Таск-менеджер: что это за программа и зачем нужна
Каждый наш день состоит из множества дел и задач. Сохранять продуктивность и не терять эти задачи из виду, вам поможет таск-менеджер. Мы, Moroz Team, расскажем, что это за программа и как она сделает вашу работу эффективнее.
Что такое таск-менеджер?
Основная роль таск-менеджера — это таск менеджмент, по-русски: управление задачами. Программы и приложения таск-менеджеры помогают организовать жизнь и работу, упрощая ведение задач. Представьте себе цифрового секретаря, который всегда под рукой. Он готов напомнить о важной встрече, следить за сроками выполнения задач, управлять вашими делами и работой команд.
Основная функция таск-менеджера заключается в организации задач. Вместо того чтобы полагаться на список дел, написанный на салфетке или в тетради, вы переносите свои мысли в виртуальное пространство, где каждая задача имеет своё место и время.
Зачем использовать таск-менеджер
У использования таск-менеджера есть множество преимуществ. Они актуальны как для рабочих процессов, так и для личных дел и планов.
- 1. Повышение продуктивностиОпределить задачи — это первый шаг к повышению продуктивности. Описать постановку и понять, что на самом деле нужно сделать — второй шаг. Следующие шаги помогают оптимизировать их выполнение. Делать только самое важное и не отвлекаться на второстепенное. Все эти возможности предлагает таск-менеджер.
- 2. Улучшение организации времениТаск-менеджер помогает распределять свои задачи по времени их выполнения. Установка сроков, напоминаний о выполнении и другие способы тайм-менеджмента дают возможности составлять планы на каждый день, неделю или месяц. Тем самым помогают организовать свою жизнь и распределить время наиболее ценным способом.
- 3. Улучшение командной работыТаск-менеджер — отличный инструмент для командной работы. С его помощью вы всегда можете следить за прогрессом работы, делегировать часть работы и фиксировать важные изменения. Участники команды при этом могут видеть, за что они отвечают и чем заняты их коллеги. Это улучшает взаимодействие и взаимопонимание даже на расстоянии.
- 4. Снижение стрессаНаличие чёткого плана действий и напоминаний о сроках в таск-менеджере помогает снизить уровень тревожности и стресса. Уверенность в том, что все запланированные дела под контролем, способствует более спокойному состоянию ума.
Основные функции программы таск-менеджера
Основные функции программы таск-менеджера направлены на оптимизацию рабочего процесса. Рассмотрим, какие возможности делают таск-менеджер незаменимым помощником как в управлении личными делами, так и в командной работе.
Создание задач и управление ими
В сердце любого таск-менеджера лежит возможность добавлять задачи. Пользователи могут вести крупные проекты, разбивая их на более мелкие этапы и шаги. Это позволяет не терять из виду важные детали и контролировать ход работ.
Установка сроков выполнения и планирование
Ограничения задач по времени и датам дают возможность составлять планы. Они помогают не откладывать дела в долгий ящик и постепенно продвигаться к получению результатов и достижению целей.
Уведомления и напоминания
Всегда быть в курсе происходящих и предстоящих дел помогают уведомления и напоминания. Сообщения на почту или уведомления на вашем телефоне позволяют обращать внимание на важное и не забывать о делах и задачах.
Определение приоритетов задач
Расстановка приоритетов — разделение задач на более и менее важные, ещё одна возможность таск-менеджера. Она помогает уделять больше внимания действительно важным задачам и оптимизировать управление менее важными.
Совместная работа
С задачами можно работать как самостоятельно, так и в команде. Таск-менеджер предлагает возможности для командной работы: ведение общего списка задач, распределение их по исполнителям, внутрикомандное взаимодействие. Особенно полезна такая возможность для команд, которые работают не в одно время, не в одном месте.
Визуализация и отслеживание прогресса работы
Помимо ведения задач важной возможностью таск-менеджера является отслеживание прогресса работы. Ведя задачи на словах, на бумаге или другим способом, сложно понять, сколько работы уже сделано и сколько ещё осталось выполнить. Таск-менеджер делает это за вас, предлагая разные инструменты визуализации: доски задач, отчёты, графики и другие.
Интеграция с другими сервисами и инструментами
Современные таск-менеджеры позволяют проще внедряться в вашу жизнь за счёт интеграций с другими сервисами и приложениями. Например, интеграция с календарём помогает вести и задачи, и встречи сразу в одном инструменте, сокращая время и силы на лишние переключения.
Примеры программ таск-менеджеров
Таск-менеджеры уже не просто вошли в моду, а становятся стандартом для ведения работы и управления делами. Рассмотрим наиболее популярные из них и оценим их основные преимущества и недостатки.
Trello
Trello — это сервис для работы с досками задач. Основной упор — это удобство и простота использования. Однако этот упор может быть и ограничением в случае с работой, требующей больше инструментов и возможностей.
Преимущества
— Интуитивно понятный интерфейс, который легко осваивается даже новичками
— Подходит для индивидуального использования и командной работы
— Неплохое мобильное приложение
— Подходит для индивидуального использования и командной работы
— Неплохое мобильное приложение
Недостатки
— Ограниченные возможности для сложных проектов с множеством уровней и зависимостей
— Некоторые функции можно внедрить только за счёт интеграции с дополнительными модулями, что не всегда просто и часто не бесплатно (например, повторы задач)
— Отключение аккаунтов российских пользователей
— Некоторые функции можно внедрить только за счёт интеграции с дополнительными модулями, что не всегда просто и часто не бесплатно (например, повторы задач)
— Отключение аккаунтов российских пользователей
Todoist
Todoist — таск-менеджер, который в основном ориентирован на личное планирование и управление задачами. Он предлагает все основные возможности для ведения задач, но несколько ограничивает возможности для управления проектами и только начинает внедрять возможности совместной работы.
Преимущества
— Возможности ведения и планирования задач по дням
— Минималистичный, понятный интерфейс
— Минималистичный, понятный интерфейс
Недостатки
— Некоторые важные функции доступны только в платной версии (например, напоминания)
— Не доступны российские способы оплаты
— Высок риск блокировки для российских пользователей
— Не доступны российские способы оплаты
— Высок риск блокировки для российских пользователей
Asana
Asana — это многофункциональный инструмент, предназначенный для управления проектами и командами. Для кого-то он может показаться громоздким и сложным. А кто-то нуждается в возможностях и функциях управления проектами, которые кроме Asana, мало кто может предложить.
Преимущества
— Гибкость, наличие настройки и автоматизации рабочих процессов
— Возможности для крупных организаций: отчёты, цели, портфели проектов
— Возможности для крупных организаций: отчёты, цели, портфели проектов
Недостатки
— Может быть слишком сложной для индивидуальных пользователей или небольших команд из-за избыточного функционала
— Отключение российских аккаунтов
— Отключение российских аккаунтов
Обзор работы с таск-менеджером Аванплан
Таск-менеджер Аванплан является российской альтернативой перечисленным сервисам. Он доступен для всех устройств и предлагает все основные функции для управления проектами и задачами.
Простое приложение для ваших дел и задач
Аванплан — простой таск-менеджер для вас и вашей команды
Работайте с задачами проще, в любое время и в любом месте: в веб-версии или в приложении App Store и Google Play
Управление задачами
Добавляйте проекты и задачи в них для удобной совместной работы. Или добавляйте личные задачи в раздел Входящие.
Создание проекта и задач в Аванплане
Планирование дел на каждый день
Назначайте задачам сроки выполнения и составляйте план работы на каждый день. Подключите Google-календарь в мобильном приложении, чтобы встречи из календаря тоже попали в ваш план.
Установка сроков и составление плана на день в Аванплане
Совместная работа
Приглашайте участников в проекты и работайте над задачами совместно. Назначайте ответственных — задачи попадут в их личные планы работ. А Аванплан отправит уведомление о новой задаче.
Приглашение участников в проект для совместной работы в Аванплане
Ведение привычек и регулярных дел
Добавьте задачам настройки повтора и выполняйте их регулярно. Ведите свои привычки или регулярно повторяющиеся задачи удобнее.
Настройки повтора для привычек и регулярных задач в Аванплане
Роль таск-менеджера в упрощении работы
Таск-менеджеры — это полезные инструменты, которые помогают людям управлять своими задачами и работой. Они не только упрощают работу и отслеживание задач, но и создают комфортную атмосферу, способствующую лучшим результатам. Попробуйте и сделайте свою работу эффективнее уже сейчас с Аванпланом.
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team
11 сентября 2024 г.
Узнайте больше об управлении проектами
Делимся советами и лайфхаками в нашем блоге
Подпишитесь на нас и узнавайте что-то новое каждую неделю
© 2023 Moroz Team
Проекты