Ретроспектива простыми словами: анализ прошлых результатов проекта для будущего успеха
Взгляд в прошлое помогает понять сильные и слабые стороны, обратить внимание на ошибки и не допускать их в будущем. Именно этим и полезна ретроспектива. Мы, Moroz Team, расскажем, как проводить ретроспективу, избегать ошибок и рассмотрим её проведение на конкретных примерах.
Ретроспектива: определение и цель проведения
Ретроспектива происходит от латинских retro (обратно, назад) и spectare (смотреть). То есть дословно ретроспектива — смотреть назад, в прошлое. Но это не только воспоминания прошлого опыта, но и его изучение с целью понимания, извлечения уроков и определения плана действий для улучшения результатов.
Прошедшие события и полученные результаты некоторого процесса — основной объект ретроспективы. А дальнейший анализ, подведение итогов для исправления недостатков и улучшения процессов — цель самого процесса.
Для чего нужна ретроспектива
Ретроспектива нужна для извлечения уроков из прошлого опыта. Она помогает понять, что сработало в прошлом, а что нет. И принять меры для улучшения деятельности. Взгляд в прошлое помогает оценить ситуации более объективно, оценить, что привело к правильным решениям или к ошибкам. Так правильное поведение закрепляется, а неправильное исправляется.
Ретроспектива способствует повышению эффективности за счёт анализа правильных и неправильных решений, внесения изменений. Регулярное проведение ретроспективы помогает закрепить процесс внесения улучшений. Это способствует постепенному совершенствованию. Ретроспектива — это инвестиция в повышение качества вашей деятельности.
Ретроспектива способствует повышению эффективности за счёт анализа правильных и неправильных решений, внесения изменений. Регулярное проведение ретроспективы помогает закрепить процесс внесения улучшений. Это способствует постепенному совершенствованию. Ретроспектива — это инвестиция в повышение качества вашей деятельности.
Кому нужна ретроспектива
Обычно ретроспектива понимается как командный процесс. То есть проводится для анализа и улучшения работы в команде, в рабочем коллективе или в организации в целом. Проведение ретроспективы внутри команды помогает учитывать мнение каждого, повышать сплочённость, вовлечённость и стремление к общим целям и достижениям.
Однако ретроспектива может проводиться и для личного самоанализа и улучшения процесса достижения личных целей. В этом случае ретроспектива помогает лучше понимать себя, своё поведение, свои возможности и ограничения. Что положительно влияет на уверенность в себе, понимание и принятие себя.
Таким образом, ретроспектива — это не только возможность вспомнить прошлое, но и шанс научиться на ошибках и достижениях. Это инструмент для поиска лучших путей развития и достижения успеха.
Однако ретроспектива может проводиться и для личного самоанализа и улучшения процесса достижения личных целей. В этом случае ретроспектива помогает лучше понимать себя, своё поведение, свои возможности и ограничения. Что положительно влияет на уверенность в себе, понимание и принятие себя.
Таким образом, ретроспектива — это не только возможность вспомнить прошлое, но и шанс научиться на ошибках и достижениях. Это инструмент для поиска лучших путей развития и достижения успеха.
Процесс проведения ретроспективы: этапы разбора результатов
Для эффективного проведения ретроспективы, нужно понимать из каких этапов она состоит и что в себя включает. Начнём с подробного разбора, а в продолжение предложим простой шаблон, который будет понятен каждому.
1. Подготовка к ретроспективе: определение цели и сбор данных для анализа и обсуждения
Чтобы ваша ретроспектива была чёткой и понятной, поставьте цель: что именно вы хотите рассмотреть и улучшить. Если вы ограничите рамки, то сможете лучше сконцентрироваться на важном. Например, поставьте целью улучшение мотивации или повышение качества общения в команде, проанализировав данные за последний месяц. Или развитие конкретного навыка с рассмотрением результатов за последние полгода.
В качестве подготовки хорошо бы не только ограничить цель, но и подготовить данные для её обсуждения. Например, для анализа развитие навыка за последние полгода соберите все имеющиеся данные: чему вы научились, как регулярно занимаетесь, что и кто вам в этом помогает, насколько лучше у вас стало получаться по мнению ваших знакомых.
Если ваша ретроспектива проходит в команде, привлеките её участников к подготовке. Выберите цель совместно, опираясь на наиболее волнующие вопросы и темы. Попросите каждого подготовиться к обсуждению выбранной темы и собрать данные для обсуждения.
Если ваша ретроспектива проходит в команде, привлеките её участников к подготовке. Выберите цель совместно, опираясь на наиболее волнующие вопросы и темы. Попросите каждого подготовиться к обсуждению выбранной темы и собрать данные для обсуждения.
2. Процесс сбора обратной связи, поиска причин улучшений или проблем
Основной этап ретроспективы — сбор обратной связи. Именно здесь происходит обзор прошлого, полученных результатов и определение ключевых событий и факторов, которые на них могли повлиять. Этот этап самый активный и предполагает максимальное участие.
Все участники команды и заинтересованные в поставленной цели могут высказать своё мнение и дать обратную связь по теме. Каждый должен высказаться открыто, честно и поделиться своими наблюдениями. Чем больше мнений у вас будет, тем лучше вы будете разбираться в ситуации и понимать, что с ней можно сделать.
Проанализируйте и обсудите все полученные данные. Что общего? Какая проблема стоит наиболее остро? Улучшение какого критерия вы отметили сильнее всего? Поймите позитивные и негативные тенденции, причины их возникновения. Это поможет вам понять, что вы делаете правильно, а что можете улучшить.
Проанализируйте и обсудите все полученные данные. Что общего? Какая проблема стоит наиболее остро? Улучшение какого критерия вы отметили сильнее всего? Поймите позитивные и негативные тенденции, причины их возникновения. Это поможет вам понять, что вы делаете правильно, а что можете улучшить.
3. Анализ результатов ретроспективы и определение плана задач
И теперь самый важный этап, без которого ретроспектива потеряет смысл — анализ результатов. Вы поняли, что делаете правильно, а что могли бы делать лучше. Теперь важно превратить эти мысли в действия. Какие конкретные действия и задачи вы должны сделать, чтобы улучшить свои результаты и достичь поставленной цели? Составьте план действий с конкретными задачами, сроками и исполнителями. Именно эти действия будут способствовать улучшениям и вести вас к успеху.
Шаблон для проведения ретроспективы
Весь процесс ретроспективы можно уложить в 4 простых вопроса. Ответы на них помогут вам провести ретроспективу продуктивно и не упустить важные этапы.
1
Что было хорошо?
Что получилось? Что вам понравилось? Каких успехов вы достигли относительно изначальных ожиданий, планов и целей?
2
Что было плохо?
Что не получилось сделать? Что помешало вам на пути?
3
Что сделать, чтобы стало лучше?
Какие изменения и улучшения можно предпринять, чтобы достичь лучших результатов? Как сохранить то, что было хорошо? Как исправить то, что было плохо?
4
Какой план действий?
Какие шаги нужно сделать? Кто за них будет нести ответственность? Эти шаги должны стать постоянными, войти в привычку или имеют конкретный срок выполнения?
Приложение-помощник для ваших планов и задач
Проведите ретроспективу проще с готовым шаблоном в Аванплане
Используйте готовые инструменты для работы и развития. Доступно в веб-версии или в приложении App Store и Google Play
Возможные проблемы и ошибки при проведении ретроспективы
Чтобы ретроспектива прошла успешно, важно подготовиться к возможным проблемам и ошибкам, которых стоит избегать. Рассмотрим несколько наиболее важных, разобравшись с которыми вы сможете лучше организовать процесс.
Ошибка 1. Отсутствие чёткой цели и направленности ретроспективы
Некоторые команды проводят ретроспективу по правилу «потому что надо». В этом случае они могут обсуждать разные темы очень долго. Такое обсуждение может привести к беспорядку, бесполезным обсуждениям и зря потраченному времени.
Как избежать ошибки? Поставьте цель ретроспективы и посвятите в неё каждого участника.
Как избежать ошибки? Поставьте цель ретроспективы и посвятите в неё каждого участника.
Ошибка 2. Обсуждение без фиксации результатов в ходе ретроспективы
Провести ретроспективу — не только обсудить, но и зафиксировать обсуждаемые темы, важные вопросы или дальнейшие действия. Если не записать или не внести эти данные в систему, их можно потерять, упустить важную информацию. Так ретроспектива может вообще не привести ни к каким изменения, эффективность от её проведения будет сильно снижена.
Как избежать ошибки? Назначить ответственного за фиксацию информации в ходе ретроспективы.
Как избежать ошибки? Назначить ответственного за фиксацию информации в ходе ретроспективы.
Ошибка 3. Концентрация на ошибках и игнорирование позитивных результатов
Есть мнение, что ретроспектива — это обязательный разбор ошибок. И наша психология склоняет нас больше внимания уделять именно ошибкам, недостаткам и проблемам. Однако такой подход может снизить мотивацию и уверенность в своих силах.
Как избежать ошибки? Уделять достаточно времени и внимания позитивным результатам и достижениям. Они покажут, что вы делаете хорошо и правильно, что поддержит ваше желание работать и развиваться.
Как избежать ошибки? Уделять достаточно времени и внимания позитивным результатам и достижениям. Они покажут, что вы делаете хорошо и правильно, что поддержит ваше желание работать и развиваться.
Ошибка 4. Переход на личности во время ретроспективы
Если вы проводите ретроспективу в команде, то важно учитывать именно командную работу. Разбор ошибок конкретных людей с переходом на личности, поиск виноватых — не конструктивный подход, который не принесёт никакой пользы. Скорее стимулирует лишние конфликты и разобщит команду.
Как избежать ошибки? Старайтесь избегать перехода на личности и принимайте общую ответственность за работу всей команды в целом. Пусть ответственный за проведение ретроспективы контролирует поведение участников и призывает к общему участию и взаимоуважению.
Как избежать ошибки? Старайтесь избегать перехода на личности и принимайте общую ответственность за работу всей команды в целом. Пусть ответственный за проведение ретроспективы контролирует поведение участников и призывает к общему участию и взаимоуважению.
Ошибка 5. Отсутствие открытого обсуждения и игнорирование мнений
Атмосфера открытого общения, где каждый может высказаться и сообщить обо всём, что беспокоит — основная движущая сила ретроспективы. Без честности, открытости и смелости для обсуждения сложных тем многие проблемы могут быть упущены, конфликты не разрешены. Таким образом вы можете снова и снова сталкиваться с одной и той же проблемой, снова и снова игнорируя её.
Также стоит учитывать, что важно мнение каждого. Многие могут стесняться, закрываться от высказываний. Это может приводить к недовольству, отсутствию мотивации и вовлечённости у конкретного участника и у команды в целом.
Как избежать ошибки? Выслушивать мнение каждого. Во время обсуждения обращаться к каждому персонально. Поощрять за любую обратную связь с учётом уважительного отношения.
Также стоит учитывать, что важно мнение каждого. Многие могут стесняться, закрываться от высказываний. Это может приводить к недовольству, отсутствию мотивации и вовлечённости у конкретного участника и у команды в целом.
Как избежать ошибки? Выслушивать мнение каждого. Во время обсуждения обращаться к каждому персонально. Поощрять за любую обратную связь с учётом уважительного отношения.
Примеры проведения ретроспективы в Agile и не только
Ретроспектива может быть полезна в разных направлениях. Как в классическом применении в Agile-командах разработки, так и, например, в маркетинге, обучении, личном саморазвитии и других сферах. Рассмотрим на конкретных примерах, как проходит ретроспектива.
Классический пример: ретроспектива спринта в Scrum-команде
Команда, работающая по методологии Scrum, использует ретроспективу как один из основных инструментов. Она проводится регулярно, по окончанию каждого спринта. И её целью является улучшение командной работы и процесса разработки.
Анализ проводится по результатам прошедшего спринта. Выявляются узкие места и возможные улучшения в процессе. Для этого Scrum-команда собирается и определяет, что прошло хорошо, что плохо и что можно улучшить.
Для выявления наиболее важных тем и проблем может применяться голосование. Каждый участник наделяется некоторым количеством голосов и может проголосовать только за несколько тем, которые считает важными и приоритетными. В результате моменты, получившие наибольшее количество голосов, рассматриваются для принятия решений. Именно решение этих вопросов будет включено в план действий.
План действий составляется в виде задач, которые включаются в следующий спринт. Для каждого шага определяется ответственный, чтобы гарантировать выполнение плана действий. Таким образом, ретроспектива в Scrum-команде помогает непрерывно совершенствовать работу и достигать лучших результатов.
Анализ проводится по результатам прошедшего спринта. Выявляются узкие места и возможные улучшения в процессе. Для этого Scrum-команда собирается и определяет, что прошло хорошо, что плохо и что можно улучшить.
Для выявления наиболее важных тем и проблем может применяться голосование. Каждый участник наделяется некоторым количеством голосов и может проголосовать только за несколько тем, которые считает важными и приоритетными. В результате моменты, получившие наибольшее количество голосов, рассматриваются для принятия решений. Именно решение этих вопросов будет включено в план действий.
План действий составляется в виде задач, которые включаются в следующий спринт. Для каждого шага определяется ответственный, чтобы гарантировать выполнение плана действий. Таким образом, ретроспектива в Scrum-команде помогает непрерывно совершенствовать работу и достигать лучших результатов.
Пример проведения ретроспективы в отделе маркетинга
Ретроспектива может проводиться в командах, которые занимаются маркетингом. В качестве цели они могут выбрать не только командное взаимодействие, но и, например, анализ и улучшение рекламных кампаний.
Для анализа могут использоваться статистические данные о результатах проведённых кампаний. Они помогут выявить успешные и неуспешные подходы, механизмы. В анализе ошибок и преимуществ должны принимать участие сотрудники отдела маркетинга. Также могут быть подключены другие заинтересованные лица. В том числе и непосредственно клиенты, на которых была направлена кампания.
После анализа принимаются решения о внесении изменений для улучшения результатов кампаний. Новые подходы, инструменты, тенденции, направления и прочее. Задачи распределяются по ответственным сотрудникам, чтобы гарантировать их выполнение. После реализации плана действий проводится повторная оценка результатов, чтобы измерить успехи и повышение эффективности.
Для анализа могут использоваться статистические данные о результатах проведённых кампаний. Они помогут выявить успешные и неуспешные подходы, механизмы. В анализе ошибок и преимуществ должны принимать участие сотрудники отдела маркетинга. Также могут быть подключены другие заинтересованные лица. В том числе и непосредственно клиенты, на которых была направлена кампания.
После анализа принимаются решения о внесении изменений для улучшения результатов кампаний. Новые подходы, инструменты, тенденции, направления и прочее. Задачи распределяются по ответственным сотрудникам, чтобы гарантировать их выполнение. После реализации плана действий проводится повторная оценка результатов, чтобы измерить успехи и повышение эффективности.
Пример проведения ретроспективы в учебном процессе
Учебный процесс тоже может совершенствоваться с помощью проведения ретроспективы. Целью ретроспективы в этом случае может выступать анализ и совершенствование процесса обучения и уровня обучения в конкретных областях знаний.
При анализе учебного процесса важно учитывать мнение не только преподавателей, но и обучающихся. Для сбора обратной связи могут проводиться анкетирование, опросы, интервью. Все данные от преподавателей и обучающихся должны сопоставляться. Из них могут быть выделены частные или общие проблемы и успехи.
План действий для улучшения учебного процесса разрабатывается на основе анализа результатов. Ставятся задачи по совершенствованию работы преподавателей и деятельности обучающихся. После внедрения улучшений проводится повторная оценка для измерения эффективности изменений и дальнейшего улучшения качества обучения.
При анализе учебного процесса важно учитывать мнение не только преподавателей, но и обучающихся. Для сбора обратной связи могут проводиться анкетирование, опросы, интервью. Все данные от преподавателей и обучающихся должны сопоставляться. Из них могут быть выделены частные или общие проблемы и успехи.
План действий для улучшения учебного процесса разрабатывается на основе анализа результатов. Ставятся задачи по совершенствованию работы преподавателей и деятельности обучающихся. После внедрения улучшений проводится повторная оценка для измерения эффективности изменений и дальнейшего улучшения качества обучения.
Пример ретроспективы для оценки личного навыка: уровня владения английским языком
Для личного саморазвития ретроспектива тоже применима. В качестве цели может быть выбрано совершенствование уровня владения английским языком.
Для начала анализа могут быть собраны данные. Например, оценки из сервисов по развитию навыка, мнение репетитора или учителя, а также носителей языка. Также может быть применена самооценка. Например, разные направления могут быть оценены от 1 до 10: произношение, аудирование, чтение, грамматика. Можно определить, что получается хорошо, а над каким направлением стоит работать усерднее.
Для лучшего анализа стоит подумать над причинами: почему что-то получается лучше, а что-то нет. Например, аудирование получается лучше, потому что изучается с помощью развлекательных материалов: сериалов, музыки и проч. Значит стоит попробовать развлекательные способы и для развития других направлений.
В завершение должен быть разработан план действий, которые помогут улучшить уровень владения английским языком. План может включать в себя увеличение времени для занятий, занятия с репетитором или онлайн-курсы, чтение книг на английском, прослушивание аудиокниг и др. Некоторые из задач плана могут превратиться в привычки, действия, которые стоит выполнять регулярно.
Для начала анализа могут быть собраны данные. Например, оценки из сервисов по развитию навыка, мнение репетитора или учителя, а также носителей языка. Также может быть применена самооценка. Например, разные направления могут быть оценены от 1 до 10: произношение, аудирование, чтение, грамматика. Можно определить, что получается хорошо, а над каким направлением стоит работать усерднее.
Для лучшего анализа стоит подумать над причинами: почему что-то получается лучше, а что-то нет. Например, аудирование получается лучше, потому что изучается с помощью развлекательных материалов: сериалов, музыки и проч. Значит стоит попробовать развлекательные способы и для развития других направлений.
В завершение должен быть разработан план действий, которые помогут улучшить уровень владения английским языком. План может включать в себя увеличение времени для занятий, занятия с репетитором или онлайн-курсы, чтение книг на английском, прослушивание аудиокниг и др. Некоторые из задач плана могут превратиться в привычки, действия, которые стоит выполнять регулярно.
Важность проведения ретроспективы для извлечения уроков и повышения эффективности
Ретроспектива — мощный инструмент, который позволяет взглянуть на пройденный путь, подчеркнуть важные моменты и извлечь уроки, которые помогут вам двигаться вперёд. Какой бы сферой деятельности вы ни занимались, ретроспектива может стать помощником на пути к успеху. Коллективный обмен мнениями и анализ собственных действий позволит не только выявить ошибки, но и определить пути и стратегии улучшения.
Попробуйте ввести ретроспективу в работе или личных делах. Сделайте это и управляйте своей эффективностью с Аванпланом.
Попробуйте ввести ретроспективу в работе или личных делах. Сделайте это и управляйте своей эффективностью с Аванпланом.
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team
8 апреля 2024 г.
Узнайте больше об управлении проектами
Делимся советами и лайфхаками в нашем блоге
Подпишитесь на нас и узнавайте что-то новое каждую неделю
© 2023 Moroz Team