Основные принципы управления: раскрываем суть и реализуем на практике

Во-первых, применение принципов управления помогает создать чёткую структуру и порядок в работе. Принципы управления помогают компаниям определить чёткие цели и разработать стратегии, необходимые для их достижения.

Во-вторых, принципы управления способствуют развитию эффективной коммуникации в коллективе. Это снижает вероятность конфликтов и помогает создать единую корпоративную культуру, которая укрепляет командный дух и сплоченность в организации.

Кроме того, применение принципов управления позволяет оптимизировать процессы и ресурсы, что помогает сократить издержки и повысить эффективность работы. Например, правильное планирование и контроль бюджета проекта способствует экономии средств и оптимизации финансовых ресурсов.

Применение принципов управления – это не просто формальная процедура, а важный инструмент для достижения успеха в работе. Как бы ни были талантливы сотрудники, без правильного управления и руководства, достижение высоких результатов будет затруднительным.

Создателем принципов управления является Анри Файоль, французский горный инженер, основатель административной школы управления. В своей работе «Общее и промышленное управление» он сформулировал 14 основных принципов управления.

1. Разделение труда
2. Власть
3. Дисциплина
4. Единство распорядительства (командования)
5. Единство руководства
6. Подчинение частных интересов общим
7. Вознаграждение
8. Централизация
9. Иерархия
10. Порядок
11. Справедливость
12. Постоянство состава персонала
13. Инициатива
14. Единение персонала

Давайте разберём каждый из принципов подробнее и попробуем применить их на практике с помощью наших советов.

Разделение труда наблюдается как в работе, так и, например, в природе. Каждый орган в организме занимается только определёнными задачами. Каждый муравей в муравейнике или пчела в улье имеет свои обязанности. И вклад каждого обеспечивает жизнедеятельность всей системы.

Наиболее популярным является подход к распределению работы по специализациям и умениям. При таком подходе каждый занимается тем, что лучше всего умеет делать. Каждый может сосредоточиться на конкретном наборе задач и обязанностей. А значит может выполнить свою часть работы лучше при меньших усилиях. При сложении повышения эффективности каждого получаем общий рост производительности.

Власть определяется на формальном уровне. Например, руководитель и его полномочия определяются в уставе организации. Но в реальности существует ещё и восприятие власти, то есть влияние авторитета руководителя.

Истинный лидер не только прописан в документах. Он также имеет неформальное влияние на сотрудников. Его образ лидера основан на знаниях, опыте, заслугах и др. В хорошем руководителе личный авторитет должен быть необходимым дополнением к власти, принадлежащей ему по уставу.

Дисциплина — это то, без чего не могло бы работать ни одно предприятие. В основе её реализации лежат три основных компонента:

1. Хорошие руководители на всех ступенях
2. Ясные и справедливые соглашения
3. Рассудительно применяемые санкции

Руководители играют важную роль в организации дисциплины. Именно они обеспечивают работу своих сотрудников и следят за соблюдением установленных рамок и правил. От того, насколько справедливо они поступают с сотрудниками, будет зависеть общая дисциплина в коллективе.

Также на соблюдение дисциплины влияет справедливость принятых соглашений. Если сотрудники чувствуют, что к ним относятся несправедливо, то могут нарушать и свою часть обязательств. Чтобы не допустить такого, необходимо чаще обращать внимание на проблемы сотрудников и прикладывать усилия для их разрешения.

Дисциплина также обеспечивается применением санкций. В ожидании награды или в страхе получения наказания, сотрудники лучше придерживаются принятых норм и правил. Ведь каждое нарушение дисциплины должно нести за собой справедливое наказание. «Чтобы другим неповадно было».

Множественные указания наносят урон авторитету власти, подрывают дисциплину и нарушают порядок. Сотрудник, получивший несколько указаний от разных людей, увеличивает свою нагрузку, испытывает тревогу и имеет риск не выполнить ни одно из указаний достаточно хорошо.

Каждый из тех, кто дал задание, в свою очередь получает худший результат. Который в том числе может не укладываться в заданные ограничения сроков, объёма работы. Таким образом, множество источников поручений не выгодно как для исполнителя, так и для поручителя.

У каждого сотрудника должен быть единственный источник поручений и заданий. Чаще всего — его непосредственный руководитель или наставник. Даже если задание исходит откуда-то извне, сотрудник обязан посвятить в это своего руководителя и согласовать это с ним. Этот принцип хорошо дополняется принципом единства руководства, о котором расскажем далее.

Этот принцип может применяться в разных сферах и на разных уровнях. Например, интересы семьи должны преобладать над интересами отдельных её членов. Интересы муравейника должны быть выше интересов одного муравья или даже их группы. Однако реализовать этот принцип в организации бывает очень сложно. Ведь в жизни не должно быть приоритетов между работой, семьёй и личными интересами. Все эти сферы жизни должны быть в балансе.

Чтобы подчинить частные интересы общим, необходимо понимать и те, и другие. Нужно посвятить сотрудников в интересы организации и знать об их личных интересах. И постараться их согласовать. В этом могут помочь хороший пример руководителя и справедливость соглашений.

Вознаграждением называют всё, что предприятие может дать или сделать для подчинённого за работу, которую тот выполняет. В основном, это, конечно, заработная плата сотрудникам. Но также может выражаться премиями, наградами, поощрениями, выходными или другим способом.

При организации системы вознаграждений важно учитывать следующие аспекты:

1. Сумма вознаграждения должна быть справедливой
2. Вознаграждение должно поощрять усердие, компенсируя полезное усилие
3. Условия вознаграждения не должны приводить к крайностям, выходящим за пределы разумного и возможности организации

Централизации встречается и в естественной среде. Например, в организме человека, животного существует единый центр управления — мозг. Именно из него исходят приказы, которые управляют всем организмом в целом.

Здесь довольно простая иерархия: мозг управляет всеми остальными органами и посылает приказы. Однако в некоторых организациях настолько много уровней иерархии, что передача всех решений наверх может затормозить работу на каких-то уровнях или даже привести к её полной остановке.

Степень централизации и децентрализации в каждой организации должна определяться индивидуально. Дело не в том, чтобы все решения принимались на самом верхнем уровне организации. Важно определить степень централизации, которая будет наиболее благоприятна для вашей организации. Определите способности своих сотрудников и степень, в которой они могут принимать решения.

Такой принцип многоуровневого управления называют скалярной цепью. Эта цепь представляет собой ряд руководящих должностей, начиная с высших и заканчивая низшими.

В иерархической структуре есть свои достоинства и недостатки. В некоторых случаях строгое следование иерархии может быть вредно, когда наносит ущерб бизнесу.

Например, если у вас 10 уровней от высших до низших управленцев, то принятие решений между разными руководителями 6 уровня может потребовать подъёма до общего руководителя. А им может оказаться лишь уровень 1. Тогда каждый должен пройти путь в 5 руководителей, согласований и утверждений. А это очень долгий и порой губительный процесс. Для таких решений лучше организовать «мостик» между руководителями одного уровня: дать принять им решение между собой и посвятить в курс дел только непосредственного руководителя.

Дополнение к правилу «всему своё место и всё на своём месте» — важность выбора самого места. Выбор места в большей степени должен облегчать все операции. Неподходящее место может породить лишь кажущийся, внешний порядок.

К правилу «каждому своё место и каждый на своём месте» предлагается своё дополнение: место должно подходить сотруднику и сотрудник должен подходить на это место (The right man in the right place). Соблюдение этого правила поможет в решении трудных задач: хорошей организации работы и хорошего подбора персонала.

Соблюдение этих правил помогает использовать ресурсы предприятия эффективнее. Результатом порядка должно стать уменьшение потерь. Вещи, материалы и инструменты не должны теряться. Время на их поиск не должно тратиться впустую. Аналогично и с людьми.

Почему именно справедливость, а не просто правосудие? Порой стандартные нормы не учитывают все нюансы. Даже законы порой приходится разъяснять и дополнять то, чего в них нет. Чтобы работники выполняли свои обязанности с усердием и преданностью, необходимо относиться к ним с пониманием и уважением. Справедливость, в свою очередь, является результатом сочетания этих качеств с правосудием.

Это важно: справедливость не исключает эффективных действий или строгости. Но при её реализации важен здравый смысл, богатый опыт и доброжелательное отношение к сотрудникам. Для этого каждый руководитель должен проявлять все свои лучшие качества. Он должен укрепить чувство справедливости на всех уровнях иерархии, демонстрируя, что справедливость является неотъемлемой частью всех процессов управления.

Новый сотрудник всегда требует вложений на старте. Прежде чем начать приносить пользу организации и коллективу, он требует большего внимания, времени на освоение своих функций. Причём траты времени и ресурсов несёт также и его наставник или руководитель. Если к моменту освоения нужных навыков и функций сотрудник переводится или увольняется, он не принесёт пользы, равноценной потраченным ресурсам.

Тем не менее полностью избежать текучки кадров невозможно. Смены персонала неизбежны: возраст, болезни, отставки, потеря способности выполнять работу и т. д. Необходимо стараться снижать текучку персонала и качественно подходить к подбору персонала. Постоянный состав персонала обеспечит меньшие издержки и большую эффективность.

Поддержку инициативы обеспечивает руководитель. Он должен давать необходимую степень свободы своим сотрудникам. И быть способным в некоторых вопросах поступиться своим мнением, тщеславием. Тем самым дать подчинённым проявить личную инициативу и реализовать свой потенциал. Руководитель, способный предоставлять инициативу своему персоналу, сильно превосходит руководителя, который не способен это делать.

Важно при предоставлении инициативы не потерять контроль над ситуацией. Оставайтесь руководителем, поддерживайте уважение и власть. Поощряйте позитивные воздействия и помогайте в сложных ситуациях.

Представьте себе идеальный коллектив. Наверняка, вы представили себе дружный коллектив. Вроде персонажей из сериала «Офис». В нём есть друзья, общая атмосфера поддержки и доверия. Доверительные отношения и благоприятная атмосфера в коллективе способствует созданию сильной команды, улучшению коммуникации и командного взаимодействия.

Не старайтесь разделять персонал, настраивать их друг против друга. Например, борьба между отделами может принести больше раздора и возможных конфликтов, чем значительного повышения результатов. Исключение — только если эта борьба основана на взаимодействии, единении, а не на противоборстве, противостоянии и интригах.

Как показывает опыт успешных компаний, инвестирование в развитие командного духа и укрепление взаимодействия между сотрудниками приводит к повышению мотивации, улучшению результатов работы и созданию благоприятной рабочей атмосферы. Таким образом, принцип единения персонала играет важную роль в достижении общих целей организации и повышении её эффективности.

Принципы управления помогают создать благоприятные условия для работы коллектива, повысить эффективность и достигать общих целей. Создайте прочный инструмент для развития и процветания коллектива. Организуйте эффективную работу и взаимодействие вместе с Аванпланом.