Закон Паркинсона: почему работа занимает всё отведённое на неё время

Когда у нас есть достаточно времени, мы можем не просто выполнить задачу, а выполнить её максимально качественно. Уделить внимание нюансам, ошибкам и неочевидным деталям.

Стремление это, конечно, позитивное. Но порой мы уделяем больше усилий, чем нужно. Запас времени даёт возможность впадать в перфекционизм и придираться к самым незначительным мелочам. В результате чего время тратится зря. Ведь вместо этого можно было бы заняться более важными задачами и делами.

Мы могли бы справляться с некоторыми задачами значительно быстрее. Но в ответ на такую эффективность мы не получим похвалу, выходной или какую-либо выгоду. Вместо этого нас лишь больше загрузят новой работой — кнут вместо пряника. Поэтому выгодно создавать ощущение, что ты работаешь дольше, чем нужно.

Существует такое негласное правило: чем сложнее задача, тем больше времени она требует. А значит тратить больше времени — справляться со сложностями, быть молодцом, более значимым и востребованным специалистом.

Такой подход работает не всегда. Только в ситуации, если руководитель и команда не очень хорошо разбираются, насколько работа действительно сложна. Или не уделяют этому особого внимания. В таком случае подход с завышением реальной сложности позволит вам создать искусственный образ более важного игрока и крутого специалиста.

Прокрастинация или откладывание дел — одна из наиболее частых и излюбленных причин растягивания времени на работу. Зная, что есть ещё куча времени на работу, мы склонны откладывать её на последний момент. Например, если на задачу выделить неделю, мы берёмся за дело в последний день перед наступлением дедлайна.

Запас времени даёт нам возможность лениться, отвлекаться и работать медленно. И напрягаться для получения результата только в последний момент. Такое чередование расслабленности и чрезмерного напряжения может приводить к стрессу, перенапряжению и даже к выгоранию.

Составляйте списки задач на месяц, неделю и на каждый день. Заранее определяйте объём работы, с которым вы можете справиться. Планируйте задачи как для всей команды, так и для конкретного исполнителя. Согласуйте эти планы и корректируйте при необходимости.

Не растягивать работу поможет декомпозиция — процесс разбиения работы на более простые этапы и шаги. Каждый шаг должен быть максимально простым и понятным. А значит и его выполнение не должно занимать много времени. Разбив работу на простые и понятные задачи, вы обеспечите лучшее понимание объёма работы и упростите её выполнение.

Чтобы оценить время, которое требуется потратить на работу, важно понимать её сложность. Чтобы сделать оценку сложности более точной, привлеките к ней несколько специалистов. Например, попробуйте оценить работу с помощью метода покер-планирования (planning poker или scrum poker).

Когда вы разбили работу на части и оценили её сложность, вы сможете определить реалистичный срок её выполнения наиболее точно. Отталкивайтесь от предыдущего опыта, скорости выполнения подобных задач в команде или для конкретного исполнителя. Не давите нереальными сроками, в которые просто невозможно уложиться. И при этом не выделяйте слишком много времени, если можете сделать всё гораздо раньше.

Следите за прогрессом выполнения работы. Это поможет вам вовремя понимать, когда в работа заходит в тупик. Если работа остановилась и не движется, примите решение, как с этим справиться. Например, делегировать задачу другому исполнителю, отложить её и заняться другой задачей или уделить больше времени и внимания на уточнение постановки: что и как нужно сделать.

Разделите ваш рабочий день на интервалы работы и отдыха с помощью метода помидора. Например, 25 минут для работы и 5 минут для отдыха. Чередование таких интервалов поможет вам поддерживать концентрацию и эффективно использовать своё время.

Съесть лягушку на завтрак — значит в самом начале рабочего дня взять и сделать самую сложную и неприятную задачу. Метод лягушки поможет вам не откладывать такие задачи на потом и справляться с ними как можно раньше.

Выделяйте конкретные блоки времени в течение дня для конкретной работы. Опирайтесь на свои «ритмы продуктивности»: в какое время дня вы больше заряжены энергией и проще справляетесь с работой. На такой промежуток дня планируйте самую важную работу. В это время занимайтесь только ей: отключите уведомления, закройте лишние приложения, вкладки браузера и не отвлекайтесь.