Как выбрать российскую систему управления задачами: требования и примеры систем

Благодаря возможности совместного доступа к задачам, эти системы способствуют синхронизации усилий и обеспечивают более эффективное взаимодействие между коллегами.

Обычно они включают в себя основные функции:
— создание списка задач
— расстановка приоритетов
— установка сроков выполнения и уведомления о них
— комментарии, вложения
— отслеживание прогресса

Системы управления задачами — не только инструмент для планирования и контроля выполнения задач, но и ключевой элемент успешной работы и достижения поставленных целей.

Каждая система управления задачами заточена на определённые задачи, масштабы и потребности. Одна система лучше подойдёт для личного планирования, другая — для небольшой команды, а третья — для крупной организации. Определите свой объём и основные задачи, которая должна решать система.

Учитывайте не только масштаб своей команды, организации, но и её возможности. Какие ресурсы вы можете выделить на новую систему, её внедрение, перенос данных и обучение сотрудников? Определите бюджет и сроки для перехода, чтобы не понести больших потерь в производительности.

Ещё один важный момент — система должна быть простой, понятной и удобной для использования. Вы можете протестировать несколько вариантов разных систем и сравнить их между собой. Самая простая система позволит вашим сотрудникам и коллегам проще адаптироваться к переменам.

Чтобы не ошибиться с выбором, привлеките команду к тестированию и изучению системы. Попробуйте провести небольшую часть процесса в новой системе. И в конце соберите обратную связь: какая система приглянулась команде больше всего. Учитывайте этот фактор при выборе.

Если вы уже пользуетесь некоторой системой управления задачами, то ваша задача — сделать переход как можно более плавным. И в этом вам может помочь импорт задач или возможность загрузить ваши задачи с помощью специалистов из службы поддержки.

На основе ваших потребностей, сформулируйте основной перечень функций, которые должны присутствовать в новой системе управления задачами. Может ли она ограничиться доской с колонками и карточками? Или должна ли иметь возможность сбора аналитики и формирования отчётов?

Также проанализируйте, какими функциями вы готовы пожертвовать. Конечно, на жертвы всегда идти не просто. Но если это поможет облегчить ваш процесс, избавиться от лишних действий и избежать потерь, сделайте это. Переход к новой системе и новому процессу — самое подходящее для этого время.

И последний, но не менее важный критерий выбора системы управления задачами — особенности внедрения. Как можно установить систему и в каком формате ей пользоваться?

Если вы работаете в организации, которой важно защитить свои данные, рассмотрите возможность системы с установкой во внутренний контур, на ваши сервера. Таким образом вас не затронут утечки, а работа сервиса не будет зависеть от чужих серверов.

Переходить на зарубежные сервисы в настоящее время довольно рискованно. Например, многие слышали о блокировке российских пользователей Trello и Jira. А недавние новости сообщили об уходе Asana из России с 20 марта 2023 года. Связано это с запретом на предоставление облачных сервисов для бизнеса на территории РФ.

Подобные запреты могут быть не последними. Поэтому предлагаем вам рассмотреть российские системы для управления задачами. Предложим несколько примеров таких систем и отметим их особенности, которые помогут эффективно организовать рабочий процесс и достичь поставленных целей.

Правильный выбор системы управления задачами очень важен для успешной работы и получения хороших результатов. Организуйте наиболее простой вариант перехода и использования системы, чтобы сэкономить время и нервы. Защититесь от блокировки и других рисков и выберите для себя лучший вариант российской системы управления задачами.