Scrum простыми словами: как его методы и практики сделают ваш проект гибким

Scrum — это набор практик и инструментов для гибкого управления проектами. В основе Scrum лежит разбиение на небольшие временные промежутки, называемые спринтами. Каждый спринт должен создавать новую, улучшенную версию готового продукта. Т.е. проект разбивается на шаги и с каждым шагом конечный результат становится чуть лучше.

Процесс каждого спринта берёт свою основу из цикла PDCA:

В рамках одного спринта команда планирует работу, выполняет её, а затем проверяет и корректирует направление или процесс работы, чтобы достичь поставленных целей и работать лучше.

Давайте разберём подробнее, как происходит этот процесс. Начнём с самого важного элемента для понимания работы со Scrum: со спринта.

Спринт — это короткий промежуток времени, за который команда способна сделать то, что добавит ценности пользователю.

Обычно говорят об оптимальном размере спринта от 1 до 4 недель. Размер спринта каждая команда определяет для себя. Чем короче, тем гибче, но и больше времени на собрания и обсуждения.

В рамки спринта должна уложиться вся основная работа по созданию ценности. Если у вас нет возможности показывать результат каждую неделю или вы пока не готовы к этому, попробуйте начать с большего промежутка времени.

Scrum предполагает, что размер спринта должен быть жёстко установлен. Если вы решили, что ваш спринт должен составлять 2 недели, то опоздания и затягивания не допускаются. В таком случае будет утеряна как раз та гибкость, к которой и располагает Scrum. Прошло 2 недели — завершили всю работу, сделали выводы и, например, приняли решение об изменении размера спринта до 3 недель, пока не научимся быть достаточно гибкими для двухнедельных спринтов.

Достоинством работы по спринтам является постоянное совершенствование и более тесное взаимодействие с заказчиком и конечными пользователями. Более частые обновления помогают видеть прогресс всем заинтересованным. А также позволяют более точно управлять изменениями. Если что-то пойдёт не так, следующий спринт может изменить своё направление, и команда отправится в нужное русло. Таким образом можно избежать крупных потерь за счёт своевременного реагирования.

Чтобы начать спринт, нужно определить состав работ для него. Этот процесс называется планированием спринта. Команда определяет самые важные задачи, которые должны быть выполнены в рамках предстоящего спринта. Набор задач на спринт называют бэклогом спринта. А место, откуда эти задачи набираются — бэклогом продукта. В результате получаем состав задач и приступаем к работе.

Каждый день команда встречается на небольших ежедневных собраниях (Daily). Каждый участник рассказывает о прошедшем дне и планах на предстоящий день. Эти встречи должны занимать не больше 15 минут. Они нужны для синхронизации работы команды и быстрого реагирования на риски: всё ли идёт хорошо, какие могут быть проблемы и что сделать для их решения.

Как определить, кто и чем занимается в команде? Для этого служит доска задач. На доске участники отмечают, в каком статусе находится та или иная задача. А как понять, сколько ещё работы осталось и успевает ли команда сделать всё? Поможет диаграмма сгорания задач (Burndown chart).

В конце спринта команда должна представить получившийся результат. Эту встречу называют обзором результатов спринта (Sprint review). На этой встрече должны присутствовать все заинтересованные лица, которые могут оценить работу команды.

Спринт завершён — осталось лишь сделать выводы. Что получилось хорошо? С чем возникали проблемы и что можно сделать лучше? Ответы на эти вопросы команда находит во время ретроспективы спринта — встрече по подведению итогов. А вместе с этими итогами можно переходить к новому спринту, где всё повторяется с самого начала.

Подытожим, из каких событий, встреч состоит процесс работы по Scrum:

1. Планирование спринта
2. Ежедневные совещания (Daily)
3. Обзор результатов спринта (Sprint review)
4. Ретроспектива спринта

Вместе с процессами успели затронуть и важные инструменты, используемые в методике Scrum:

1. Бэклог спринта
2. Бэклог проекта
3. Доска задач
4. Диаграмма сгорания задач (Burndown chart)

Далее мы расскажем о каждой встрече и о каждом инструменте подробнее.

Чтобы определить состав работ на предстоящий спринт, должна быть поставлена цель спринта. Обычно она состоит в том, чтобы решить бизнес-задачу за счёт добавленной ценности продукта. Ожидаемый результат достижения цели — это обычно и есть результат, который добавляет ценности продукту в глазах пользователей.

Цель спринта поможет понимать важность и нужность каждой задачи, поможет избежать лишней работы и понимать, ради чего команда будет работать в ближайшее время. Без поставленной цели сложно понять, какие задачи действительно важны, а какие — нет.

В планировании должны участвовать все участники Scrum-команды. Это важно для того, чтобы каждый участник понимал цель, ради достижения которой команда будет трудиться на протяжении предстоящего спринта. Каждый участник команды может вносить свой вклад в определении задач спринта.

После того, как состав задач (бэклог спринта) сформирован, команда должна определить, успеет ли сделать всё в рамках установленного времени. Это подтверждение важно для успешности спринта (чтобы были закрыты все задачи и цель достигнута). Более точно команда сможет это определить, если каждая задача в спринте оценена и известна скорость работы команды.

Если спринт спланирован качественно, то у участников команды не должно возникать вопросов, чем заниматься дальше. Каждый знает, что он должен делать и какую именно он вносит ценность в достижение цели спринта.

Такие короткие встречи помогают вовремя реагировать на возникающие риски, понимать, кому нужна помощь и в правильном ли направлении движется команда в целом. Встречи могут проходить как лично в офисе, так и в удалённом формате.

Разработчики часто не любят эти встречи и воспринимают их как пустую трату времени. «Лучше бы я в это время код писал». Такое мнение может появиться и у участников вашей команды. Для того, чтобы этого не допустить, примите на заметку несколько советов:

• Не затягивайте эту встречу и следите за временем
• Ограничьте время ответа для каждого участника
• Назначьте куратора встречи (часто эту роль выполняет scrum-мастер). Пусть он следит за временем и за тем, чтобы все обсуждения были по делу
• Если понимаете, что возникшая проблема не решается быстро — назначьте отдельную встречу, где обсудите её решение. Не задерживайте тех, кто к этой проблеме не имеет отношения.

Разберём, из каких элементов состоит эта встреча:

• Разбор, что было выполнено, а что — нет
• Демонстрация работы и получившегося результата
• Сбор обратной связи от заинтересованных лиц
• Наполнение или корректировка состава бэклога

Заинтересованные лица в ходе встречи могут увидеть, какие улучшения произошли в продукте. Это даст им уверенности в том, что работа движется в нужном направлении и в результате получилось именно то, что нужно для достижения целей. Или поможет заявить о том, что ожидания и реальность не совпали, поэтому нужно внести некоторые изменения.

На основании этой обратной связи может быть изменён состав бэклога: добавлены задачи для улучшения результата, исправления ошибок, изменены приоритеты или какие-то задачи могут быть удалены из-за потери актуальности.

Пользу от встречи получает и сама Scrum-команда. Этой встречей они ставят некоторую точку в своей работе, тем самым могут почувствовать удовлетворённость и похвалить себя. В то же время они видят реакцию других людей на результат. Это позволяет им лучше понимать конечного пользователя, чтобы создавать продукт именно для него.

Для проведения ретроспективы мы используем Retrius. Плюсом этого инструмента является возможность вносить предложения не в последний момент (когда сама встреча уже началась), а заранее — на протяжении всего спринта. Пришла идея в голову — зафиксировали. А на самой встрече уже только разбираем возникшие предложения.

Надеюсь, вы немного погрузились и прониклись атмосферой Scrum. Для более глубокого погружения расскажем ещё и об инструментах для работы по Scrum.

Бэклог спринта должен быть хорошо проработан и понятен каждому участнику на момент начала работ по спринту. Это позволит команде не отвлекаться от процесса работы и повысит вероятность успешного завершения спринта.

Для этого бэклога существует отдельная процедура причёсывания. Её также называют грумингом, прямо как причёсывание собак. В рамках груминга все задачи из бэклога проверяются на актуальность, соответствие направлению продукта. А также эти задачи уточняются, приоритизируются, делятся на более мелкие, получают примерную оценку.

В Scrum рекомендуется 5-10% времени спринта уделять грумингу. Благодаря нему бэклог продукта становится доступным и понятным для всей команды. Чем точнее будут определены задачи в бэклоге продукта, тем проще команде при планировании спринта. А если для них ещё и расставлены приоритеты — становится ясна стратегия развития продукта в целом.

Каждая задача перемещается на доске относительно её текущего статуса. Задача проходит следующие основные стадии: сделать (to do), в работе (in progress) и сделано (done). Доска может подстраиваться под особенности вашего процесса и дополняться другими статусами.

Доска задач уже стала негласным стандартом для работы в команде. Существует множество вариантов онлайн-досок. Например, их предлагают Jira, Trello или Аванплан.

Диаграмма сгорания задач содержит данные о том, сколько задач завершено и сколько осталось выполнить. А также показывает, как вы движетесь к завершению спринта и как должны двигаться. Взглянув на эту диаграмму становится понятно, насколько вы успешно движетесь в рамках текущего спринта.

Существует много разных инструментов и практик для работы в команде. Как в Scrum, так и за его пределами. Выбирайте для себя то, что вам нужно и что вам близко. Вы можете начать внедрять разные практики постепенно или устроить эксперимент в вашей команде и внедрить Scrum со всеми методиками и инструментами сразу. Попробуйте сделать это проще с готовыми решениями в Аванплане.

А если захотите подробнее погрузиться в Scrum, советуем вам изучить Scrum-guide и почитать книгу, которую мы неоднократно цитировали в этой статье: Джефф Сазерленд «Scrum. Революционный метод управления проектами». Пусть они помогут вам быть эффективнее!