План работы на день для каждого: от рядового сотрудника до руководителя

Составление плана работы на день может показаться простым. Но без правильного подхода может не принести пользы, а стать лишней тратой времени. Вот несколько простых шагов, которые помогут вам спланировать рабочий день и сделать его продуктивнее.

После планирования встреч на день вы понимаете, сколько у вас есть свободного времени. Уделите это время наиболее важным задачам. Из множества задач выберите самые срочные и важные. Что вы должны сделать сегодня? А что можете сделать?

Выберите одно дело, которое нужно сделать обязательно, чтобы день считался успешным. Это дело — ваш главный приоритет. Остальные задачи включайте в план по убыванию срочности и важности. При этом учитывайте возможность погрузиться и сделать их достаточно хорошо.

Например, если в вашем графике свободно большое «окошко», поставьте на него сложную задачу, которая требует концентрации и сосредоточенности. А если весь день как будто изрезан встречами, свободные промежутки маленькие, заполните их более мелкими задачами, которые можно решить быстро.

Взгляните на план, который получился. Не слишком ли он нагружен задачами? Есть ли у вас силы сделать их все? Учитываете ли вы, что задачи или встречи могут занять больше времени? И есть ли перерывы на отдых? Всё это важно, чтобы план помогал вам сохранять работоспособность и справляться со всеми поставленными задачами.

Чтобы подчинённые не дёргали вас весь день, определите время, когда будете готовы им помочь. В выделенное время уделите себя этому делу полностью, без отвлечений и отговорок. И, конечно, не забудьте сообщить это время сотрудникам. Это поможет вам защитить свои границы и уделить время другим важным задачам.

Одна из важных задач — оценка прогресса работы. Как движется работа? Как выполняются поставленные цели? Соблюдаются ли установленные сроки?

Аванплан поможет вам автоматизировать эту работу с функцией Аналитика. Он покажет объём выполненной работы, скорость команды и рассчитает прогнозируемый срок: когда вы сможете закончить всю работу.

Оценивайте эффективные и неэффективные подходы, текущие результаты, возможные ошибки и способы их избежать. Вы можете делать это самостоятельно или совместно с командой.

В этом вам поможет ретроспектива — процесс понимания сильных и слабых сторон Провести ретроспективу просто: добавьте проект по шаблону Ретроспектива в Аванплане. Отметьте, что в работе получается хорошо, а что может быть лучше. Соберите идеи, что поможет вам сделать процесс лучше и составьте план по внесению изменений.

План работы на день — ваше личное руководство. Сделайте его максимально простыми и удобным для себя. И помните: план не поможет вам успеть всё. Но это и не нужно — важно успеть сделать именно важное. Начните составлять рабочие планы уже сегодня, и результат не заставит себя ждать. Будьте эффективнее и организованнее с Аванпланом.