Moroz Team

Как правильно организовать процесс работы в команде: основные методы и правила

Любая работа начинается с людей. И чем лучше подготовить команду к работе, тем лучше будет итоговый результат. Мы, Moroz Team, расскажем, как организовать процесс работы в команде и подобрать подходящие инструменты и практики.

Значение работы команды и эффективной организации процессов

Объединяться вместе — начало, быть вместе — прогресс, работать вместе — успех.
Генри Форд, американский предприниматель
Величайшие проекты, открытия и свершения были созданы великими командами. Благодаря совместным усилиям, взаимодействию и общим целям, они совершили прорыв и сделали этот мир лучше. И дело не только в людях, но и в грамотной организации их работы.
Совместная работа команды
Команды, где процессы хорошо отлажены, работают более продуктивно, эффективно, с меньшими затратами времени и ресурсов. И выражается это не в жёстких правилах и инструкциях, а в заботе о каждом, ощущении безопасности и сплочения перед общим делом. Поэтому для работы команды важно не только найти квалифицированных специалистов, но и грамотно организовать процесс их работы.

Процесс совместной работы: ключевые факторы, которые влияют на выполнение работы

Чтобы работа в команде была эффективной, важно ответить на основные вопросы:
1
Зачем и ради чего мы работаем?
Определение ценностей и постановка чётких целей команды
2
Кто и за что несёт ответственность?
Распределение ролей и обязанностей между участниками команды
3
Как и над чем предстоит работать?
Организация управления проектом и задачами, подбор инструментов для работы
4
Как мы должны общаться?
Поддержание взаимодействия и коммуникации в команде

Определение ценностей и постановка целей команды

Определение целей и ценностей для работы команды
Ради чего мы работаем? Что мы считаем самым важным в своей работе? К чему стремимся? Ответы на эти вопросы определяют ценности и цели команды, которые образуют общую миссию. Понимание миссии команды помогает не только сплотиться, но и оптимизировать работу: делать только то, что важно, что соответствует принятым ценностям и поставленным целям.

Зачем нужны ценности команды и как их сформировать

Ценности помогают в сложные моменты: при принятии важных решений или при разрешении конфликтов. Ценности помогают команде лучше понимать свою работу, распределять ответственность и направлять все усилия в верном направлении.

Чтобы правильно сформировать ценности команды, учтите несколько важных критериев:
  • Честность
    Будьте честны перед собой и перед каждым участником команды. Не заявляйте того, что на самом деле не является правдой.
  • Мотивация на лучшие свершения
    Старайтесь, чтобы ваши ценности не были связаны только с деньгами. Стремитесь делать этот мир лучше, помогать себе и другим людям становиться здоровее и счастливее.
  • Соответствие ценностям организации
    Ваши ценности не должны противоречить ценностям организации. Иначе соблюдать их будет крайне сложно.
  • Общее принятие и согласие
    Каждый участник команды должен понимать, принимать и поддерживать ценности команды, быть готовым следовать им в любой ситуации.

Цели команды: как влияют на работу и как их определить

На основе ценностей вы можете поставить цели работы команды. В отличие от ценностей они должны быть конкретными, ограниченными по времени. Ценности — это компас вашей команды. А цели — конкретные точки маршрута на карте.

Цели служат реальным импульсом для работы. Они помогают строить планы, определять конкретные задачи и оценивать эффективность работы.

Как же определить цели, чтобы они способствовали повышению эффективности команды? В этом поможет методика SMART. Она определяет критерии эффективной цели: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и ограниченность по времени. Именно цель, поставленная по SMART, имеет наибольшие шансы на достижение.

Распределение ролей и обязанностей между участниками команды

В природе всё мудро продумано и устроено, всяк должен заниматься своим делом, и в этой мудрости — высшая справедливость жизни.
Леонардо да Винчи, итальянский художник и учёный, изобретатель
Чтобы работа приносила результаты, каждый должен быть на своём месте. Каждый должен заниматься тем, что у него лучше всего получается. Сила команды в каждом её участнике. Поэтому правильное распределение ролей и обязанностей так важно для общей эффективности и результативности команды. Предлагаем вам несколько шагов, которые помогут найти для каждого члена команды идеальную роль.
Распределение ролей и обязанностей в команде

1. Определите состав ролей

Определите общие задачи, с которыми предстоит работать всей команде. Для каждого типа задач назначьте свою роль. Возможно, вам понадобятся такие роли, как лидер, организатор, исполнитель, аналитик и другие.

2. Проанализируйте навыки, возможности и потенциал каждого из участников команды

Проведите анализ навыков, опыта, образования и интересов каждого участника команды. Узнайте, какие у них сильные и слабые стороны. В чём они хороши, и что им даётся с трудом. Учитывайте личностные качества и предпочтения, интересы каждого участника.

3. Распределите роли между участниками команды

На основе анализа навыков и потенциала участников назначьте каждому конкретную роль. Старайтесь, чтобы роль наилучшим образом соответствовала способностям и интересам. Помните, что команды работают наиболее эффективно, когда участники принимают участие в том, что им действительно нравится и в чём они хороши.

4. Обсудите и согласуйте распределение ролей в команде

Проведите совещание с участниками команды. Обсудите назначенные роли и объясните причины такого распределения. Позвольте участникам высказать свои мысли и предложения по поводу распределения ролей, чтобы учесть все точки зрения. После обсуждения придите к общему согласию и утвердите роль для каждого члена команды.

Организация управления проектом и задачами для выполнения и контроля работы команды

Управление проектом для организации работы в команде
Управление проектом, его задачами — важный процесс в работе любой команды. Организация этого процесса помогает команде проще справляться со своей работой, следить за прогрессом и эффективнее взаимодействовать.

Основные процессы управления проектом для командной работы

1. Планирование работы: постановка и распределение задач
Планирование помогает понимать, что, когда и кому необходимо сделать. Для этого поставьте и опишите задачи, назначьте их участникам команды, определите сроки и приоритеты. Так каждый будет знать свою часть работы и сможет учитывать работу других участников команды.
2. Выполнение работы и контроль результатов
В ходе работы важно следить за тем, чем занимается команда и как эффективно она движется к достижению поставленных целей. В этом вам помогут регулярные встречи для обсуждения прогресса или такие инструменты, как доска задач.
3. Оценка результатов и оптимизация процесса работы
Важно регулярно оценивать результаты работы и улучшать процесс работы. Вместе с командой оценивайте достижения, выявляйте сильные и слабые стороны и вносите изменения в процесс. В этом вам может помочь регулярное проведение встречи ретроспективы.
Приложение для работы над любыми проектами

Организуйте эффективную работу команды в Аванплане

Подключите команду, назначьте задачи и следите за прогрессом. Доступно в веб-версии или в приложении App Store и Google Play

Подбор инструментов для работы команды

Для каждой команды подойдут свои инструменты. Учитывая особенности и потребности вашей команды, уделите особое внимание выбору инструмента для управления задачами.

Для подбора подходящих именно вам инструментов рекомендуем ознакомиться со следующими статьями:

Поддержание взаимодействия и коммуникации в команде

То, как команда играет как единое целое, определяет её успех. У вас может быть самая большая группа мировых звёзд, но если они не будут играть вместе, то клуб не будет стоить и десяти центов.
Бейб Рут, американский бейсболист, тренер
После того, как вы определили общие цели, роли в команде и организовали работу с задачами, остался последний, но не менее важный фактор — взаимодействие и коммуникация в команде.
Чтобы команда была слаженным организмом, важно, чтобы участники команды общались. Общение способствует уважению, пониманию, доверию, взаимопомощи и поддержке в коллективе. Без поддержания качественных отношений в коллективе эффективная совместная работа невозможна.
Общение, взаимодействие и коммуникация в команде

Как организовать эффективную коммуникацию в команде

1. Организуйте регулярные совещания и обсуждения
Проведение регулярных совещаний и обсуждений помогает поддерживать открытое общение между участниками команды. Главное — не тратить время впустую. Обязательно готовьте повестку для любого обсуждения и ограничивайте время для встреч. Оценивайте прогресс работы, обменивайтесь идеями, обсуждайте возможные проблемы и совместно находите их решение.
2. Поддерживайте коллаборацию и совместную работу
В работе команды важны сотрудничество и объединение для решения общих задач и проблем. Способствуйте взаимоподдержке и взаимопомощи в рабочих процессах. Ставьте задачи, где участники будут работать в парах, группах. Назначайте менторов и кураторов для развития навыков в команде.
3. Обеспечьте открытость к обратной связи и конструктивной критике
Давайте обратную связь участникам команды и принимайте её от них. Запрашивайте конструктивную критику для своей работы и предоставляйте её сотрудникам. Будьте честны и открыты друг с другом. Но не переходите грань и сохраняйте уважение.

Важно создать в команде атмосферу, в которой участники чувствуют себя комфортно и безопасно. Только в таких условиях открытая обратная связь и конструктивная критика будут повышать эффективность работы.
4. Поддерживайте высокую мотивацию и благоприятную эмоциональную атмосферу в команде
Поощряйте достижения и публично отмечайте успехи команды и каждого её участника. Мотивируйте и поддерживайте свою команду, когда что-то получается или не получается.
5. Определите рамки и правила коммуникации
Кто и к кому может обращаться с вопросами? В какое время допускается звонить или писать коллегам? Какие инструменты вы можете использовать для общения: мессенджеры, электронную почту, звонки по телефону или видеоконференции? Для каких вопросов какие инструменты допустимы? Ответы на эти вопросы помогут вам определить границы для общения, которые помогут не отвлекаться и выполнять свою работу качественно.

Как организовать процесс работы команды в системе управления проектами

Опираясь на принятые ценности, цели, роли и процессы, вы можете организовать наиболее эффективный процесс работы команды. Чтобы управлять этим процессом было проще, вы можете применять возможности системы управления проектами. На примере сервиса Аванплан покажем, как просто и удобно настроить работу команды.

Создание проекта и приглашение команды

Для работы над рабочим проектом начните с его создания. Выберите все необходимые функциональные возможности: команду (если она у вас есть), цели (если хотите их ставить и группировать задачи), доску задач для контроля и удобства.
Создание проекта и настройки для приглашения участников команды в приложении Аванплан
Создание проекта и приглашение участников в Аванплане

Постановка командных целей и задач

Поставьте цели и наполните их задачами. Так вы организуете чёткий процесс, в котором все ваши цели будут действительно достигаться.
Постановка командных целей и создание задач в приложении Аванплан
Постановка цели и задач для её достижения в Аванплане

Распределение задач в команде

Чтобы начать работать в команде, распределите задачи между её участниками. Для этого просто назначьте задачи нужным исполнителям. Все назначенные задачи участники увидят в своём личном плане работы.
Распределение, назначение задач в команде в приложении Аванплан
Создание чеклиста: разбиение задачи на небольшие шаги в Аванплане

Подведение итогов и оптимизация процесса: проведение ретроспективы

Чтобы оценить эффективность вашей работы, проведите ретроспективу. А чтобы провести её проще, воспользуйтесь готовым шаблоном в Аванплане. Он предложит вам готовые темы для подведения результатов: «что было хорошо», «что было плохо», «что сделать, чтобы стало лучше» и «план действий».

Важность организации процессов для эффективной работы команды

Слаженный процесс помогает вашей работе и вашей команде. Когда вам понятно, для чего работать и что на самом деле важно, работа становится осознанной, приятной и мотивирующей. Процесс помогает вам экономить ресурсы и заниматься только важными задачами, не тратя время на лишние дела.

Организуйте процессы в своей команде так, чтобы каждому было комфортно работать. Держите важные вопросы под контролем, управляйте и будьте эффективнее с Аванпланом.
Ксения Мороз, часть команды Moroz Team
20 мая 2024 г.

Узнайте больше о совместной работе

Делимся советами и лайфхаками в нашем блоге
    Подпишитесь на нас и узнавайте что-то новое каждую неделю