстрого обмена сообщениями и оперативного обмена информацией
• Календарь (почти каждый крупный игрок предлагает свой календарь: Google, Apple повсеместно или Яндекс и Mail в России) — для управления своим рабочим временем и напоминаниях о встречах

Выбирайте инструменты для коммуникации грамотно. Чем их меньше, тем понятнее будет в них разобраться, вклад каждого участника будет лучше сконцентрирован и сосредоточен на результате. Если же переборщить с инструментами для коммуникации, то время будет съедаться на поиск нужного инструмента, а эффективность — снижаться.

Самым популярным вариантом ведения задач является доска задач. Доступна она в Trello и других подобных инструментах. Некоторые же могут пользоваться ей в аналоговом формате: с помощью стикеров.

Также задачи могут вестись и в формате списка. Такой список может быть оформлен хоть в Google Таблицах, хоть даже на листочке руководителя. Главное — понимать, какие задачи есть и кто именно чем должен заниматься.

Это повышает прозрачность информации на любом уровне и помогает не делать наугад, а значит и не тратить лишнее время на лишние действия.

Для ведения базы знаний также существует много вариантов. Каждая команда может выбирать свой формат. Например, Google Документы, база знаний Confluence и другие. Confluence кстати вскоре может стать недоступной для российских пользователей. Подробнее рассказали об этом в нашей статье Переход из Trello и Jira к российским аналогам: сложности на пути и решение, как перейти проще

Если правильно определить правила хранения, то для каждого файла будет храниться актуальная версия — всегда в одном обозначенном месте, где каждый участник команды сможет его быстро найти.

Хранение и обмен файлами предоставляют разные сервисы облачного хранилища. Из самых популярных — Google Диск, Dropbox и другие. В компаниях с большим количеством конфиденциальной информации используются внутренние сервисы.

Кроме стандартных инструментов, хотим поделиться нашими находками за десятки лет в разработке, которые действительно помогают нам двигаться вперёд. Здесь собрали находки как для любой команды, так и для IT-сферы

Маркерная доска — идеальный инструмент для креатива. Чистый лист, который даёт свободу творчества.

Маркерная доска отлично подходит как для командного, так и для индивидуального использования — для решения сложных, творческих задач, требующих концентрации. Поэтому в нашей рабочей зоне у каждого есть маркерная доска, даже если она небольшая.

В идее использования маркерной доски мы сошлись с авторами книги «Спринт. Как разработать и протестировать новый продукт всего за пять дней». В своей книге авторы говорят следующее:

Физическая доска, конечно, предпочтительнее. Но в некоторых случаях лучше подойдёт онлайн-доска вроде Miro или Freeform (стандартное приложение для Apple-устройств).

Преимущества физической доски по сравнению с онлайн-досками

• Доступна без подключения к интернету
• Нет ограничений по используемым элементам: любые символы, стрелки, рисунки и что угодно ещё
• Рисовать на ней быстрее
• Нет отвлекающих факторов, если отвлечься от гаджетов

Недостатки по сравнению с онлайн-досками

• Сложно использовать в командах, работающих в разных местах
• Нет возможности копировать-вставлять, прикреплять изображения, ссылки и другие материалы в цифровом формате
• Не всегда находится под рукой

Для оптимального подхода, пожалуй, подойдёт сочетание маркерной доски в оффлайн и онлайн-форматах. Выбирайте для себя то, что подойдёт именно вам.

Мы пользуемся чеклистами с шагами и пунктами на разных уровнях масштаба. От крупных процессов вроде запуска нового продукта до небольших задач вроде написания этой и других статей.

Уделить немного времени и пройти такую проверку часто бывает проще, чем каждый раз с нуля вспоминать весь процесс и стараться ничего не забыть. Это помогает избежать ошибок и связанного с ними стресса.

Чеклисты мы ведём в Аванплане. Добавляем простые шаги для каждой задачи, чтобы видеть свой прогресс и получать больше удовольствия от своей работы.

В отличие от макетов с выверенной вёрсткой, пониманием расположения элементов, контента эскизы позволяют ускорить реализацию за счёт принятия небольших решений:

• Что должно быть на экране: какие данные важны для пользователя
• В зависимости от сложности манипуляций выбрать формат: отдельный экран, шторка, модальное окно или другой (особенно важно для мобильных устройств)
• Разместить базовые элементы: примерный контент, кнопки и др.

Быстро накиданный эскиз позволяет разработке приступить к работе раньше и реализовать основную функциональность, навигацию и другие важные элементы. Однозначный плюс, особенно для тех, кто знаком с проблемой «макеты не готовы, разрабатывать не могу».

В дополнение к эскизу-наброску одного экрана мы создаём карту состояний. Это схематичное представление взаимодействия с конкретным экраном. В карте состояний учитываются следующие важные моменты, которые можно упустить при простой отрисовке макетов:

• Пустое состояние экрана: что показать и какие предоставить возможности для пользователя
• Состояние с малым количеством информации
• Состояние с большим количеством информации: как её умещать на экране, что скрывать и как сохранять внимание пользователя на важных вещах
• Обработка действий пользователя (нажатие на элемент, прокрутка экрана, жесты и прочие): позволяет увидеть движение между разными состояниями экрана, навигацию и в целом понять путь пользователя при работе с приложением.

Для создания эскизов и карты состояний как раз хорошо подходит маркерная доска. Но мы дополнительно используем приложение Mockup (для устройств Apple) — в нём есть и готовые подборки стандартных элементов устройств, и оптимальная свобода для рисования от руки.

Помимо инструментов, предлагаем также несколько идей, которые повышают нашу эффективность и помогают нам изо дня в день принимать более осознанные решения и делать только то, что действительно нужно и важно.

Мы часто проводим обсуждения, совмещая их с прогулкой на свежем воздухе. И именно в это время к нам приходят самые интересные идеи и принимаются важные решения.

Не одни мы используем такой инструмент. Стив Джобс тоже предпочитал вести все серьёзные разговоры во время долгих прогулок. Уж кому как не Стиву, мастеру коммуникации, знать, как сделать обсуждения и переговоры эффективнее.

Воронка содержит несколько уровней, через которые должен пройти пользователь. Анализ воронки даёт понимание, что помогает и что мешает проходить каждый уровень и погружаться глубже в воронку. Зная каждый шаг и его узкие места, мы стали понимать, что важнее для нас на текущий момент, и повысили эффективность в принятии решений.

Составить воронку можно практически в любом инструменте: составить схему в diagrams.net, в paint или просто нарисовать на листке. Главное — держать её перед глазами и понимать, что мы работаем для того, чтобы сделать переход к каждому следующему шагу проще для пользователей.

• S (Specific) — конкретной
• M (Measurable) — измеримой
• A (Achievable) — достижимой
• R (Relevant) — значимой
• T (Time-bound) — ограниченной во времени

Каждый наш небольшой этап разработки — это конкретная цель, которую мы должны закрыть. Постановка целей помогает нам сохранять фокус и не отвлекаться на мелочи. А ведь в своём продукте всегда хочется много чего сделать лучше, отвлечься и добавить что-то ещё. Поставленная краткосрочная цель позволяет нам не отклоняться от намеченного пути и быстрее двигаться к долгосрочным целям и достигать их.

Ставить достижимые цели и достигать их нам помогает Аванплан. Для каждой цели мы добавляем задачи, и Аванплан считает, насколько реалистично поставлен срок и мы действительно можем его достичь с учётом нашей скорости и нагрузки.

Самый эффективный инструмент для любой команды мы припасли для самых терпеливых, дочитавших эту статью до конца. Итак, этим инструментом является общение. Коммуникация в команде решает очень многие проблемы. И даже порой позволяет отказаться от использования всех перечисленных выше инструментов. Выстраивайте общение в команде качественно, не позволяйте нарушать границы и правила команды.

Выбор других инструментов — это индивидуальный подход именно для вашей команды. Пообщайтесь с командой и оцените, какие инструменты действительно повышают вашу эффективность, улучшают деятельность команды, а какие являются пожирателями времени. Не бойтесь пробовать новое, ошибаться — будьте на одной волне с самыми успешными людьми планеты. Например, начните с первого шага и попробуйте Аванплан.